18 февраля 2020 года вступает в силу новый перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных управленческих функций, независимо от их организационно-правовых форм и формы собственности. То есть обязателен он для применения как организациями бюджетной сферы, так и иными юридическими лицами.
Документ пришел на смену Перечню № 558, утвержденному Минкультуры в 2010 году и включающему в себя 1003 наименования. В 2016 году полномочия по утверждению перечней типовых архивных документов были возложены на Росархив.
Составленный Росархивом перечень значительно сокращен и содержит 657 типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Основная причина уменьшения количества позиций в перечне – формирование различных видов переписки в единое дело.
Документ также предусматривает изменение сроков хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и иных документов. Так, например, счета-фактуры вместо 4 лет, надо будет хранить 5 лет. Налоговые декларации по всем видам налогов и сборов, переписку с налоговыми органами по вопросам налогообложения и документы о получении заработной платы и других выплат вместо 5 лет нужно хранить 6.
Срок хранения некоторых документов наоборот значительно сокращен. В частности, это реестры сведений о доходах физических лиц, представляемых налоговыми агентами и согласие на обработку персональных данных. Ранее их можно было хранить 75 лет, по новому перечню – всего 5 лет.
Кроме того, ряд документов, которые ранее было предусмотрено хранить 75 лет, потребуется еще раз перепроверить. Срок их хранения теперь будет зависеть от даты окончания делопроизводства по таким документам: завершенные до 1 января 2013 по-прежнему нужно хранить 75 лет, а вот документы, работа по которым завершена после указанной даты, хранятся 50 лет. В частности, это касается трудовых договоров, документов о приеме, переводе, увольнении, личные карточки работников, а также документов о получении зарплаты и других выплат – в случае отсутствия лицевых счетов.
За нарушение порядка и сроков хранения учетных документов должностные лица организации госсектора могут быть привлечены к административной ответственности по ст. 15.15.6 КоАП. Кроме тог о, отсутствие документации может стать основанием для привлечения к налоговой ответственности по ст. 120, ст. 122, ст. 126 НК РФ.
Напомним, что с 12 февраля также начали действовать новые правила делопроизводства и архивного хранения документов.
