Версия для печати 8940 Материалы по теме

у карты
 В статье на основании анализа результатов практической деятельности УФК по Самарской области рассматривается роль внутреннего аудита в оптимизации деятельности органов Федерального казначейства. Александр Юрьевич ДЕМИДОВ, руководитель Управления Федерального казначейства по Самарской области, кандидат экономических наук.


В 2006 г. продолжается реализация административной и бюджетной реформ, которые наряду с решением других вопросов направлены на повышение эффективности функционирования государственного аппарата и бюджетных расходов. Поэтому рассмотрение и поиск инструментов, позволяющих достичь данных целей, являются чрезвычайно актуальными.
В сферу деятельности Федерального казначейства понятия внутреннего контроля и внутреннего аудита вошли относительно недавно. Решением первой коллегии Федерального казначейства от 23 декабря 2005 г. была одобрена Концепция развития системы внутреннего контроля и аудита в Федеральном казначействе в 2006–2008 гг. (далее – Концепция), в которой определены направления дальнейшего совершенствования ведомственного контроля и наряду с другими понятиями введены интересующие нас в рамках настоящей статьи понятия внутреннего контроля и внутреннего аудита.
Под внутренним аудитом понимается «объективная деятельность, направленная на обеспечение законности, предоставление рекомендаций по повышению эффективности и результативности деятельности Федерального казначейства, повышение эффективности внутреннего контроля и качества составляемой отчетности». Следует отметить, что в научной и справочной литературе имеются и другие подходы к определению этих процессов, однако мы будем использовать понятие, данное в Концепции.
Цель внутреннего аудита заключается не столько в установлении нарушений законодательства, административных, технологических и должностных регламентов, сколько в выработке предложений по повышению эффективности работы как каждого сотрудника в отдельности, так и целых подразделений. Одной из главных задач каждого специалиста и руководителя казначейской системы любого уровня всегда была задача повышения эффективности деятельности на порученном участке работы.
В соответствии с существующими нормативными правовыми документами статус работника казначейской системы можно условно подразделить на два блока: первый представляет собой совокупность прав и обязанностей по выполнению соответствующих функций Федерального казначейства; второй – права и обязанности по контролю за правильностью и эффективностью выполнения функций первого блока.
Второй блок, на наш взгляд, по содержанию соответствует внутреннему аудиту. Объем компетенции первого и второго блоков зависит от той ступени в иерархической лестнице, которую занимает казначейский работник. Например, рядовой специалист отдела проводит аудит в виде самоконтроля, начальник отдела кроме самоконтроля осуществляет аудит деятельности каждого специалиста и подразделения в целом, руководитель территориального органа Федерального казначейства также занимается самоконтролем и аудирует деятельность начальников отделов Управления и подчиненных отделений.
В этой связи центральными становятся вопросы четкого закрепления функциональных обязанностей каждого из перечисленных элементов иерархической лестницы в рамках как первого, так и второго блоков. Данные вопросы должны решаться в технологических регламентах деятельности Управления, его отделов и отделений, а также в должностных регламентах каждого работника. На наш взгляд, система технологических регламентов, используемых в территориальных органах Федерального казначейства, должна включать в себя регламенты трех уровней: Управления, основного направления деятельности (отдела) и специалиста. Аналогичная система может применяться и для отделений.
Перед органами Федерального казначейства наряду с постоянными ставятся и разовые цели. Так, примером постоянной цели может служить кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы, а разовой – внедрение организационно-штатной структуры Управления. Названные цели выбраны потому, что они, безусловно, выполнены не только УФК по Самарской области, но и всеми остальными территориальными органами Федерального казначейства, а следовательно, выводы о значении внутреннего аудита в самарском Управлении могут быть распространены и на другие УФК.
Впервые за все время существования Федерального казначейства в конце 2005 г. центральным аппаратом была определена типовая структура Управления и установлено предельное количество заместителей руководителя и отделов Управления с соответствующим функционалом. Внутренний аудит при реализации этой цели состоял, с одной стороны, в анализе существующей структуры и возможных моделях будущей, а с другой – в выработке предложений по распределению обязанностей между конкретными исполнителями. Аудит позволил выбрать приоритетное направление предстоящих мероприятий, то есть определить количество трудовых ресурсов, необходимое для обеспечения деятельности преобразуемых отделов.

ночные огни


Следует остановиться и на вопросе, почему в ходе внутреннего аудита внимание было сконцентрировано на определении трудовых ресурсов (штатной численности) отделов, а не на других показателях. Дело в том, что с момента выделения Федерального казначейства в самостоятельную федеральную службу в адрес территориальных органов Федерального казначейства был направлен исчерпывающий систематизированный нормативно-правовой и инструктивный материал, который четко регламентировал все без исключения стороны казначейской деятельности. Органы Федерального казначейства работают в централизованно поставленных и сопровождаемых программных продуктах. Иными словами, в настоящее время вопросы казначейских технологий входят в компетенцию и являются исключительной прерогативой центрального аппарата.
Задача менеджеров Управления заключается в детализации указанных технологий и обеспечении их применения на уровне каждого специалиста и каждого подразделения. Поэтому число сотрудников каждого отела должно быть объективно достаточным – ровно столько, сколько необходимо для эффективного выполнения возложенных на подразделение функций. В свою очередь, правильное определение количества специалистов является важнейшим условием правильного расчета других элементов ресурсного обеспечения.
Чтобы выяснить это оптимальное число, в рамках внутреннего аудита были определены: направления деятельности каждого отдела; операции, выполняемые казначейскими работниками в рамках данных направлений; нормативы времени, затрачиваемого на выполнение необходимых операций; фактические и прогнозные показатели объемов выполняемых операций.
В результате реализации названных мероприятий были установлены показатели трудоемкости операций, выполняемых специалистами отделов, и необходимое для работы число сотрудников. Для расчета штатной численности отделов Управления использовался метод, указанный в постановлении Министерства труда и социального развития РФ и Министерства финансов РФ от 23 декабря 1996 г. № 23 «Об утверждении нормативов времени на работы, выполняемые работниками управлений территориальных органов Федерального казначейства», адаптировав его к новым условиям по формуле (1):
Чш = То/Фп, (1)
где Чш – штатная численность отдела; То – общая трудоемкость работ, выполняемых в отделе; Фп – полезный фонд рабочего времени одного работника за год.
Анализ результатов деятельности отделов УФК за истекший период показал, что новая структура Управления работоспособна, позволяет выполнять не только ранее установленные функции в отношении федерального бюджета, но и, в частности, обеспечивает ведение единого счета бюджета Самарской области, работа с которым и по количеству транзакций, и по объему средств почти в два раза выше аналогичных показателей по федеральному бюджету.
При реализации постоянной цели по исполнению положений ст. 215.1 Бюджетного кодекса РФ в части кассового обслуживания исполнения бюджетов области и муниципальных образований органами Федерального казначейства Самарской области после анализа и моделирования на первый план вновь вышла задача определения штатной численности, но теперь уже отделений, которая также решалась с помощью формулы (1).
Однако такой метод нахождения штатной численности территориального органа Федерального казначейства в условиях постоянного совершенствования и изменения казначейских технологий оказался слишком трудоемким и сложным. Поэтому в рамках внутреннего аудита была разработана новая методика, основанная на количестве открытых лицевых счетов, в которой содержатся:
1. Формулы (2) и (3) расчета численности отделений с применением укрупненного показателя, обобщающего работу отделения, которым является условный лицевой счет:
Ч = Чр + Чо + Чф, (2)
где Ч – штатная численность отделения; Чр – штатная численность руководства отделения (определяется организационно-штатной структурой); Чо – штатная численность обеспечивающего блока отделения (30% от Чф); Чф – штатная численность функционального блока отделения, которая определяется по формуле (3):
Чф = Кн х Клс, (3)
где Кн – коэффициент нагрузки, определяемый как отношение общей годовой трудоемкости работ по исполнению расходов бюджетов, которые выполняются в отделениях, к полезному фонду рабочего времени одного сотрудника за год и общему количеству лицевых счетов (в 2005 г. в органах Федерального казначейства Самарской области Кн = 0,33); Клс – количество условных лицевых счетов, открытых в отделении. Условным лицевым счетом признается счет получателя средств, а лицевые счета других девяти видов приводятся к нему путем применения поправочных коэффициентов, учитывающих их трудоемкость.
2. Порядок расчета количества условных лицевых счетов, которые должен обслуживать один казначейский работник. Данный показатель определяется как величина, обратная коэффициенту нагрузки (1/Кн = 1/0,33 = 3 лицевых счета).
С использованием данной методики была получена развернутая и формализованная информация о состоянии ресурсов каждого отделения, что позволило выявить подразделения, имеющие нужное число сотрудников и требуемый объем ресурсов, и подразделения, обладающие недостаточным их количеством, что, в свою очередь, дало возможность принимать справедливые управленческие решения в ходе оптимизации штатного расписания.
Внутренний аудит позволил выделить три категории отделений в зависимости от количества обслуживаемых лицевых счетов и разработать для отделений каждой категории проекты требуемых организационно-штатных структур.
В результате осуществления внутреннего аудита при реализации цели кассового обслуживания бюджетов Самарской области и муниципальных образований при тех же затратах на содержание отделений Федерального казначейства области количество выполняемых транзакций и объем проводимых через систему средств выросли более чем втрое.
Таким образом, можно утверждать, что внутренний аудит позволил повысить эффективность и оптимизировать деятельность не только Управления, но и отделений. Следовательно:
1. Внутренний аудит является важным инструментом оптимизации деятельности органов Федерального казначейства, дальнейшее его развитие и совершенствование является одной из приоритетных задач системы.
2. Разработка, внедрение и использование системы технологических регламентов является неотъемлемым условием эффективности самого внутреннего аудита.

Поделиться