Регулирование трудовых отношений между работником и работодателем по обязанности возмещения работнику расходов по проезду, найму жилого помещения, суточных, а также иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя, в случае направления работника в служебную командировку, а также порядок отражения указанных расходов в бухгалтерском учете с 1 января 2013 года регулируются частью 1 статьи 168 Трудового кодекса, Законом от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон № 402-ФЗ).

В соответствии с пунктом 2 приказа Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» маршрут/квитанция электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выписка из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок) является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

В случае если авиабилет приобретен в бездокументарной форме (электронный билет), то документами, подтверждающими расходы на приобретение авиабилета, являются сформированная автоматизированной информационной системой оформления воздушных перевозок маршрут/квитанция электронного документа (авиабилета) на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, а также посадочный талон, подтверждающий перелет лица, имеющего право на компенсацию, по указанному в электронном авиабилете маршруту, и документы, подтверждающие оплату работником электронного билета, в том числе третьим лицом по поручению и за счет работника.

В силу норм Закона № 402-ФЗ и положений Инструкции № 157н все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они оформлены в соответствии с требованиями законодательства и содержат обязательные реквизиты.

Таким образом, возмещение учреждением работнику расходов, произведенных супругом (супругой), допустимо при наличии решения руководителя учреждения, принятого в пределах его полномочий.

При этом в составе пакета документов, подтверждающих обоснованность расходов, произведенных безналично супругом (супругой), необходимо представить документы, позволяющие однозначно установить, что расходы были произведены супругом (супругой) за счет их имущества, нажитого во время брака, являющегося совместной собственностью (личное заявление работника, личное заявление супруга (супруги), копия брачного контракта, при его наличии, выписка с банковского договора (счета) о движении денежных средств супруга (супруги) и т. д.).