Основные положения по учету денежных документов содержатся в Инструкции № 157н и в инструкциях по учету, соответствующих типу учреждения.

Согласно пункту 169 Инструкции № 157н почтовые марки и маркированные конверты подлежат учету в составе денежных документов на счете 0 201 35 000 «Денежные документы».

Прием в кассу почтовых марок оформляется Приходным кассовым ордером (ф. 0310001) с оформлением на нем записи «Фондовый». Приходный кассовый ордер с записью «Фондовый» регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от приходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами. Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах Кассовой книги (ф. 0504514) с проставлением на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н).

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051). Учет операций с денежными документами ведется в Журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 171, 172 Инструкции № 157н).

Инструкция № 157н является базовой и содержит основные принципы методологии бухгалтерского учета. Положения пункта 214 Инструкции № 157н, указывающие на недопустимость наличия за подотчетным лицом задолженности по полученным ранее средствам в подотчет, относятся только к денежным средствам. Следовательно, наличие у подотчетного лица неизрасходованных почтовых марок не является препятствием для получения новых. Однако следует иметь в виду, что количество почтовых марок, выдаваемых подотчетному лицу из кассы учреждения, должно соответствовать расходу на определенный период, например на месяц, и на момент составления авансового отчета стремиться к минимальному.

Порядок движения почтовых марок следует отразить в учетной политике учреждения.