Замена двигателя у автомобиля относится к капитальному ремонту основного средства. Поставка от поставщика запасной части согласно заключенному договору (контракту) оформляется накладной, предоставляется счет-фактура. При поступлении на склад купленные детали на основании полученной накладной приходуются материально ответственным лицом в Книге учета материальных ценностей.
В бухгалтерском учете запчасти приходуются по фактической стоимости с учетом НДС, предъявленного учреждению поставщиком. В пункте 102 Инструкции № 157н сказано, что фактической стоимостью материальных запасов, приобретенных за плату, признаются в том числе суммы, уплаченные организациям за информационные и консультационные услуги, а также за доставку материальных запасов до места их использования.
Согласно Указаниям № 171н, расходы учреждения по оплате договоров на приобретение запасных частей относятся на статью 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» КОСГУ. Запасные части должны учитываться в составе материальных запасов на счете 0 105 06 000 «Прочие материальные запасы».
Основным документом для отнесения на расходы стоимости запасных частей, использованных при ремонте, является Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230). В этом документе следует указать, какой автомобиль отремонтирован и какие запасные части были использованы. Стоимость списанных запчастей относят в дебет счета 1 401 20 272 «Расходование материальных запасов». Одновременно делается запись в карточке учета основных средств (транспортных средств).
Согласно Указаниям № 171н расходы, связанные с оплатой договоров на оказание услуг по проведению ремонта, относятся на подстатью 225 «Услуги по содержанию имущества» КОСГУ.
Дебет 1 105 06 340
«Увеличение стоимости прочих материальных запасов»
Кредит 1 302 34 730
«Увеличение кредиторской задолженности по приобретению материальных запасов» — оприходованы запчасти;
Дебет 1 105 06 340
«Увеличение стоимости прочих материальных запасов»
Кредит 1 105 06 340
«Увеличение стоимости прочих материальных запасов» — запчасти переданы со склада;
Дебет 1 401 20 272
«Расходование материальных запасов»
Кредит 1 105 06 440
«Уменьшение стоимости прочих материальных запасов» — списаны на расходы запчасти, использованные при ремонте;
Дебет 1 401 20 225
«Расходы на услуги по содержанию имущества»
Кредит 1 302 22 730
«Увеличение кредиторской задолженности по расчетам по работам и услугам по содержанию имущества» — отражены услуги сторонней организации по ремонту автомобиля.
Если в ходе ремонта заменяются номерные запасные части, то согласно постановлению Правительства РФ от 12 августа 1998 г. № 938 «О государственной регистрации автомототранспортных средств и других видов самоходной техники на территории Российской Федерации» организации обязаны в установленном порядке изменить регистрационные данные в ГИБДД или органах Гостехнадзора в течение 5 суток после замены номерных агрегатов.
