На основании абзаца 2 пункта 4.4 «Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации», утвержденного Банком России 12 ноября 2011 г. № 373-П, подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Для случаев, когда работник на третий рабочий день не выходит на работу (заболел, ушел в отпуск и т. п.), предусмотрено исключение: отчитаться нужно в течение 3 рабочих дней, следующих за днем выхода на работу.
В сформированной учетной политике учреждения предусматривается срок, на который выдаются под отчет наличные денежные средства.
В конце отчетного финансового года все подотчетные суммы должны быть полностью погашены, за исключением авансовых сумм, выданных работникам учреждения на командировочные расходы, которые будут закрыты только в следующем финансовом году.
Вместе с тем перед составлением годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности учреждение обязано провести инвентаризацию активов и обязательств.
Также при отсутствии документов, подтверждающих произведенные расходы (в указанном случае это квитанции о почтовых отправлениях и реестры с указанием отправленных постановлений), работодатель не имеет права оплачивать указанные расходы.
