Всего за три дня прошла кампания по заселению первокурсников — в общежития заселились около 1600 человек. Почти все первокурсники уже получили свои места в университетских общежитиях. Потрясающая скорость связана с вводом новой информационной системы на базе на базе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8.
ГК «СофтБаланс» завершила проект по автоматизации работы Управления номерным фондом общежитий СПбГУ. На старте этого проекта перед специалистами ГК «СофтБаланс» были поставлены следующие задачи:
Сократить нагрузку на персонал Студгородка за счет использования терминалов.
Сократить бумажную работу Комендантов общежитий СПбГУ, вывести ее на более качественный уровень.
Проживающий в общежитии должен иметь возможность просмотра информации о номерном фонде, своих взаиморасчетов с общежитием.
Повысить прозрачность и оперативность управления общежитием, за счет повышения качества информации для планирования затрат и ресурсов, формирования аналитических отчетов по различным показателям.
Наличие возможности работы с системой через интернет (web-интерфейс) любым пользователям.
Ускорить коммуникации между специалистами Студгородка.
Специалисты ГК «СофтБаланс» провели обследование работы специалистов Администрации Студгородка, на основе этого сделали проектирование работы системы (Технический проект), разработку программного продукта на базе 1С: Предприятия 8, произвели интеграцию с существующими системами автоматизации. Система позволяет вести:
Учет нанимателей номерного фонда
Управление номерным фондом
Управление мебельным фондом
Управление мягким инвентарем (постельным бельем, матрасами и т.д.)
Запуск новой системы принес много положительных результатов, например, время на заключение одного договора найма занимает
Изменился и принцип информирования первокурсников и их родителей. Списки на поселение опубликованы на портале СПбГУ и вывешены в печатном варианте во всех общежитиях и перед КПП Студгородка. Таким образом, первокурсники, приезжая заселяться, уже знают номер общежития, в котором будут жить. На территории Студгородка организован информационный центр, где можно получить ответы на все возникающие вопросы. Центр работает с 8:00 до 20:00 без перерывов и выходных (в течение кампании по поселению)
В этом году первокурсники избавлены от очереди и на оплату проживания. Для получения постоянного пропуска и регистрации по месту пребывания необходимо только оформление договора-найма у начальника участка общежития. Оплатить проживание проживающий теперь может в удобное для него время в течение полугода (в прошлом году для получения постоянного пропуска и регистрации по месту пребывания необходимо было оплатить проживание, отстояв сначала очередь на оформление квитанции, затем в кассу).
Итог работы — отсутствие очередей и хорошее настроение студентов.
Родители первокурсников уже оценили слаженную работу всех служб СПбГУ, занятых в процессе поселения. В Виртуальную приемную СПбГУ пришла благодарность за хорошо организованную работу по поселению. «Все оказалось намного быстрее и проще, чем мы думали», — пишут родители первокурсников.