Максим МАНЧЕНКО, заместитель директора Департамента ИТ-консалтинга и системной интеграции АКГ «Развитие бизнес-систем»
Петр КИШКИН, старший консультант Департамента ИТ-консалтинга и системной интеграции АКГ «Развитие бизнес-систем»
В таких условиях происходит рост объективных проблем в функционировании органов власти всех уровней, связанных с усложнением среды, в которой осуществляется деятельность, что требует быстрого принятия комплекса мер по их решению. В рамках этих мер обязательно должны быть решены две масштабные задачи: создание эффективных механизмов взаимодействия власти и общества и оптимизация внутреннего функционирования органов власти.
На федеральном уровне описанные задачи решаются в рамках построения системы «электронное правительство». Но усилия, прилагаемые федеральным правительством и руководством регионов и муниципалитетов, сильно отличаются, так как последние не всегда понимают необходимость создания своих электронных представительств и при этом обладают значительно меньшими, чем федеральные власти, финансовыми ресурсами для реализации подобных проектов. Тем не менее в последнее время во многих регионах и муниципалитетах начаты проекты создания электронных правительств.
Руководство города пересмотрело аспекты программы «Электронный Омск» с целью выделения «магистральных проектов» — мероприятий, которые при разумном уровне инвестиций способны дать значительный результат в области перевода отношений с обществом в электронное пространство и повышения эффективности внутреннего функционирования структурных подразделений администрации. Эти мероприятия были объединены в «Базовый сегмент Единой информационной системы поддержки деятельности Администрации города Омска (базовый сегмент ЕАИС АО)».
В мировой практике понятие «ИТ-архитектура» опирается на пятиуровневую модель, которая отражает все аспекты деятельности организации и показывает существующие между ними взаимосвязи. Модель строится как минимум в двух вариантах: «как есть сейчас» (текущая ИТ-архитектура) и «как должно быть» (целевая ИТ-архитектура).
Для создания ИТ-архитектуры администрации Омска было использовано специализированное программное обеспечение — система управления ИТ-архитектурой (Enterprise Architecture Management Tools). Использование такой системы позволяет обеспечить доступ к моделям всех заинтересованных лиц, оперативно отслеживать изменения текущей и целевой моделей, а также оценивать проекты информатизации с точки зрения соответствия текущей архитектуры и влияния их результатов на достижение целевой ИТ-архитектуры.
Создание единой ИТ-архитектуры позволило администрации Омска получить следующие эффекты:
Подсистема информационного взаимодействия органов местного самоуправления города Омска с населением (подсистема «Портал»). Создание подсистемы «Портал» направлено на формирование необходимых условий для упрощения бюрократических процедур и сокращения сроков оказания муниципальных услуг, внедрения единых стандартов обслуживания граждан и организаций, а также реализации концепции «одного окна» при взаимодействии администрации Омска с гражданами и юридическими лицами.
Данное решение открывает гражданам и организациям Омска широкие возможности взаимодействия с руководством города. Во-первых, на Портале публикуется исчерпывающая информация о деятельности администрации города. Любое заинтересованное лицо, набрав адрес Портала в своем браузере, может найти: новости администрации и города, планируемые мероприятия, структуру администрации и контактные данные подразделений, графики приемов руководителей, адреса и телефоны учреждений, отвечающих за жизнедеятельность города (см. рис. 1). Предусмотрен интерактивный сервис, позволяющий задать вопросы мэру города или через Портал записаться к нему на прием, избегая традиционной бумажной волокиты. Для того чтобы сообщения граждан оперативно попадали на стол мэра города, проведена интеграция Портала с системой электронного документооборота администрации Омска.
Каждый посетитель Портала может внести свой вклад в развитие города с помощью сервиса «Дерево идей» (см. рис. 2). С его помощью граждане могут публиковать свои идеи в области развития города с привязкой к городским округам и направлениям развития. После этого все желающие могут проголосовать за ту или иную идею. Лучшие идеи администрация города принимает к реализации.
Для общения с представителями бизнес-структур опубликованы инвестиционный паспорт города и список планируемых инвестиционных проектов. Для лиц, заинтересованных в получении муниципальных услуг, предусмотрен специальный раздел, содержащий описание предоставляемых муниципальных услуг, процессов их получения. При этом гражданину не надо знать точное название муниципальной услуги или органа, ее предоставляющего. На Портале предусмотрены несколько видов классификации услуг, в том числе по жизненным ситуациям, в которых могут оказаться человек или организация. Подробная модель описания муниципальных услуг, удобный и понятный интерфейс Портала помогут посетителю быстро найти нужную услугу, ознакомиться с перечнем документов, необходимых для ее получения, скачать электронные формы этих документов, а также узнать расписание работы нужной организации. Интеграция Портала и системы электронного документооборота вместе с созданием личного кабинета посетителя Портала дают возможность пользователям контролировать ход предоставления услуг.
В планах развития Портала ведущую роль занимает разработка возможности полноценного предоставления на его платформе электронных муниципальных услуг.
Создание подсистемы электронного документооборота и делопроизводства (подсистема СЭДД). СЭДД — это информационная система, предназначенная для автоматизации документооборота в администрации Омска. Она охватывает все документационные потоки внутри администрации: от подготовки служебной записки до принятия нормативно-правового акта. Специализированный модуль СЭДД, интегрированный с Порталом, позволяет автоматически принимать и обрабатывать обращения граждан — пользователей сети Интернет. СЭДД учитывает плотный график работы руководителей структурных подразделений, предоставляя им возможность обрабатывать почту на ноутбуках или делегировать полномочия своим помощникам.
Помимо традиционных для систем электронного документооборота модулей СЭДД администрации Омска содержит два специальных модуля, улучшающих работу сотрудников администрации. Первый модуль предназначен для работы с договорами, заключаемыми от имени администрации города. Модуль работы с договорами позволяет в автоматизированном режиме согласовать текст договора, отследить исполнение его положений и подготовить отчеты об исполнении.
Второй модуль разработан для подготовки проведения различных заседаний. Он предназначен для автоматизированного сбора предложений в повестку дня, формирования самой повестки, оповещения участников заседаний и рассылки им комплектов документов, формирования итоговых протоколов и отслеживания исполнения содержащихся в них решений.
Внедрение СЭДД позволяет избежать потерь документов и передачи их в чужие руки, экономить время сотрудников на поиск информации, а также средства на бумагу и расходные материалы для копировальных аппаратов. Руководители и контрольные органы могут отслеживать исполнение поручений сотрудниками в режиме реального времени. Еще одним важным эффектом стала интеграция СЭДД администрации Омска и правительства Омской области, обеспечивающая электронное взаимодействие органов власти регионального и муниципального уровней в едином информационном пространстве.
В дальнейшем перед руководством администрации города стоит задача создания собственного удостоверяющего центра электронных цифровых подписей (ЭЦП). Использование ЭЦП в СЭДД позволит обеспечить юридическую значимость документов не только внутри администрации города, но и при взаимодействии с внешними организациями.
Создание системы видеоконференцсвязи администрации Омска (система ВКС). Система ВКС предназначена для интерактивного взаимодействия сотрудников администрации города, включая сотрудников администраций городских округов, и создания единого информационного пространства органов местного самоуправления, что призвано ускорить принятие решений и повысить эффективность муниципального управления.
Система ВКС способствует повышению качества оперативного управления за счет более плотного взаимодействия ключевых сотрудников администрации Омска и повышения скорости принятия решений за счет возможности оперативной организации совещаний. При этом она снижает временные затраты участников, так как для участия в совещании не надо покидать рабочее место.
Перспективы развития системы ВКС включают формирование отчетов о действиях пользователей, улучшение возможностей поддерживающей инфраструктуры, а также решение вопросов ее интеграции с подсистемами базового сегмента ЕАИС АО.
Журнал "Бюджет", январь 2010 г.
Петр КИШКИН, старший консультант Департамента ИТ-консалтинга и системной интеграции АКГ «Развитие бизнес-систем»
Вопросы взаимодействия власти и населения
На уровне местного самоуправления формируются, контролируются и решаются вопросы основных жизненных потребностей населения. Поэтому положительная оценка деятельности государства со стороны граждан во многом зависит от того, насколько эффективно работают органы местного самоуправления. По мере перехода экономики страны на инновационные рельсы и повышения статуса России в мировом сообществе органы власти всех уровней гораздо чаще начинают рассматриваться как поставщики услуг гражданам и организациям. Поэтому власть стремится создать оптимальные и комфортные условия для взаимодействия с гражданами и организациями в рамках оказания государственных и муниципальных услуг. Кроме того, в эпоху серьезных трудностей на финансовых рынках государственная машина становится локомотивом экономики. Население ждет от государства активных действий.В таких условиях происходит рост объективных проблем в функционировании органов власти всех уровней, связанных с усложнением среды, в которой осуществляется деятельность, что требует быстрого принятия комплекса мер по их решению. В рамках этих мер обязательно должны быть решены две масштабные задачи: создание эффективных механизмов взаимодействия власти и общества и оптимизация внутреннего функционирования органов власти.
Информационные технологии — важнейший инструмент
Наиболее эффективными инструментами, позволяющими комплексно решить обе задачи, являются информационные технологии. С одной стороны, они позволяют перевести отношения власти и общества в электронное пространство, где каждый гражданин может беспрепятственно взаимодействовать с нужными ему органами власти, с другой стороны, информационные технологии предлагают решения, повышающие эффективность деятельности власти.На федеральном уровне описанные задачи решаются в рамках построения системы «электронное правительство». Но усилия, прилагаемые федеральным правительством и руководством регионов и муниципалитетов, сильно отличаются, так как последние не всегда понимают необходимость создания своих электронных представительств и при этом обладают значительно меньшими, чем федеральные власти, финансовыми ресурсами для реализации подобных проектов. Тем не менее в последнее время во многих регионах и муниципалитетах начаты проекты создания электронных правительств.
«Электронный Омск»
Одним из муниципалитетов, решивших сделать свою администрацию электронной, стал город Омск. В 2008 году городским советом была принята общегородская целевая программа «Электронный Омск». Мировой финансовый кризис, конечно, внес свои коррективы в планы администрации города. В условиях сокращения доходов руководство Омска постаралось не допустить сокращения социально значимых статей местного бюджета. Это потребовало сокращения финансирования программы «Электронный Омск». Вместе с тем было понятно, что отложить создание электронного правительства до стабилизации финансовой ситуации нельзя, так как социальная напряженность в течение нескольких лет будет только возрастать и муниципалитет не может себе позволить ни серьезных проволочек во внутренних процессах, ни больших очередей, ни невнимания к ожиданиям граждан. Грамотные и эффективные инвестиции в инфраструктуру (в том числе в информационные технологии) являются залогом дальнейшего развития любых государственно-территориальных образований.Руководство города пересмотрело аспекты программы «Электронный Омск» с целью выделения «магистральных проектов» — мероприятий, которые при разумном уровне инвестиций способны дать значительный результат в области перевода отношений с обществом в электронное пространство и повышения эффективности внутреннего функционирования структурных подразделений администрации. Эти мероприятия были объединены в «Базовый сегмент Единой информационной системы поддержки деятельности Администрации города Омска (базовый сегмент ЕАИС АО)».
Построение ИТ-архитектуры
Первой практической задачей, которую необходимо было решить в самом начале реализации проекта, стало определение текущего уровня состояния информационных технологий в структурных подразделениях администрации Омска. В результате реализации различных проектов по информатизации подразделений администрации в последнее десятилетие была сформирована ИТ-инфраструктура, на которую необходимо было опираться в рамках создания базового сегмента ЕАИС АО. Вот лишь несколько вопросов, на которые предстояло ответить:- можно ли строить ЕАИС АО на существующей ИТ-инфраструктуре, или надо что-то менять?
- насколько эффективно поддержана деятельность администрации города имеющимися средствами информационно-коммуникационных технологий?
- есть ли возможность улучшить поддержку без дополнительных финансовых вливаний?
- есть ли проблемы, которые не решаются созданием базового сегмента ЕАИС АО и должны быть решены в будущем?
- как повысить отдачу от инвестиций в информационные технологии в условиях сокращения ассигнований?
В мировой практике понятие «ИТ-архитектура» опирается на пятиуровневую модель, которая отражает все аспекты деятельности организации и показывает существующие между ними взаимосвязи. Модель строится как минимум в двух вариантах: «как есть сейчас» (текущая ИТ-архитектура) и «как должно быть» (целевая ИТ-архитектура).
Для создания ИТ-архитектуры администрации Омска было использовано специализированное программное обеспечение — система управления ИТ-архитектурой (Enterprise Architecture Management Tools). Использование такой системы позволяет обеспечить доступ к моделям всех заинтересованных лиц, оперативно отслеживать изменения текущей и целевой моделей, а также оценивать проекты информатизации с точки зрения соответствия текущей архитектуры и влияния их результатов на достижение целевой ИТ-архитектуры.
Создание единой ИТ-архитектуры позволило администрации Омска получить следующие эффекты:
- в системе управления ИТ-архитектурой описана текущая ИТ-архитектура и определено качество поддержки деятельности структурных подразделений администрации информационными технологиями. Это позволило определить пути оптимизации текущей ИТ-инфраструктуры, такие как: унификация используемых приложений (например, бухгалтерских программ); интеграция систем разных ведомств для ускорения обмена информацией между ними;
- сформирована целевая ИТ-архитектура. Во время разработки целевой ИТ-архитектуры учитывалась погруженность города Омска во внешний контекст, определяемый тенденциями технологического и нетехнологического характера, целевыми федеральными и региональными программами по модернизации государственного и муниципального управления с использованием информационно-коммуникативных технологий (ИКТ). На базе целевой ИТ-архитектуры разработана новая программа информатизации администрации города, включающая мероприятия, реализация которых при разумном уровне финансирования позволит дать значительные результаты;
- на основании проведенного анализа зарубежных и российских практик в области использования стандартов для управления ИТ-архитектурой разработан механизм принятия решений в области реализации проектов по информатизации администрации Омска, а также сформированы предложения по организации модели стандартов и справочников для управления ИТ-архитектурой. Разработанный механизм охватывает всю цепочку процессов управления ИТ: от осознания потребности в информатизации до оценки результатов проектов в области ИТ.
Важнейшие подсистемы
На втором этапе реализации проекта разрабатывались следующие подсистемы базового сегмента ЕАИС АО.Подсистема информационного взаимодействия органов местного самоуправления города Омска с населением (подсистема «Портал»). Создание подсистемы «Портал» направлено на формирование необходимых условий для упрощения бюрократических процедур и сокращения сроков оказания муниципальных услуг, внедрения единых стандартов обслуживания граждан и организаций, а также реализации концепции «одного окна» при взаимодействии администрации Омска с гражданами и юридическими лицами.
Данное решение открывает гражданам и организациям Омска широкие возможности взаимодействия с руководством города. Во-первых, на Портале публикуется исчерпывающая информация о деятельности администрации города. Любое заинтересованное лицо, набрав адрес Портала в своем браузере, может найти: новости администрации и города, планируемые мероприятия, структуру администрации и контактные данные подразделений, графики приемов руководителей, адреса и телефоны учреждений, отвечающих за жизнедеятельность города (см. рис. 1). Предусмотрен интерактивный сервис, позволяющий задать вопросы мэру города или через Портал записаться к нему на прием, избегая традиционной бумажной волокиты. Для того чтобы сообщения граждан оперативно попадали на стол мэра города, проведена интеграция Портала с системой электронного документооборота администрации Омска.
Для общения с представителями бизнес-структур опубликованы инвестиционный паспорт города и список планируемых инвестиционных проектов. Для лиц, заинтересованных в получении муниципальных услуг, предусмотрен специальный раздел, содержащий описание предоставляемых муниципальных услуг, процессов их получения. При этом гражданину не надо знать точное название муниципальной услуги или органа, ее предоставляющего. На Портале предусмотрены несколько видов классификации услуг, в том числе по жизненным ситуациям, в которых могут оказаться человек или организация. Подробная модель описания муниципальных услуг, удобный и понятный интерфейс Портала помогут посетителю быстро найти нужную услугу, ознакомиться с перечнем документов, необходимых для ее получения, скачать электронные формы этих документов, а также узнать расписание работы нужной организации. Интеграция Портала и системы электронного документооборота вместе с созданием личного кабинета посетителя Портала дают возможность пользователям контролировать ход предоставления услуг.
Создание подсистемы электронного документооборота и делопроизводства (подсистема СЭДД). СЭДД — это информационная система, предназначенная для автоматизации документооборота в администрации Омска. Она охватывает все документационные потоки внутри администрации: от подготовки служебной записки до принятия нормативно-правового акта. Специализированный модуль СЭДД, интегрированный с Порталом, позволяет автоматически принимать и обрабатывать обращения граждан — пользователей сети Интернет. СЭДД учитывает плотный график работы руководителей структурных подразделений, предоставляя им возможность обрабатывать почту на ноутбуках или делегировать полномочия своим помощникам.
Помимо традиционных для систем электронного документооборота модулей СЭДД администрации Омска содержит два специальных модуля, улучшающих работу сотрудников администрации. Первый модуль предназначен для работы с договорами, заключаемыми от имени администрации города. Модуль работы с договорами позволяет в автоматизированном режиме согласовать текст договора, отследить исполнение его положений и подготовить отчеты об исполнении.
Второй модуль разработан для подготовки проведения различных заседаний. Он предназначен для автоматизированного сбора предложений в повестку дня, формирования самой повестки, оповещения участников заседаний и рассылки им комплектов документов, формирования итоговых протоколов и отслеживания исполнения содержащихся в них решений.
Внедрение СЭДД позволяет избежать потерь документов и передачи их в чужие руки, экономить время сотрудников на поиск информации, а также средства на бумагу и расходные материалы для копировальных аппаратов. Руководители и контрольные органы могут отслеживать исполнение поручений сотрудниками в режиме реального времени. Еще одним важным эффектом стала интеграция СЭДД администрации Омска и правительства Омской области, обеспечивающая электронное взаимодействие органов власти регионального и муниципального уровней в едином информационном пространстве.
В дальнейшем перед руководством администрации города стоит задача создания собственного удостоверяющего центра электронных цифровых подписей (ЭЦП). Использование ЭЦП в СЭДД позволит обеспечить юридическую значимость документов не только внутри администрации города, но и при взаимодействии с внешними организациями.
Создание системы видеоконференцсвязи администрации Омска (система ВКС). Система ВКС предназначена для интерактивного взаимодействия сотрудников администрации города, включая сотрудников администраций городских округов, и создания единого информационного пространства органов местного самоуправления, что призвано ускорить принятие решений и повысить эффективность муниципального управления.
Система ВКС способствует повышению качества оперативного управления за счет более плотного взаимодействия ключевых сотрудников администрации Омска и повышения скорости принятия решений за счет возможности оперативной организации совещаний. При этом она снижает временные затраты участников, так как для участия в совещании не надо покидать рабочее место.
Перспективы развития системы ВКС включают формирование отчетов о действиях пользователей, улучшение возможностей поддерживающей инфраструктуры, а также решение вопросов ее интеграции с подсистемами базового сегмента ЕАИС АО.
Журнал "Бюджет", январь 2010 г.
