Версия для печати 4529 Материалы по теме
Опыт организации и проведения внутриведомственного контроля и аудита в органах Федерального казначейства по Нижегородской области.

Мазина Екатерина Борисовна
Екатерина МАЗИНА, руководитель Управления Федерального казначейства по Нижегородской области




каришина
Ирина КАРИШИНА, заместитель начальника отдела Управления Федерального казначейства по Нижегородской области


Решением Коллегии Федерального казначейства от 23 декабря 2005 г. № 1/1 одобрена Концепция развития системы внутреннего контроля и аудита в Федеральном казначействе в 2006–2008 гг. В Управлении Федерального казначейства по Нижегородской области (далее — Управление) проведение внутреннего контроля и аудита осуществляется в соответствии с представленной схемой 1.
схема 68

Комплексные проверки отделений
Комплексные проверки деятельности отделений Управление проводит на основании годового плана, который утверждается приказом Управления и доводится до отделений за 2–3 месяца до начала года в целях учета периода проведения проверки при составлении графика отпусков сотрудников на очередной год. Ежегодно проверке подлежат 24 отделения из 57, по два отделения в месяц одновременно.
Кроме того, до начала очередного года издается и доводится до отделений приказ Управления, утверждающий алгоритм организации и проведения проверок, оформления и рассмотрения их результатов, что позволяет своевременно решать организационные вопросы.
Для проверки каждого отделения создается комиссия, состоящая из шести сотрудников отдела внутреннего контроля Управления (далее — ОВК), специалиста отдела информационных технологий и специалиста режима секретности и безопасности информации, которую возглавляет, как правило, начальник ОВК или лицо, его замещающее. В состав комиссии также включаются один-два высококвалифицированных специалиста отделений.
До начала проверки сотрудники ОВК в Управлении изучают отдельные вопросы, используя информационную базу данных отделения. Это позволяет сократить время работы комиссии непосредственно в отделении до пяти дней (комиссия работает в отделении, как правило, с понедельника по пятницу). Справки и акт по итогам комплексной проверки отделения оформляются в Управлении.
После подписания акта в отделении проводится собрание с сотрудниками, где обсуждаются все замечания и нарушения, выявленные в ходе проверки. Затем ОВК оформляет заключение, в котором излагается суть результатов проверки. Также устанавливается срок для разработки и представления в Управление перечня мероприятий по устранению выявленных в ходе комплексной проверки замечаний и во избежание повторения этих нарушений в будущем.
Результаты комплексной проверки деятельности отделения рассматриваются на заседании Контрольного совета Управления с обязательным приглашением руководителя отделения. Если нарушений нет, работе отделения дается положительная оценка.
Срок с начала проведения комплексной проверки до рассмотрения ее результатов на заседании Контрольного совета Управления не превышает 30 суток.

Тематические проверки отделений
Тематические проверки деятельности отделений осуществляются:
— сотрудниками отделения по поручениям Управления;
—  контрольными группами, состоящими из сотрудников других отделений;
—  сотрудниками данного отделения в рамках внутреннего контроля в отделении.
Тематические проверки деятельности отделений сотрудниками отделений по поручениям Управления осуществляются в соответствии с заданиями, подготовленными отделами Управления в разрезе направлений функциональной деятельности. Задания направляются за подписью руководства Управления. В поручении даются также рекомендации по методике проверки, указывается дата предоставления информации о ее результатах и о принятых мерах по устранению выявленных недостатков. Поступившие данные анализируются отделом Управления и при необходимости принимаются соответствующие управленческие решения.
Контроль качества проведения проверок отделением осуществляется Управлением во время комплексной проверки.
Тематические проверки деятельности отделений контрольными группами, состоящими из сотрудников других отделений (далее — контрольные группы), возглавляются руководителями отделений, которым эта работа поручена на год в соответствии с приказом Управления.
Процедура организации, проведения, оформления и рассмотрения результатов, реализации материалов тематических проверок, проводимых контрольными группами, определена Положением, утвержденным приказом Управления, и осуществляется в следующем порядке.
1. До начала года руководитель Управления утверждает план работы контрольных групп на год с последующим уточнением конкретных дат проверок.
2. Руководители контрольных групп направляют в ОВК информацию о предстоящих в следующем месяце проверках с точным указанием сроков проведения и составах групп заранее — за 10 дней до начала месяца.
3. Управление издает приказ, в соответствии с которым контрольная группа выезжает на проверку в отделение на транспорте, находящемся на балансе отделения, руководитель которого назначен руководителем контрольной группы. Состав контрольной группы формируется в основном из высококвалифицированных специалистов отделений, расположенных по пути следования в проверяемое отделение.
4. По итогам проверки составляется акт, и в случае выявления недостатков и нарушений в организации работы отделения руководитель контрольной группы в течение трех рабочих дней после подписания акта оформляет проект заключения с рекомендациями и предложениями и направляет его в ОВК. Заключение согласовывается с соответствующими отделами Управления и после подписания руководителем Управления направляется в проверяемое отделение. В назначенный срок отделение представляет руководителю Управления и руководителю контрольной группы объяснения по фактам нарушений и перечень мероприятий по устранению выявленных нарушений.
5. О результатах проверок начальник ОВК или руководитель контрольной группы докладывает на заседаниях Контрольного совета Управления. Решение, принятое по результатам проверок, доводится ОВК до проверенных отделений в виде выписки из протокола заседания.
Анализируя полученные материалы проверок отделений контрольными группами по основным направлениям деятельности, Управление имеет возможность получить информацию в целом об организации работы по выполнению задач, возложенных на органы Федерального казначейства, и своевременно принять управленческие решения по устранению ошибок, предотвращению нарушений.
В 2008 г. проведено два семинара-совещания, а также, впервые, восемь видеоконференций в форме трансляции по ведомственной транспортной сети Управления с руководителями и специалистами отделений по результатам проверок, проведенных контрольными группами по различным направлениям. Все участники отмечают положительные результаты такой формы работы.
Тематические проверки деятельности отделений сотрудниками данного отделения в рамках внутреннего контроля проводятся в соответствии с типовым положением о проведении внутреннего контроля в отделении, утвержденным приказом Управления.
1. План проверок утверждается руководителем отделения на год с учетом зон риска.
2. Результаты проверки оформляются справкой и рассматриваются руководителем отделения. При выявлении ошибок, нарушений принимаются меры по их устранению.
3. В случае выявления нарушения от работника требуется объяснительная записка, результат рассмотрения которой учитывается при начислении премии.
4. Отчеты о проведении внутреннего контроля в отделении ежеквартально представляются в ОВК по установленной форме. Контроль качества проверок осуществляется Управлением при проведении комплексных проверок.

Дистанционный контроль отделений
Дистанционный контроль деятельности отделений Управление осуществляет посредством направления отделами запросов о состоянии дел по конкретным вопросам организации деятельности отделений в соответствии с нормативно-правовыми актами.
Например, 10 декабря 2008 г. был сделан запрос в отделения о дате утверждения графика отпусков на 2009 г. В запросе указан срок предоставления информации — до 15 часов 15 декабря 2008 г. Таким образом, контролируется выполнение нормы Трудового кодекса.
Предоставленная информация анализируется. При выявлении нарушений принимаются оперативные меры по их устранению.

Тематические проверки отделов Управления
Тематические проверки деятельности отделов Управления проводятся:
сотрудниками других отделов Управления в рамках внутреннего контроля;
сотрудниками данного отдела в рамках внутреннего контроля в отделе.
Тематические проверки деятельности отделов Управления сотрудниками других отделов Управления в рамках внутреннего контроля осуществляются в следующем порядке.
1. До начала проверки разрабатываются программа и методика проверки, определяется перечень отделов, участвующих в реализации проверяемой задачи. Так, например, если проверяется организация работы по исполнению судебных актов, предусматривающих обращение взыскания на средства бюджетов по денежным обязательствам получателей бюджетных средств, то проверке подлежат административный, юридический отделы, отдел расходов и отдел обслуживания силовых ведомств. Программа проверки и методика ее проведения, утвержденные руководителем Управления, доводятся до отделов и размещаются на сайте Управления (http://nizhegorodskaya.roskazna.ru). Данные программа и методика доводятся также и до отделений в целях их использования при организации внутреннего контроля в отделении.
2. Проверка в отделах Управления проводится на основании приказа руководителя Управления, в котором указывается тематика проверки, перечень отделов, подлежащих проверке, срок, состав контрольной группы. По итогам проверки проводится совещание с привлечением специалистов отделов и руководителя Управления (заместителя руководителя Управления), курирующих данный отдел. Оформляется протокол.
Отделы Управления заинтересованы в таких проверках, воспринимают их положительно, так как эта мера позволяет удостовериться в правильности исполнения требований нормативно-правовых актов.
Тематические проверки деятельности отделов Управления сотрудниками данного отдела в рамках внутреннего контроля осуществляются на основании планов, утверждаемых начальниками отделов.
Результаты проверок рассматриваются начальником отдела и доводятся до сведения курирующего отдел руководителя Управления (заместителя руководителя Управления). При выявлении ошибок, нарушений принимаются меры по их устранению. В случае выявления нарушения от работника требуется объяснительная записка, результат рассмотрения которой учитывается при начислении премии.

Аудит
Аудит организации внутреннего контроля в отделениях и отделах Управления осуществляется ОВК. Каждое отделение доводит до ОВК план проведения внутреннего контроля в отделении на год и ежеквартально представляет отчет о его выполнении.
При проведении комплексных проверок ОВК оценивает качество организации и проведения внутреннего контроля в отделении.
ОВК в начале года проводит проверку наличия планов внутреннего контроля в каждом отделе Управления. Затем в течение года при осуществлении тематических проверок дает оценку результатов контроля.
Результаты аудита доводятся до сведения руководителя Управления и докладываются на заседании Контрольного совета.

Учет и оценка
Учет и оценка показателей деятельности отделений и отделов Управления является одной из форм внутреннего контроля.
Учет и оценка показателей деятельности отделений осуществляется следующим образом.
1. Каждый отдел Управления ежемесячно устанавливает показатели деятельности отделений. Часть этих показателей является постоянной, часть — изменяющейся. Как правило, показатели меняются, поскольку меняются задания в текущем месяце. Качество и своевременность выполнения заданий (запросов) отдела в рамках тематических проверок отделения являются одними из показателей деятельности отделений в конкретном периоде.
2. Ежедневно (или по мере необходимости) в течение отчетного периода (с 21 числа предыдущего месяца по 20 число текущего месяца) каждым отделом Управления ведется учет выполнения заданий с начислением баллов, понижающих оценку деятельности отделений (далее — «штрафные баллы»). Максимальная оценка — 100 баллов. «Штрафные баллы» начисляются отделению за несвоевременное и некачественное выполнение какой-либо работы. Количество  «штрафных баллов» по каждому показателю устанавливается отделами Управления самостоятельно, исходя из критичности ошибки и степени риска, в пределах от одного до пяти  баллов. Незначительные нарушения, которые не ведут к серьезным последствиям (например, нарушение правил делопроизводства), — это минимальный уровень риска. Поэтому за них начисляется один «штрафной балл». Повышенный уровень риска предполагает нарушение кодексов Российской Федерации, федеральных законов, постановлений Правительства РФ, приказов Министерства финансов РФ, Федерального казначейства. Поэтому при наличии таких нарушений предусматривается начисление трех-четырех «штрафных баллов».
3. До 22 числа текущего месяца отделы Управления доводят до отделений информацию о том, за что и сколько «штрафных баллов» ему начислено. До 24 числа информация о «штрафных баллах» передается отделами в ОВК.
ОВК в течение двух рабочих дней подводит итоги по начисленным «штрафным баллам» всеми отделами Управления и проводит расчет оценки деятельности отделения за отчетный период по формуле:
Р = 100 — Н, где
Р — оценка результата деятельности отделения в баллах, ед.;
Н — «штрафные баллы», ед.
4. Результаты оценки до 27 числа текущего месяца направляются в отделения и в срок до 1 числа месяца, следующего за сроком подведения итогов, ОВК размещает информацию на интернет-сайте Управления.
5. Оценка результата деятельности отделения ежемесячно учитывается при принятии решения на заседании Контрольного совета Управления о премировании руководителя отделения. Анализ причин получения «штрафных баллов» позволяет руководителю отделения принимать управленческие решения по повышению результативности деятельности, учету личного вклада конкретного сотрудника в выполнение задач и функций, возложенных на отделение.
По истечении финансового года на Коллегии Управления подводятся итоги деятельности отделений за год и определяется тройка лучших.
Учет и оценка показателей деятельности отделений и отделов Управления — очень эффективная форма контроля. Практика показала, что количество нарушений по контролируемым показателям значительно сократилось.
Учет и оценка показателей деятельности отделов Управления находится в стадии разработки.
Контрольные проверки по устранению выявленных недостатков
Контрольные проверки по устранению выявленных недостатков осуществляются при установлении нарушений в процессе выполнения возложенных на органы Федерального казначейства функций.
Важным условием организации внутреннего контроля и аудита является обеспечение публичности. На интернет-сайте Управления регулярно размещаются методические материалы по проведению проверок, результаты оценки деятельности отделений, информация о проведении совещаний по контрольной работе.
В 2009 г. появилось много новых нормативных документов, поэтому в ближайшее время в процедуру внутреннего контроля будут внесены соответствующие изменения.
Поделиться