Статья 188 Трудового кодекса гласит, что при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. 

Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Из содержания указанной статьи видно, что в ней поименован не грузовой, а вообще личный транспорт и другие технические средства, принадлежащие работнику.

Но в то же время нормы для выплат, осуществляемых за счет бюджетов различных уровней, предусмотренные положениями приказа Минфина России от 4 февраля 2000 г. № 16 «Об изменении предельных норм компенсации за использование личных легковых автомобилей и мотоциклов для служебных поездок», не содержат указаний для определения размера компенсации за использование личного грузового автомобиля.

Еще одним вариантом использования личного транспорта в служебных целях может быть аренда с отнесением расходов на подстатью 224 «Арендная плата за пользование имуществом» КОСГУ. К расходам по арендной плате относятся затраты в соответствии с заключенными договорами аренды (субаренды, имущественного найма) объектов нефинансовых и непроизведенных активов для государственных (муниципальных) нужд, в том числе помещений, сооружений, транспортных средств и другого имущества. То есть расходы на аренду транспортных средств относятся к законным бюджетным расходам, поэтому в пределах бюджетных обязательств и при оформлении договорных отношений с работником учреждение, согласно действующему законодательству, может воспользоваться данным основанием. Аренда транспортного средства оформляется в рамках гражданско-правовых отношений, которые предполагают заключение двух основных типов договоров: аренды только транспортного средства и аренды авто с экипажем. При этом учреждение выступает в роли арендатора, а сотрудник — в роли арендодателя.

Отношения между учреждением и физическим лицом по договору гражданско-правового характера регулируются Гражданским 

кодексом.

В соответствии со статьями 644—646 Гражданского кодекса при заключении договора аренды транспортного средства без экипажа все обязанности по его содержанию, управлению и технической эксплуатации возлагаются на арендатора:

• арендатор в течение всего срока действия договора аренды транспортного средства без экипажа обязан поддерживать надлежащее состояние арендованного транспортного средства и осуществлять его текущий и капитальный ремонт;
• арендатор своими силами управляет арендованным транспортным средством и осуществляет его эксплуатацию (коммерческую и техническую);
• если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства без экипажа, арендатор несет расходы на содержание арендованного транспортного средства, его страхование, включая страхование своей ответственности, а также расходы, возникающие в связи с его эксплуатацией.

Если договором аренды не предусмотрено иное, арендатор вправе без согласия арендодателя сдавать арендованное транспортное средство в субаренду на условиях договора аренды транспортного средства без экипажа (ст. 647 ГК РФ).

При заключении договора аренды транспортного средства с экипажем, наоборот, многие расходы ложатся на арендодателя-сотрудника, который обязан предоставить авто во временное пользование, содержать его и оказывать услуги по управлению и технической эксплуатации (ст. 632—635 ГК РФ). Практика показывает, что арендаторы часто прибегают к варианту аренды транспортного средства с экипажем, так как сотрудник сам использует свой автомобиль и к тому же получает арендную плату и вознаграждение за оказание услуг по управлению автомобилем и его эксплуатации.