В соответствии с Инструкцией № 157н, а также Инструкцией № 162н списание ГСМ следует осуществлять на основании оправдательных первичных документов, подтверждающих расход топлива.

Согласно Инструкции № 162н документом, применяемым для списания в расход всех видов топлива, является путевой лист. Согласно приказу Минфина России от 15 декабря 2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению» (далее — Приказ № 173н) государственные (муниципальные) учреждения используют унифицированные формы путевых листов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78. Так, для легкового автомобиля применяется путевой лист (ф. 0345001), для иных видов транспортных средств — путевые листы (ф. 0340002, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007). Документ должен быть заполнен в порядке, утвержденном приказом Минтранса России от 18 сентября 2008 г. № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Путевой лист является основным документом для списания в расход всех видов топлива, но не единственным. При проверке правильности списания ГСМ ревизоры используют:

• путевые листы;
• авансовые отчеты, в случае если бензин приобретался за наличные денежные средства; если же заправка автомобиля производилась по талонам — Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003). Напомним, что согласно нормам п. 169, 170 Инструкции № 157н прием в кассу и выдача из кассы талонов на бензин оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с записью на них «Фондовый». Приходные и расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами;
• приказы руководителя учреждения, утверждающие:

а) лимит километража пробега автомобиля;

б) норму расхода топлива в зависимости от марки, модели и модификации автомобиля;

в) размер надбавок к норме расхода топлива в соответствии с Рекомендациями № АМ-23-р;

г) зимний и летний периоды в соответствии с районом, в котором эксплуатируется автомобиль;

д) направление работника в командировку на служебном автомобиле;

• Акт о списании материальных запасов (ф. 0504230) (при списании масел, тормозных жидкостей, тосола и т. д.).