Цифровая трансформация всех отраслей экономики остается важнейшим пунктом в стратегии развития Ленинградской области. В рамках цифровизации госуправления в регионе особая роль отводится автоматизации бюджетного процесса, которая позволяет учреждениям эффективнее распоряжаться средствами, обмениваться финансовыми данными, а правительству — использовать современные инструменты контроля. В 2023 году в Ленинградской области завершился очередной этап модернизации информационной системы управления бюджетным процессом: расширена область применения электронного документооборота и реализовано централизованное хранение электронных документов. Подробнее о реализованном проекте рассказывает первый заместитель председателя Правительства Ленинградской области — председатель Комитета финансов Роман Иванович Марков.
Цифровизация госуправления в регионе
Ленинградская область уверенно и планомерно движется к достижению целей, прописанных в нацпроекте «Цифровая экономика» и других федеральных инициативах. Заметные достижения фиксируются в самых разных сферах, например запускаются комплексные межотраслевые системы, такие как платформа в сфере образования, туризма, физической культуры и спорта Ленинградской области. Расширяется масштаб и функциональность региональной системы видеонаблюдения и видеоаналитики «Безопасный город». 100% массовых социально значимых услуг переведены в электронный вид и доступны на портале «Госуслуги», а граждане активно подключаются к единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА).
Помимо социально значимых сервисов в регионе развиваются и системы, обеспечивающие функционирование внутренних процессов учреждений госсектора. Автоматизации процессов управления общественными финансами и бюджетного планирования регион уделяет особое внимание, поскольку бюджетные средства используют все государственные службы и ведомства. А грамотное планирование и распределение бюджета, контроль расходования средств и мониторинг метрик эффективности создают необходимые условия для всех остальных процессов в регионе, в том числе социально значимых. Кроме того, бюджетным учреждениям нужно вовремя отслеживать изменения законодательства и приводить информационные системы в соответствие с актуальными требованиями. Так, в 2021 году произошла модернизация информационной системы «Управление бюджетным процессом Ленинградской области», затронувшая подсистемы бюджетного учета учреждений и оплаты труда. В частности, в ИТ-ландшафт региона вошли подсистема бюджетного учета учреждений (ПБУУ) и подсистема оплаты труда на базе продуктов «1С».
Очередным этапом цифровизации инфраструктуры бюджетного процесса в регионе стала реализация положений приказа Минфина России № 61н[1]. Документ установил требования по обязательному использованию унифицированных форм электронных документов, применяемых при ведении бюджетного (бухгалтерского) учета государственных (муниципальных) учреждений, начиная с 1 января 2023 года. В рамках проекта, исполнителем которого стал БФТ-Холдинг, в ПБУУ была интегрирована подсистема электронного документооборота (ЭДО), реализованная на базе продукта «1С».
Дополнительно в рамках развития информационной системы «Управление бюджетным процессом Ленинградской области» были модернизированы процессы обмена информацией между компонентами системы за счет создания централизованного хранения электронных документов, их файлов вложений и электронных подписей.
Цели проекта
Целью реализации данного проекта стало снижение объема бумажного документооборота, оптимизация процессов обмена электронными документами между компонентами информационной системы «Управление бюджетным процессом Ленинградской области», ПБУУ и региональной автоматизированной информационной системой «Государственный заказ Ленинградской области». Еще одна задача проекта — обеспечение хранения юридически значимых электронных документов за многолетний период. Перевод делопроизводства и обмена документами в безбумажный вид приводит к минимизации рутинной ручной работы специалистов, к сокращению сроков приема, маршрутизации и визирования документов, а также к экономии на услугах курьерской службы, обслуживании офисной техники и расходных материалах.
При этом следовало учесть несколько важных условий: большое количество территориально распределенных подведомственных учреждений разной отраслевой принадлежности, необходимость унификации бизнес-процессов и обучения большого числа пользователей в сжатые сроки, внедрение новой функциональности без остановки процессов учета и подготовки отчетности.
Реализация проекта
В ходе проекта была создана новая подсистема хранения электронных документов (ПХЭД) на базе решения БФТ-Холдинга, которая обеспечила централизованное хранение электронных документов и файлов вложений при информационном взаимодействии между региональной автоматизированной информационной системой «Государственный заказ Ленинградской области», подсистемой планирования бюджета, подсистемой исполнения бюджета и ПБУУ. А также была доработана подсистема ПБУУ информационной системы «Управление бюджетным процессом Ленинградской области» — реализована интеграция подсистем ЭДО и ведения бухгалтерского учета.
Внедрение ПХЭД позволило участникам бюджетного процесса региона единожды размещать файлы вложений электронных документов для их совместного использования и автоматической передачи ссылки в связанные подсистемы. Помимо сокращения совокупных объемов хранения это позволило связанным информационным системам использовать единую копию документа, тем самым снизить потенциальную возможность рассинхронизации данных.
Рисунок. Информационная система «Управление бюджетным процессом Реализованная функциональность ПХЭД:
1 Возможность долгосрочного хранения юридически значимых документов, обрабатываемых в рамках процессов планирования, исполнения бюджета, региональных и муниципальных закупок. Около 50 типов электронных документов передаются на хранение в структурированном виде, содержащем полный атрибутный состав вместе с подписанными данными и сертификатами электронных подписей.
2 Для уполномоченных пользователей возможность из единой точки доступа поиска, просмотра и выгрузки необходимых электронных документов за многолетний период с использованием расширенных поисковых возможностей, в том числе с использованием интерактивно настраиваемых условий.
3 Сохранение истории изменения состава вложений электронного документа, а также размещение документов на настроенных статусах их обработки позволило отслеживать хронологию действий с документами и при необходимости решать конфликтные ситуации, связанные с заменой тех или иных файлов, прилагаемых к документам.
Бесшовная интеграция подсистем ЭДО и ведения бухгалтерского учета, реализованная в рамках доработки подсистемы ПБУУ информационной системы «Управление бюджетным процессом Ленинградской области», обеспечила возможность интерактивного обращения к подсистеме бюджетного учета учреждений из подсистемы ЭДО для всех участников процессов документооборота. В том числе для участников процессов, не являющихся пользователями ПБУУ. В итоге развернутые в регионе подсистемы дают бюджетным учреждениям возможность составления, представления и подписания электронных документов, принятия к учету электронных первичных учетных документов, ведения электронных регистров бухгалтерского учета по единому регламенту в соответствии с приказом Минфина России № 61н и в соответствии с установленными в учреждении внутренними правилами документооборота.
Возможности, которые получили пользователи системы управления бюджетным процессом после внедрения ЭДО:
- использование предварительно настроенных правил поэтапного формирования документов, включая составление, подписание и отражение в бюджетном (бухгалтерском) учете соответствующих электронных документов;
- обмен шаблонами процессов между однотипными информационными базами;
- интерактивное обращение к бухгалтерским данным подсистемы бюджетного учета учреждений из подсистемы ЭДО, в том числе для участников процессов, не являющихся пользователями ПБУУ;
- подписание документов в зоне ответственности исполнителя простой или усиленной электронной подписью и последующее хранение этих данных;
- защита подписанных данных документа от несанкционированных исправлений;
- размещение отметки об электронной подписи в месте размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе в соответствии с требованиями ГОСТ Р
7.0.97-2016; - расширенная вариативность процессов дополнительно к процессам, рекомендованным Минфином России, в частности обеспечена возможность успешного прохождения процесса в условиях форс-мажорных обстоятельств (смерть ответственного лица).
Кроме того, внедренное решение открывает доступ к следующим функциям:
- определение ряда характеристик для каждого типа электронного документа: перечня этапов в процессе составления, подписания и постановки на учет; порядка следования этих этапов; статусов, принимаемых документом после прохождения каждого этапа; исполнителей и зоны их ответственности; порядка использования электронной подписи; сроков выполнения каждого этапа; ответственных за контроль выполнения процессов;
- разграничение доступа пользователей к задачам по обработке документов и ответственности по реквизитам, разделам документа между ответственными исполнителями;
- назначение исполнителя для каждого этапа обработки документов, формирование задач для них, обработка несколькими ответственными исполнителями и смежные функции;
- быстрое выполнение задач без открытия форм документов или непосредственно в форме документа;
- автоматизированный выбор необходимого шаблона процесса в зависимости от участия в процессе согласующего лица.
В рамках проекта в системе «Управление бюджетным процессом Ленинградской области» сформированы 17 категорий электронных документов согласно приказу № 61н: «Ведомость группового начисления доходов», «Акт приема-передачи объектов, полученных в личное пользование», «Акт об утилизации (уничтожении) материальных ценностей», «Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств» и другие. Разработаны рабочие инструкции с подробным описанием всех процессов, предусмотренных приказом, с учетом специфики учреждений региона.
Результаты проекта
Данный проект стал очередным успешным шагом к цифровизации инфраструктуры бюджетного процесса Ленинградской области. Его успешное завершение — итог слаженной работы отвечающих за внедрение специалистов на местах.
Порядка 300 государственных организаций получили доступ к современным средствам безбумажного документооборота, соответствующим всем требованиям регуляторов. Благодаря реализации системы на отечественных программных продуктах от проверенных поставщиков сохраняется высокий уровень ее надежности и производительности.
Внедрение ПХЭД позволило достигнуть цели хранения единой копии файлов электронных документов для всех взаимодействующих систем. За первые семь месяцев работы в систему хранения было добавлено более 19 миллионов электронных документов, объем которых составил около пяти терабайт. А благодаря разгрузке транзакционных систем за счет того, что взаимодействующие системы стали обмениваться ссылками на ранее размещенные в хранилище файлы электронных документов, сократилось время процесса передачи данных от ИС «Управление бюджетным процессом Ленинградской области» и их обработки в ПБУУ.
[1] Приказ Минфина России от 15 апреля 2021 года № 61н «Об утверждении унифицированных форм электронных документов бухгалтерского учета, применяемых при ведении бюджетного учета, бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений, и Методических указаний по их формированию и применению».
