Бюджетные учреждения через подотчетных лиц могут приобретать сувенирную продукцию, которую впоследствии планируется использовать при проведении определенного мероприятия.
В соответствии с пунктом 345 Инструкции № 157н учет подарков необходимо вести на забалансовом счете 07 «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры». Списание сувениров с указанного забалансового счета должно подтверждаться первичными документами, утвержденными в рамках сформированной учетной политики субъекта учета. В установленные сроки, но не реже одного раза в год, перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности должна проводиться инвентаризация подарков.
При составлении Плана ФХД на проведение праздничного мероприятия необходимо обоснование ожидаемого количества получателей сувениров или утверждение именного списка.
В соответствии с Указаниями № 65н расходы на приобретение призов, сувенирной продукции, выдачу призов в денежной форме следует отражать по статье 290 «Прочие расходы» КОСГУ.
Подарки, сувениры относятся к поощрительным выплатам, основанием для их выдачи (выплаты, передачи, награждения) являются коллективный договор, соглашение (положение), локальный нормативный акт. В соответствии с указанными документами руководитель издает приказ (распоряжение) о поощрении, в котором указывается основание для поощрения, наименование приза, сувенира (в том числе денежные средства, материальные ценности (например, рамки)). Основание в приказе для поощрения должно соответствовать условиям премирования, установленным вышеперечисленными документами.
Списание сувенирной продукции допускается в объеме документально подтвержденных фактически врученных подарков. Если сувениры вручались конкретным физическим лицам (работникам), подтверждением может служить соответствующая ведомость (список). В случае если сувениры вручались «всем пришедшим на мероприятие», основанием могут служить фото- и видеоматериалы, подтверждающие дату вручения, вид сувениров и количество получающих.
Кроме того, согласно Закону от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, содержащим все необходимые реквизиты. Таким образом, в товарном чеке указываются все обязательные реквизиты, наименование приобретенных материальных ценностей, их количество, цена за единицу продукции (товара), общая сумма, подпись лица, совершившего сделку, с идентификацией этого лица. Например, в содержательной части первичного учетного документа может быть указано: деревянные рамки, 20 штук, цена 150-00 руб. на сумму 3 000-00 руб.
При этом обратите внимание на процедуру правильного (полного) оформления первичных учетных документов, внутренних локальных актов учреждения, иных документов при оприходовании и списании материальных ценностей (товара) для поощрения (вручения).
