В администрации Красноярска готовится к внедрению система автоматизированного исполнения регламентов, описывающих процессы оказания государственных услуг физическим лицам и организациям. Решение, реализованное специалистами компании «ИнтерТраст» на базе системы электронного документооборота CompanyMedia (СЭД), позволяет повысить качество оказания услуг и снизить влияние человеческого фактора.
Внедрение CompanyMedia в администрации Красноярска началось в 2007 году, целью этого многоэтапного проекта является последовательная автоматизация различных процедур работы с документами. На сегодняшний день в системе постоянно работают свыше двух тысяч пользователей из различных структурных подразделений администрации.
В 2012 году начались работы, связанные непосредственно с автоматизацией оказания государственных услуг физическим лицам и организациям. Специалистами компании «ИнтерТраст» реализована автоматизированная передача заявок на оказание различных услуг в СЭД CompanyMedia из нескольких источников, к числу которых относятся Единый портал государственных услуг (ЕПГУ) и сайт администрации города Красноярска.
После поступления заявки в систему весь процесс оказания государственных услуг осуществляется с применением таких средств CompanyMedia, как выдача резолюций, создание исходящих и внутренних документов, маршрутизация документов заявки непосредственным исполнителям, формирование запросов во внешние организации, электронное согласование. Результаты проведенных работ в виде пакета выходных документов передаются в системы, с помощью которых была подана заявка на оказание услуги.
Чтобы повысить скорость обслуживания заявителей и снизить влияние человеческого фактора, на базе CompanyMedia была разработана система исполнения регламентов, описывающих состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, связанных с оказанием государственных услуг. Для решения этой задачи специалистами «ИнтерТраст» создан комплекс необходимых справочников и реализован механизм автоматического исполнения процедур в различных модулях CompanyMedia.
Хочу обратить внимание на то, что каждое подразделение администрации вместе с заявкой на оказание услуги получает своего рода дорожную карту всего процесса — комплекс процедур и заданий, связанных с конкретными исполнителями. Выполнение одних процедур приводит к автоматическому запуску других, например к подготовке правового акта, договора, исходящего документа, разъяснительных писем. Риск ошибки исполнителя в этом случае сведен к минимуму: система не позволяет отклониться от регламента предоставления той или иной услуги. При разработке необходимо было учесть специфику городской администрации, в том числе использовать в системе понятную пользователям терминологию, связанную с оказанием государственных услуг. В результате было создано специализированное решение, отвечающее требованиям организации-заказчика.
Ольга Федоровна Харченко, главный специалист управления информатизации и связи администрации города Красноярска:
— Состав исполнителей и последовательность действий при оказании муниципальных услуг известны заранее и описаны на уровне регламентов. В свою очередь, регламент — это набор взаимосвязанных процедур. При этом СЭД предоставляет сотрудникам администрации все необходимые инструменты для выполнения необходимых процедур, но каждое действие должно быть инициировано самим исполнителем. Мы решили пойти дальше и автоматизировать рутинные операции. Появление системы исполнения регламентов упрощает работу пользователей в СЭД: внедряемое решение практически ведет исполнителя по процессу, что позволяет ускорить оказание муниципальных услуг и повысить их качество.
