Об особенностях внедрения и использования современных информационных технологий в бюджетном процессе Ярославля рассказывает Андрей ДАНЦ, заместитель мэра города Ярославля — директор Департамента финансов.
— Андрей Аркадьевич, Ярославль одним из первых в стране начал подготовку к автоматизации бюджетного процесса…
— Да, подготовка началась еще в 1997 году в преддверии перехода на казначейское исполнение городского бюджета, в рамках поэтапного внедрения в городе системы комплексной автоматизации деятельности финансового органа. Одновременно с этим в Департаменте финансов и муниципальных учреждениях города была создана необходимая база для развития современных информационных технологий: приобретены компьютеры, принтеры, типовое программное обеспечение. При наличии в городе порядка 500 получателей бюджетных средств и отсутствии централизованных отраслевых бухгалтерий переход на казначейское исполнение бюджета без внедрения системы электронного документооборота между участниками бюджетного процесса был попросту невозможен.
В декабре 2001 года в городе была введена система электронного обмена платежными документами между Департаментом финансов и подразделением расчетной сети Центрального банка РФ при финансировании учреждений, получающих средства городского бюджета с применением ЭЦП. В течение 2002 года получатели бюджетных средств были оснащены автоматизированными удаленными рабочими местами, которые обеспечивают доступ к информации, аккумулированной в базе данных системы комплексной автоматизации деятельности Департамента финансов, и позволяют самостоятельно получать данные о состоянии лицевого счета, результатах проверки отправленных электронных платежных документов и др. При этом:
- рабочие места всех сотрудников департамента, главных распорядителей и получателей бюджетных средств, участвующих в бюджетном процессе, автоматизированы и являются звеньями в цепочке документооборота, что позволило существенно сократить объем трудоемких рутинных операций, минимизировать количество ошибок, допускаемых при ручной обработке информации, благодаря механизмам автоматического контроля и экспорта/импорта данных;
- на каждом этапе обработки документа пользователи системы совершают строго формализованные действия, контролируемые системой, при этом сотрудники Департамента финансов регулярно разрабатывают инструктивные материалы по организации работы в автоматизированной системе всех участников бюджетного процесса;
- все документы системы взаимосвязаны (результатом обработки одного документа является создание другого);
- любой документ вводится в систему один раз (создаваемые документы содержат данные исходного);
- формирование достоверной оперативной информации и необходимой аналитической отчетности осуществляется в режиме реального времени.
— Без проблем, разумеется, тоже не обошлось?
— Конечно, причем они требовали безотлагательного решения. Большой объем базы данных в конце года приводил к тому, что приходилось несколько раз в день делать резервную копию базы, регламентировать по времени работу пользователей в системе. Система не справлялась с таким объемом информации, и получение отчетов часто занимало несколько часов. С 2005 года автоматизация бюджетного процесса начала осуществляться с использованием новой, усовершенствованной системы управления базами данных Oracle, что позволило на порядок повысить производительность системы и надежность ее функционирования. Сейчас в системе обрабатывается до шести тысяч электронных платежных документов в день, при этом одновременно формируются отчеты, время формирования которых составляет уже несколько минут.
С ноября 2006 года получателями бюджетных средств при совершении электронных платежей используется ЭЦП, что позволило существенно увеличить скорость исполнения операций и повысить эффективность работы участников бюджетного процесса, в том числе значительно снизить трудозатраты — практически на 30 % — и исключить необходимость:
- представлять платежные документы на бумажных носителях;
- осуществлять сверку электронного документа с бумажным и проверку соответствия подписей и оттиска печати;
- обработки работниками департамента проведенных документов.
— В прошедшем году вы перешли к следующему этапу автоматизации. Насколько этот шаг оказался эффективным в рамках произошедшего кризиса?
— Этим этапом стало обеспечение с апреля 2009 года получателей бюджетных средств выписками из лицевых счетов в электронном виде с использованием ЭЦП, что также привело к значительному сокращению трудозатрат в Департаменте финансов и позволило на 50 % сократить численность работников на данном участке. В условиях полного перевода на казначейское исполнение бюджетных смет муниципальных учреждений с 2007 года на казначейское исполнение в автоматизированном режиме были переведены и сметы доходов и расходов учреждений по средствам от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности. Таким образом, было создано единое информационное пространство по исполнению бюджета города.
— Система электронного обмена платежными документами между Департаментом финансов и ЦБ РФ была введена еще в 2001 году, а что в дальнейшем делалось в городе в части перевода документооборота в электронную форму?
— Сбор и консолидация квартальной и годовой отчетности с 2003 года осуществляется департаментом на основании данных, представляемых главными распорядителями, получателями бюджетных средств на магнитном носителе с использованием программного обеспечения. Это способствовало уменьшению количества ошибок при составлении отчетности в связи с применением автоматического заполнения и контрольных соотношений.
В соответствии с действующим законодательством при исполнении бюджета города реализован электронный документооборот с органами Федерального казначейства через лицевой счет, открытый Департаменту финансов, с применением ЭЦП в соответствии с регламентом об обмене электронными документами, в том числе и с администраторами поступлений в бюджет города.
В 2004 году в Департаменте финансов был введен автоматизированный учет бюджетных обязательств, что позволило оптимально планировать кассовое исполнение бюджета, исключить субъективные причины возникновения кредиторской задолженности получателей бюджетных средств. В декабре 2007 года в рамках автоматизированной системы внедрен новый модуль, позволяющий формировать и вести реестр расходных обязательств города. Использование данного программного продукта позволило нам:
- унифицировать форму представления фрагмента реестра расходных обязательств (РРО) Главных распорядителей бюджетных средств (ГРБС) и автоматизировать ее получение;
- организовать одновременную работу ГРБС по составлению фрагментов РРО в рамках одной базы данных, что позволило сократить сроки формирования реестра практически на две недели;
- использовать данные РРО при формировании проекта бюджета города на очередной год и плановый период путем экспорта данных из этого модуля в модуль системы комплексной автоматизации деятельности Департамента финансов.
- главные распорядители бюджетных средств будут осуществлять формирование и анализ муниципальных заданий для подведомственных учреждений;
- усовершенствуется формирование РРО города в части обеспечения его взаимосвязи с утвержденным бюджетом города и вносимыми в него изменениями;
- планируется внедрение автоматизированной системы сбора и консолидации бюджетной отчетности главных распорядителей и получателей бюджетных средств через автоматизированные удаленные рабочие места, что позволит работникам бухгалтерий предоставлять бюджетную отчетность в электронном виде без личного присутствия.
— В целях совершенствования функционирования муниципальной экономики города, оптимизации работы бухгалтерских служб бюджетных учреждений и уменьшения расходов, связанных с обращением наличных денежных средств, еще в 2003 году в Ярославле был проведен открытый конкурс среди кредитных организаций города по внедрению электронных денег, в том числе банковских пластиковых карт, в муниципальную экономику. С победителем конкурса — ОАО «Ярославский коммерческий банк социального развития» — был заключен муниципальный контракт на осуществление выплат по заработной плате и других выплат социального характера через банковские пластиковые карты. Перевод органов городского самоуправления и муниципальных учреждений в рамках зарплатного проекта на использование банковских карт осуществлялся в соответствии с действующим трудовым законодательством на основе добровольного согласия работников организаций.
Внедрение зарплатного проекта позволило максимально сократить сроки прохождения денежных средств при выплате заработной платы и выплат социального характера, а также значительно снизить трудовые и материальные затраты за счет автоматизации процесса. В целях ускорения прохождения денежных средств и повышения качества обслуживания клиентов — участников зарплатного проекта введены индивидуальные коды организации, присвоенные программой банка для идентификации перечисленных сумм заработной платы, что позволило автоматизировать обработку файлов заработной платы и, что особенно важно, обеспечить ее зачисление на картсчета получателей в день поступления средств.
— Каких еще результатов вы добились благодаря внедрению зарплатного проекта с использованием пластиковых банковских карт?
— Это позволило нам:
- обеспечить контроль за своевременностью выплаты заработной платы;
- исключить криминальные ситуации и решить проблему обеспечения сохранности денежных средств в бюджетных учреждениях;
- исключить расходы на инкассацию;
- исключить необходимость депонирования неполученных сумм;
- уменьшить затраты рабочего времени как сотрудников бухгалтерий муниципальных учреждений и Департамента финансов, так и работников, получающих заработную плату;
- исключить возникновение пиковых нагрузок в банке в день выдачи заработной платы.
- возможность кредитования в рамках зарплатного проекта;
- ежемесячное начисление процентов на остаток средств;
- четкий учет и анализ проводимых платежей (не только заработной платы);
- удобство доступа к деньгам (возможность получения в любом пункте выдачи или банкомате);
- открытие счетов в рублях и иностранной валюте.
Следует отметить, что сейчас все операции по зачислению денежных средств на счета банковских карт и снятию денежных средств владельцами банковских карт осуществляются банком без взимания платы с бюджета города и с владельцев банковских карт. При этом Департамент финансов оставляет за собой контроль за своевременным получением заработной платы работниками бюджетной сферы и отслеживает своевременность зачисления банком денежных средств на счета держателей пластиковых карт.
В заключение хочется отметить: несмотря на то что за прошедшие 12 лет с помощью современных информационных технологий в городе были решены многие вопросы в части совершенствования и оптимизации бюджетного процесса, снижения трудозатрат и экономии бюджетных средств при формировании и исполнении бюджета города, в ближайшее время нам предстоит решить еще ряд задач в этой области. Это и дальнейшая автоматизация бюджетного процесса, и его совершенствование, учитывая, что технический прогресс не стоит на месте и информационные технологии постоянно улучшаются. Кроме того, опыт работы, приобретенный в области информационных технологий, поможет городу в решении и других задач, поставленных перед органами исполнительной власти федеральной целевой программой «Электронная Россия».
Журнал "Бюджет", февраль 2010 г.
