В автоматизации бюджетной бухгалтерии на сегодня сложилась довольно парадоксальная ситуация. С одной стороны, информационные технологии пришли сюда раньше всех прочих сфер. Еще не было Интернета в школах и электронного документооборота в министерствах, но у бухгалтера уже был компьютер с соответствующим программным обеспечением. С другой стороны, именно в этой сфере можно наблюдать стремительное моральное устаревание как программного обеспечения, так и самих представлений о том, как нужно автоматизировать финансово-хозяйственную деятельность. В ситуации, когда каждое ведомство содержит свою информационную систему, а автоматизация учета осуществляется на «коробочных», настольных приложениях, невозможно говорить о прозрачности и единых стандартах.
В поисках выхода из этой ситуации финансовые органы регионов и муниципальных образований все чаще обращаются к построению комплексных учетных систем, архитектура которых основана на «облачных» технологиях. Одним из первых «облачных» решений для бюджетного бухгалтерского учета является система «БАРС.Бюджет-Бухгалтерия», разработанная компанией «БАРС Груп».
«БАРС.Бюджет-Бухгалтерия» предусматривает доступ бухгалтера любого уровня к данным подведомственных учреждений. Из любого бюджетного регистра можно перейти к первичным данным. При этом наделенный правами пользователь может редактировать первичные данные, исправляя ошибки и неточности.
При использовании системы существенно упрощается процедура сбора отчетности. Система позволяет контролировать своевременность и корректность отчетности. В модуле «Своды» отчетность формируется из данных учета, и эта информация подконтрольна вышестоящим органам.
Чтобы минимизировать ошибки персонала, в системе реализован принцип работы с типовыми операциями. Бухгалтеру запрещено самостоятельно формировать проводку из комбинации счетов. Все возможные рабочие ситуации сгруппированы по типовым операциям. Право на доступ к операциям назначается бухгалтеру исходя из его полномочий. Журнал типовых операций постоянно корректируется согласно требованиям Минфина России.
При разрозненной автоматизации на «коробочных» приложениях большой проблемой является поддержание нормативно-справочной информации в актуальном состоянии. «Облачная» архитектура решает эту проблему. Подсистема «Нормативно-справочная информация» содержит исчерпывающий перечень классификаторов, справочников и реестров, необходимых для работы бухгалтерских служб.
Поскольку для повседневной работы пользователей нужна только малая часть нормативно-справочной информации (НСИ), реализована методика разграничения доступа к НСИ. Полная информация хранится в «облаке» в единых справочниках и реестрах. А в своем рабочем справочнике пользователь видит только те данные, которые ему необходимы. Разграничивается доступ между различными ведомствами (исходя из их отраслевой специфики), а также между различными уровнями иерархии учреждений. При этом справочник на рабочем месте всегда связан с единым справочником в «облаке».
Первый проект внедрения системы стартовал в 2011 году в департаменте финансов администрации городского округа Самара. Система «БАРС.Бюджет-Бухгалтерия» легла в основу создаваемой Единой автоматизированной системы консолидированного бухгалтерского и бюджетного учета и отчетности. На сегодняшний день в единой системе работает 501 учреждение (это 1,2 тыс. рабочих мест), а реализация проекта продолжается при активном участии самарской компании «СоБИТс». С 2012 года система внедряется еще в шести субъектах РФ.
