Сегодня Новороссийск реализует целый комплекс мероприятий по повышению эффективности бюджетных расходов. Одним из них является проект по внедрению системы электронного документооборота между органами местного самоуправления, структурными подразделениями администрации, муниципальными учреждениями и поставщиками и подрядчиками.
Светлана Владимировна КАЛИНИНА, первый заместитель главы города Новороссийска
Электронный документооборот
Эффективное функционирование любого учреждения находится в прямой зависимости от уровня оперативной обработки первичной документации. Поэтому автоматизация документооборота стала одной из первостепенных задач для учреждений города. В Новороссийске с марта 2020 года началась работа по переходу учреждений города на электронный документооборот с поставщиками и подрядчиками.
Конечно, организация любого нового процесса требует затрат на техническое сопровождение: приобретение электронной подписи, специализированного программного продукта, подготовку специалистов и руководителей. Специалисты финансового управления администрации города оказывают практическую помощь по внедрению электронного документооборота, проводят совещания и встречи с руководителями учреждений. Учреждения города, в свою очередь, провели разъяснительную работу с организациями о преимуществах электронного документооборота, утвердили положения по внутреннему и внешнему ЭДО. Также ими была проведена работа по подключению к системе (приобретение), получены электронно-цифровые подписи, поставщикам и подрядчикам направлены приглашения к работе через ЭДО (приглашения были направлены как через саму систему ЭДО, так и через официальные письма), заключены дополнительные соглашения.
На сегодняшний день все учреждения города перешли на электронный документооборот. Учетными политиками централизованных бухгалтерий утверждены положения об электронном документообороте, в которых четко прописан регламент обработки документов, очередность согласования и утверждения, порядок их исполнения и ответственность исполнителей, заключены соглашения с обслуживаемыми учреждениями.
Благодаря внедрению электронного документооборота выполнена задача по повышению контроля всех этапов работы с документами. Отправка и получение первичных документов, подписанных электронно-цифровой подписью, теперь занимает
Централизация бухучета
Следующим мероприятием с целью повышения эффективности бюджетных расходов стала поэтапная передача функций по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета и формированию бухгалтерской отчетности в МКУ «Центр бухгалтерского и экономического обслуживания». Одновременно с этим происходит внедрение единой централизованной системы бюджетного учета и отчетности в муниципальных учреждениях. Это позволяет создать единое пространство ведения учета, повысить его качество, исключить множественный ввод одних и тех же данных, оперативно получать аналитическую информацию для принятия управленческих решений, вести кадровый учет путем удаленного подключения к системе и, что немаловажно, привести его к требованиям международных стандартов.
Координатором процесса централизации и учредителем МКУ «Центр бухгалтерского и экономического обслуживания» является финансовое управление города. В структуре центра созданы отраслевые отделы, работа которых разделена по функциональной направленности. Работу по передаче функций по ведению бухгалтерского учета мы планируем завершить до конца 2022 года.
ЭДО при контроле муниципальных контрактов
Еще один наш проект, направленный на повышение эффективности бюджетных расходов, — это организация электронного документооборота при осуществлении предварительного контроля за проектами контрактов муниципальных учреждений Новороссийска. На протяжении последних трех лет в целях предотвращения фактов заключения муниципальными заказчиками контрактов, не обеспеченных лимитами бюджетных обязательств, а также соответствия расходов ведомственным целевым программам финансовое управление осуществляло контроль за проектами муниципальных контрактов, заключаемых заказчиками. Данная процедура предусматривала предоставление заказчиками внушительного бумажного пакета документов, а также их сопровождение. Длительность формирования и согласования пакета документов составляла не менее 72 часов. В целях совершенствования действующего документооборота, исключения риска утери документов, а также сокращения времени, требующегося для процедуры согласования, в финансовом управлении разработан этот проект. Реализация проекта призвана обеспечить:
- предотвращение заключения муниципальными заказчиками контрактов, не обеспеченных ЛБО;
- повышение эффективности планирования за счет резервирования лимитов, а также контроль экономии от проведенных закупочных процедур;
- предоставление главным распорядителям бюджетных средств аналитической отчетности об объеме законтрактованных расходов, а также закупок в стадии размещения;
- сокращение времени, необходимого на процесс формирования и согласования проектов контрактов;
- сокращение объема нарушений и применение мер административного воздействия к заказчикам.
Проект реализуется в два этапа. На первом этапе специалисты компании — разработчика программного обеспечения доработали модуль учета бюджетных обязательств в части учета теневых бюджетных обязательств. Данный программный продукт протестирован в 2019 году. В 2020 году система прошла доработку и внедрена в эксплуатацию. Новый алгоритм работы позволил перевести направляемые пакеты документов в электронный формат. Теперь контроль непревышения доведенных ЛБО проходит автоматически, а должностные лица централизованных бухгалтерий и заказчиков видят объем не только заключенных контрактов, но и потенциальных закупок, находящихся в закупочной процедуре. В дальнейшем по факту проведения закупочной процедуры проект контракта преобразовывается в реальный контракт.
Такая система позволяет видеть процедуру подготовки и согласования документов, контролировать свободные остатки, а также исключить предоставление недостоверной информации о нахождении документов в процедуре согласования. В данный электронный оборот вовлечено также управление муниципального заказа администрации города, что позволило последнему в электронном виде видеть все согласованные финансовым управлением закупки. Новая схема позволила уменьшить бумажный документооборот, снизить риски утери документов, сократила период их согласования.
Но в ходе реализации проекта выявлен ряд недочетов. Первое: учет в системе электронных проектов контрактов лишь частично избавляет от бумажных документов, которые готовит заказчик и передает для размещения и учета в централизованную бухгалтерию. Второе — это значительные трудозатраты самих сотрудников централизованной бухгалтерии, связанные с вводом данных о теневых обязательствах в систему, сканированием и креплением большого объема документов, служащих основанием закупки.
С учетом выявленных негативных факторов компании-разработчику было доведено новое техническое задание, что ознаменовало начало второго этапа. Исполнитель предложил принципиально новое решение по созданию программного продукта, полностью интегрированного с региональной информационной системой закупок Краснодарского края.
Преимущество данного продукта в сокращении реального времени заказчиков на подготовку пакета документов и снижении трудозатрат сотрудников централизованной бухгалтерии. Решение позволяет исключить ручной ввод данных, предоставляя возможность их импорта с базы проектов контрактов на стадии формирования извещения о закупке, размещаемой заказчиками в региональной системе. Еще одно преимущество — это исключение дублирования функций заказчиков и сотрудников финансового управления. А также возможность резервирования свободных остатков ЛБО при получении экономии в результате конкурсных процедур; возможность по запросу контрактных управляющих импортировать из АС «Бюджет» платежные документы, подтверждающие исполнение контракта, и выгружать данную информацию в реестр контрактов. В результате это обеспечит сокращение фактов нарушений, выявляемых надзорными органами. Кроме того, в связи с тем что информация о контрактах будет находиться в базе региональной информационной системы закупок, это позволит избежать переполнения баз данных, расположенных на серверах АС «Бюджет».
В настоящий момент компания-разработчик завершает доработку программного обеспечения, настройку интеграции АС «Бюджет» с региональной информационной системой закупок Краснодарского края и тестирование алгоритмов работы. Прогнозируемый срок внедрения и перехода на новую систему учета проектов — январь 2021 года.
