Электронный документооборот становится ключевым элементом цифровой трансформации и необходимым условием для развития как современных бизнес-моделей, так и государственных информационных систем. Сегодня специалисты, работая с электронными документами, должны разбираться не только в юридических аспектах, но и в принципах работы криптографических механизмов. О текущем состоянии, основных проблемах и перспективах развития электронного документооборота рассказал эксперт в области цифровых технологий и кибербезопасности, руководитель международных проектов и топ-менеджер группы компаний «Кейсистемс» Сергей Николаевич Сергеев.
Развитие застопорилось
Электронный документооборот (ЭДО) — ключевой элемент цифровой трансформации. Он обеспечивает быструю и безопасную работу с документами, упрощает взаимодействие как между организациями, так и в государственных структурах. Крупный бизнес давно использует ЭДО в ежедневной практике, но в государственном секторе широкого перехода на «цифру» пока не произошло. Почему?
Формально все готово: закон признает электронные подписи, на рынке есть надежные решения. Однако на практике внедрение тормозят технические сложности, нехватка специалистов, сопротивление сотрудников и, главное, недоверие к цифровой форме документов. Мы разберемся, какие именно проблемы мешают развитию ЭДО, что нужно для юридически значимой и безопасной работы с электронными документами и какие шаги уже сейчас можно предпринять на уровне организаций, ведомств и регионов.
Юридический и технический дуализм ЭДО
Когда мы говорим об электронном документе, то неизбежно оказываемся в пространстве строгих юридических определений, тесно связанных с техническими — точнее, криптографическими — механизмами, лежащими в основе ЭДО. На практике это часто приводит к дуализму: юристы с трудом ориентируются в технических деталях, а ИТ-специалисты — в правовых требованиях. Что уж говорить о ключевых участниках документооборота — специалистах, которые готовят документы, и руководителях, принимающих решения и подписывающих их. Понимание, как именно работает ЭДО, у многих из них остается на уровне общего представления, что создает риски и замедляет переход.
Ключевая задача ЭДО — создать условия, при которых юридическая сила электронного документа может быть подтверждена
Анализ практики показывает, что даже у специалистов возникают сложности с ответами на, казалось бы, простые вопросы: знаете ли вы, как проверить подлинность и целостность электронной подписи на документе? Как представить этот документ в суд? Как удостовериться в полномочиях лица, его подписавшего? И наконец, какие юридические риски могут возникнуть из-за технических нюансов, предусмотренных статьей 11 Закона № 63‑ФЗ «Об электронной подписи», — тех самых, которые определяют, признается ли подпись действительной?
На практике все перечисленное препятствует достижению ключевых целей ЭДО: вместо упрощения процессы становятся сложнее, работа усложняется, а юридические риски возрастают. Таким образом, чем более зрелым становится процесс ЭДО, тем выше юридическая нагрузка и требования к его корректной организации в сравнении с бумажным документооборотом. Разберемся в причинах и выделим ключевые аспекты.
Юридическая значимость электронного документа
На законодательном уровне до сих пор не закреплено четкое определение понятия «электронный документооборот». Наиболее близкая по содержанию норма приведена в пункте 4 статьи 11 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149‑ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», где обмен документами рассматривается в контексте заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений. Таким образом, ЭДО можно рассматривать как прикладной механизм, обеспечивающий реализацию гражданско-правовых отношений между участниками экономической деятельности.
Жизненный цикл электронного документа связан с двумя ключевыми юридическими условиями, закрепленными в статьях 160 и 434 ГК РФ. Электронная форма признается разновидностью письменной формы договора при соблюдении следующих обязательных требований:
1) возможность достоверно определить лицо, выразившее волю;
2) возможность воспроизвести содержание сделки на материальном носителе в неизменном виде.
Соблюдение этих условий обеспечивает не только составление, но и юридически значимый обмен электронными документами при заключении договоров. Здесь важно учитывать свойства электронного документа как единицы информационного обмена, то есть информации, представленной в электронной форме, имеющей установленные реквизиты и при этом:
- пригодной для восприятия человеком;
- пригодной для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
Рисунок. Обязательные свойства электронного документооборота Очевидно, что действующее законодательство формировалось исходя из бумажной (материальной) формы правоотношений, нормативно закрепив ряд обязательных свойств, которым должен соответствовать электронный документооборот (рисунок).
Только соблюдение всех указанных характеристик в совокупности позволяет обеспечить подтверждение юридической значимости электронного документа, подписанного электронной подписью (его юридической силы). При этом важно понимать, что соответствие электронного документа перечисленным свойствам достигается исключительно в рамках используемой информационной системы.
На практике необходим целый комплекс организационных, юридических и технических мер, где механизм электронной подписи является ключевым элементом технической реализации предъявляемых требований. Вопреки распространенному мнению все это далеко не тривиальная задача.
Надежное обеспечение ЭДО
Во многих организациях к электронной подписи относятся исключительно как к техническому средству — замене рукописной подписи, реализуемой нажатием кнопки в интерфейсе программы. Неудивительно, что дальнейшая работа с электронными документами, подписями и токенами (носителями ключей) часто не соответствует даже базовым требованиям надежности и контроля.
Между тем независимо от типа используемой электронной подписи существует ряд организационных и технических условий, соблюдение которых позволяет существенно снизить юридические и технологические риски, связанные с электронным документооборотом. Ниже рассмотрены ключевые аспекты, требующие особого внимания.
1. Идентификация пользователя
Первый и один из ключевых вопросов — достоверная идентификация лица, подписывающего документ. Распространенная практика передачи токена с ЭП другому сотруднику создает серьезные юридические риски, включая возможность оспаривания подписанных документов.
С технической стороны информационная система должна обеспечивать надежную идентификацию пользователя — например, через интеграцию с ЕСИА — и фиксировать результаты в электронных журналах с указанием времени и статуса идентификации. Это существенно повышает уровень доверия и доказательности.
Пример из практики. В Бичурском районе Бурятии после увольнения руководителя одного из управлений администрации его сертификат ЭП продолжал использоваться для подписания платежных документов на миллионы рублей. Как выяснилось, сертификатом распоряжался главный бухгалтер (источник: телеграм-канал «Об ЭП и УЦ»).
2. Полномочия пользователей ИС и подписантов
Второй важный аспект — проверка полномочий лиц, подписывающих электронные документы. В бумажном документообороте подпись и должность подписанта легко проверить визуально, а в ЭДО для этого необходима интеграция с ЕГРЮЛ, машиночитаемыми доверенностями и другими источниками. Однако на практике системы зачастую не поддерживают такие проверки, а юристы не всегда знают, что делать и какие функции ИС использовать.
Кроме того, особое значение приобретает управление доступом и жизненным циклом сертификатов в рамках информационных систем. Предоставление, продление и отзыв сертификатов ЭП, как и управление правами доступа, должны происходить по формализованным, юридически значимым процедурам. В крупных системах эти процессы часто неструктурированы, что создает дополнительные риски.
Комментарий. По данным обзоров судебной практики за 2024 год («ДРТ Тех»), источником юридических рисков становятся компрометация ключей, вопросы информационной безопасности и недостаточная регламентация процессов ЭДО.
3. Сохранность документов и их юридической силы
Третий ключевой и технически сложный вопрос — обеспечение долговременной сохранности электронных документов и поддержание их юридической значимости. Анализ текущей практики показывает: подтверждение подлинности подписи может оказаться невозможным даже в день получения документа, если, например, сертификат подписанта будет отозван или истечет его срок действия. В соответствии с Законом № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» проверка возможна либо при действующем сертификате, либо при наличии достоверной информации о времени подписания.
Для обеспечения долговременной юридической силы необходимы специальные технические средства — например, метки времени и механизмы продления действия подписи с использованием усовершенствованных форматов семейства CAdES. Однако в большинстве региональных систем такие меры отсутствуют, что создает риски невозможности подтверждения юридической силы документа.
Ориентиром для регионов может служить федеральная платформа «Центр хранения электронных документов» (ЦХЭД). Федеральные органы исполнительной власти должны не позднее 31 декабря 2025 года обеспечить возможность передачи туда на постоянное хранение подлинников архивных документов. В будущем для эффективного взаимодействия с ЦХЭД регионам потребуется не только техническая интеграция, но и готовность к корректному оформлению и своевременной передаче архивных электронных документов.
Интересный факт. По данным исследования «ЭДО-2025» компании «ДРТ Тех», документооборот с покупателями и поставщиками — самый масштабный процесс, переведенный на ЭДО: доля цифровых транзакций достигает
Что такое развитый цифровой документооборот?
Даже без изменения законодательства организации могут уже сейчас пересмотреть процессы управления ключами доступа, идентификации и хранения документов — создав внутренние регламенты, опирающиеся на лучшие практики и действующие правовые нормы. Эффективность и надежность электронного документооборота могут быть значительно повышены при условии системного подхода и соблюдения организационно-технических требований.
Для того чтобы иметь конкретные ориентиры для развития, сформулируем, каким должен быть ЭДО высокого уровня зрелости. Его признаками являются:
- централизованная цифровая идентификация и подтверждение полномочий;
- долговременное обеспечение юридической силы документа;
- единое пространство доверия: общие правила признания подписи и проверки полномочий;
- безопасная межсистемная инфраструктура обмена;
- единый машиночитаемый формат на всех этапах жизненного цикла;
- отчуждаемость документа: возможность использования вне исходной системы.
Успешное развитие ЭДО требует комплексного подхода и учета множества факторов (организационных, кадровых, технологических). Тем не менее уже сегодня существуют технические решения, которые могут быть внедрены в рамках отдельной ГИС, отрасли, муниципалитета или субъекта РФ.
Путь к зрелому ЭДО
Развитие ЭДО — это не только внедрение технологий, но и изменение подходов к управлению, праву и безопасности. Успех возможен только при согласованной работе всех сторон: от ИТ-специалистов до юристов и регуляторов.
Сегодня у нас уже есть инструменты для построения зрелой системы электронного документооборота — с надежной идентификацией, юридически значимой подписью, долговременным хранением и прозрачными правилами игры. Осталось главное — обеспечить доверие к этой системе и выстроить единое пространство, в котором «цифра» действительно заменяет бумагу, а не усложняет процессы.
Приглашаем к диалогу всех, кто готов строить такую систему — понятную, безопасную и соответствующую времени.
