В соответствии с пунктом 1 статьи 230 Налогового кодекса налоговые агенты ведут учет доходов, полученных от них физическими лицами в налоговом периоде, предоставленных физическим лицам налоговых вычетов, исчисленных и удержанных налогов в регистрах налогового учета.

На основании пункта 2 статьи 230 Налогового кодекса, если иное не предусмотрено пунктом 4 данной статьи, налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета сведения о доходах физических лиц за истекший налоговый период и суммах начисленных, удержанных и перечисленных в бюджетную систему Российской Федерации за этот налоговый период налогов ежегодно не позднее 1 апреля года, следующего за истекшим налоговым периодом, по форме, форматам и в порядке, которые утверждены федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным по контролю и надзору в области налогов и сборов.

Форма 2-НДФЛ утверждена приказом ФНС России от 30 октября 2015 г. № ММВ-7-11/485@ (далее — Приказ № ММВ-7-11/485@).

В силу пункта 5 статьи 226 Налогового кодекса при невозможности удержать у налогоплательщика исчисленную сумму налога налоговый агент обязан не позднее одного месяца с даты окончания налогового периода, в котором возникли соответствующие обстоятельства, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать налог и сумме налога.

В Порядке по заполнению формы 2-НДФЛ, утвержденном Приказом № ММВ-7-11/485@, указывается, что в поле «признак» проставляется цифра 1 — если справка представляется в соответствии с пунктом 2 статьи 230 Налогового кодекса, и цифра 2 — если справка представляется в соответствии с пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса.

Таким образом, при наличии оснований справка по форме 2-НДФЛ с признаком 1 подается в налоговый орган вне зависимости от подачи справки по форме 2-НДФЛ с признаком 2 и ее содержания.

Рассмотрим позицию официальных органов по данному вопросу.

Так, в письме УФНС России по г. Москве от 7 марта 2014 г. № 20-15/021334 разъясняется, что в справках о доходах физических лиц, представляемых ежегодно в целом по организации с признаком 1, указываются общие суммы доходов и исчисленного налога, включающие доходы и исчисленную сумму налога, отраженную в справке с признаком 2, суммы удержанного и перечисленного налога, а также сумма налога, не удержанная налоговым агентом, которая ранее была отражена в справке с признаком 2. Представление справки с признаком 2 не освобождает налогового агента от обязанности представить справку с признаком 1.

Таким образом, исходя из анализа вышеприведенных норм и позиции официальных органов, следует, что организация в любом случае должна представить справку по форме 2-НДФЛ с признаком 1, так как представление справки по форме 2-НДФЛ с признаком 2 не освобождает ее от обязанности подать справку по указанной форме с признаком 1.