В 2019 году Казань начала работу над проектом «Цифровая бухгалтерия». Перед командой проекта стояли задачи по организации прозрачного документооборота, единой методологии ведения бухгалтерского учета, регламентации взаимодействия учреждений и централизованной бухгалтерии. За пять лет удалось получить убедительные результаты. В статье я расскажу о том, как мы этого добились.
Ирек Рафилович Мухаметшин, начальник Финансового управления Исполнительного комитета города Казани
Предпроектная работа
Работа по реинжинирингу системы бухгалтерского учета муниципальных учреждений Казани была инициирована финансовым управлением в 2019 году в рамках проектного офиса мэрии города под руководством заместителя руководителя Исполнительного комитета Казани Р. Р. Шафигуллина. Осенью 2019 года мы начали изучать существующие процессы в четырех централизованных бухгалтериях управления образования и централизованной бухгалтерии управления культуры. После сбора, обработки и анализа данных и расчетных показателей, а также хронометража выполняемых операций были выявлены лучшие практики и сформированы данные для матрицы нормирования сотрудников новой централизованной бухгалтерии. Матрица позволила определить, какое количество работников необходимо для бесперебойного обслуживания учреждений (таблица).
Таблица. Матрица нормирования специалистов централизованной бухгалтерии
Задачи |
Показатель |
Нагрузка на одного бухгалтера |
|||
Школы |
Детские сады |
Учреждения дополнительного образования |
Многопрофильные учреждения |
||
Учет заработной платы |
Количество учреждений |
4 |
6 |
5 |
6 |
Договорная работа |
8 |
7 |
14 |
14 |
|
Учет родительской платы |
— |
6 |
— |
— |
|
Кассовое исполнение |
15 |
18 |
18 |
18 |
В феврале 2020 года проект «Цифровая бухгалтерия» был презентован на отчете финансового блока перед мэром города Казани И. Р. Метшиным и полностью им поддержан. Были поставлены задачи по организации прозрачного документооборота, единой методологии ведения бухгалтерского учета, а также регламентации взаимодействия учреждений и централизованной бухгалтерии (рисунок 1).
Забегая вперед, скажем, что помимо решения этих задач мы получили достаточно убедительные результаты — это почти 60 миллионов рублей экономии фонда заработной платы ежегодно, сокращение затрат на бумагу (за год
Реализация проекта «Цифровая бухгалтерия»
В июле 2020 года был образован отдел стандартизации бухгалтерского учета, в который вошли 56 учреждений образования — по 14 из каждого района города. После обкатки на пилотных учреждениях новых принципов работы с электронным документооборотом (далее — ЭДО), внедрения нормирования нагрузки специалистов и утверждения графика документооборота началось постепенное масштабирование проекта (рисунок 2).
В настоящее время проект «Цифровая бухгалтерия» охватывает 586 учреждений города: 169 школ, 312 детских садов, 52 учреждения дополнительного образования, 49 учреждений культуры, четыре учреждения Комитета по делам детей и молодежи (см. справку).
Информационная справка по ЦБО
- Создан 1 июля 2020 года
- Обслуживает 586 муниципальных учреждений
- Штат 339 сотрудников
- Учет заработной платы более 36 тыс. физлиц, с общим фондом оплаты труда 26 млрд руб.
- Учет 47 тыс. договоров
- Учет родительской платы в детских садах на сумму 2 млрд руб., платных услуг на сумму 446 млн руб.
Внедренные улучшения
Облачная платформа бухгалтерского учета
Большим подспорьем на старте проекта послужил тот факт, что в 2018 году во всех учреждениях Казани по инициативе Министерства финансов Татарстана был осуществлен переход на централизованную систему ведения бухгалтерского учета ГИС РТ «Бухгалтерский учет и отчетность государственных органов Республики Татарстан и подведомственных им учреждений» с едиными стандартами отражения хозяйственных операций. Плюсом данной системы является облачный принцип работы.
Электронный документооборот
Основой проекта «Цифровая бухгалтерия» стало внедрение юридически значимого ЭДО во все процессы взаимодействия между учреждениями и ЦБО. Для этого был проанализирован действующий механизм взаимодействия участников и проведен его реинжиниринг: от способа доставки информации и времени ее обработки до обучения сотрудников централизованной бухгалтерии и муниципальных учреждений работе в системе ЭДО.
ЭДО сделал прозрачным взаимодействие между учреждениями и ЦБО, а также позволил наладить контроль за всеми действиями участников системы. За 2023 год осуществлен практически
Удаленный режим работы
После внедрения облачной бухгалтерии и ЭДО появилась возможность организации безопасной удаленной работы для большинства работников ЦБО. Уже до активного масштабирования проекта при организации новых рабочих мест был предусмотрен принцип: «одно рабочее место — два сотрудника». Таким образом, даже на начальных стадиях работы над проектом подразумевалось, что часть персонала будет работать дистанционно.
Сейчас в среднем 30% бухгалтеров работают удаленно, появляясь в центре
Модернизация техники
Внедрение новых технологических решений вызвало необходимость значительной модернизации компьютерной техники как в самом ЦБО, так и в отдельных учреждениях. За три года реализации проекта было обновлено порядка 800 единиц компьютерной техники (мониторы, системные блоки, принтеры и иные технологические устройства). Это позволило модернизировать 56 рабочих мест в ЦБО и 322 места в обслуживаемых учреждениях.
Экономический эффект
Мы как финансисты при реализации проекта изначально исходили из того, что он должен быть самоокупаемым. В первую очередь за счет внедрения группового учета удалось оптимизировать штатную численность на 23%, что дало экономический эффект более 58 миллионов рублей за 2023 год (рисунок 3).
Сумма экономии направляется на премирование бухгалтеров, обновление оргтехники и улучшение условий труда. По данным опросов, уровень удовлетворенности специалистов центра составляет 96,3%. Кроме этого, за счет перехода на ЭДО произошла значительная экономия в расходах на бумагу и на печать документов.
Работа с архивными документами
В качестве попутного эффекта от реализации проекта необходимо отметить и большую работу по централизации архивных бухгалтерских документов, которые в течение долгого времени занимали различные помещения образовательных учреждений. В настоящее время документы хранятся в специализированных залах муниципального архива и приводятся в соответствие с требованиями архивного дела, а в освобожденных кабинетах образовательных учреждений уже сегодня проходит полноценный учебный процесс.
В 2024 году будет продолжена работа по оцифровке перевезенных архивов, что позволит в будущем иметь документы в цифровом формате и оперативно готовить архивные справки.
Оценка проекта
Проект стал успешным примером цифровой трансформации бухгалтерских процессов на муниципальном уровне. Реализованные нами решения вызвали интерес не только у представителей структурных подразделений исполкома Казани, но и у других городов. В рамках обмена опытом ЦБО посетили гости из Чебоксар, Нижнекамска, Алма-Аты, Минска, Калуги, из Калининградской области и Республики Киргизия.
Важным этапом для команды стал 2023 год, когда проект «Цифровая бухгалтерия» был оценен на региональном и федеральном уровнях:
в ноябре 2023 года проект занял третье место в общероссийском конкурсе «Лучшая муниципальная практика» и получил грант в размере 25,5 миллиона рублей;
в декабре 2023 года в рамках коллегии финансовых органов Республики Татарстан проект «Цифровая бухгалтерия» был презентован министру финансов Российской Федерации А. Г. Силуанову и Раису Республики Татарстан Р. Н. Минниханову.
Внедрение роботизированных технологий (RPA)
Мы не останавливаемся на достигнутом, команда проекта ищет дальнейшие варианты оптимизации. Сейчас основными задачами видим минимизацию повторного ввода одних и тех же данных в различные информационные системы и автоматизацию отдельных рутинных процессов. Для этого с 2022 года начали внедрять роботизированных помощников бухгалтера (RPA-технологии). Автоматизировано четыре процесса, которые, по нашим расчетам, позволят экономить порядка 15 тысяч человеко-часов в год. В планах автоматизировать еще пять процессов с потенциалом экономии около 16 тысяч человеко-часов.
В заключение хотел бы отметить, что эффективная реализация любого проекта зависит от наличия команды единомышленников. Я благодарен руководству города за поддержку проекта на высшем уровне. Хочу выразить признательность людям, с которыми мы непосредственно реализовали проект с чистого листа — руководителю ЦБО Ю. В. Синникову и моему заместителю С. И. Сагадеевой, а также всем коллегам, оказавшим содействие в продвижении проекта.