Оплата обязательств, связанных с приобретением товаров (работ, услуг) через подотчетных лиц, может осуществляться в наличной форме с учетом предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке, равного 100 тыс. рублей.

Представительские расходы, осуществляемые за наличный расчет (приобретение кофе, чая, воды) через подотчетных лиц, производятся в соответствии с положениями Закона от 5 апреля 2013 г. № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее — Закон № 44‑ФЗ). По своей сути это закупки у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя), осуществляемые в соответствии с пунктом 4 части 1 статьи 93 Закона № 44‑ФЗ.

Такие закупки должны быть учтены в плане-графике размещения заказов, хотя и не включаются в реестр контрактов (ч. 1 ст. 103 Закона № 44‑ФЗ) и в отчет об исполнении контракта (ч. 9 ст. 94 Закона № 44‑ФЗ).