Акт (ф. 0504101) является первичным учетным документом. Законодательством не установлены правила и порядок наделения правом подписи первичных учетных документов иных лиц учреждения, централизованной бухгалтерии (ЦБ).

Перечень полномочий по ведению бухгалтерского учета, передаваемых централизованной бухгалтерии, а также иные условия ее взаимодействия с обслуживаемым учреждением прописываются в соглашении (договоре) о передаче учреждением ведения бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии. В письмах Минфина России от 11 марта 2016 г. № 02-07-05/13954, от 18 февраля 2016 г. № 02-07-05/9219 даны разъяснения, какие факторы следует учесть при заключении такого соглашения. Кроме прочего должны быть установлены: регламент взаимодействия руководителя учреждения с централизованной бухгалтерией, порядок оформления и принятия к учету первичных учетных документов, регламентация организации взаимодействия централизованной бухгалтерии и руководителя (ответственных лиц) учреждения по иным вопросам, необходимым для принятия экономических и хозяйственных решений субъектом учета.

Согласно пункту 8 Инструкции № 157н первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы — обязательных реквизитов, предусмотренных пунктом 7 Инструкции № 157н), и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.

Документы, которыми оформляются факты хозяйственной жизни с денежными средствами, принимаются к отражению в бухгалтерском учете при наличии на документе подписей руководителя субъекта учета и главного бухгалтера или уполномоченных ими на то лиц.

В случае исполнения полномочий по ведению бухгалтерского учета ЦБ документы, которые в соответствии с законодательством должны содержать подпись главного бухгалтера (бухгалтера-специалиста), подписываются руководителем ЦБ либо уполномоченным им на то лицом — главным бухгалтером ЦБ, бухгалтером-специалистом ЦБ, ответственным за ведение бухгалтерского (бюджетного) учета соответствующего учреждения.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель обслуживаемого учреждения, отразив его в соглашении (договоре) о передаче учреждением ведения бюджетного (бухгалтерского) учета централизованной бухгалтерии.

Таким образом, в случае передачи функций по учету имущества казны ЦБ право подписи Акта (ф. 0504101) главным бухгалтером централизованной бухгалтерии устанавливается руководителем обслуживаемого учреждения и иными лицами, уполномоченными на то руководителем учреждения.