Централизация бухгалтерского учета осуществляется на основании документов, принятых соответствующим органом государственной власти или местного самоуправления. Учредителем централизованной бухгалтерии выступает орган государственной власти, а на муниципальном уровне — администрация муниципального образования. Работа учетного центра осуществляется на основании устава, положения, утвержденного учредителем (решением представительного органа муниципального образования) и договора на бухгалтерское обслуживание по ведению учета и формированию отчетности с обслуживающим учреждением. Учреждение, в свою очередь, локальным актом устанавливает (утверждает) ответственное лицо за тот или иной участок работы. В договоре отдельным пунктом прописывается ведение кассовой дисциплины (операций).
Согласно пункту 11 Инструкции № 157н регистры бухгалтерского учета формируются в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях, а при наличии технической возможности — на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную подпись. Проверенные ответственным лицом данные принимаются к учету и систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций, дате принятия к учету первичного документа), а также группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета накопительным способом с отражением в регистрах бухгалтерского учета. Записи в регистры бухгалтерского учета осуществляются по мере совершения операций и принятия к бухгалтерскому учету первичного (сводного) учетного документа, но не позднее следующего дня после получения первичного (сводного) учетного документа, как на основании отдельных документов, так и на основании группы однородных документов.
Порядок ведения кассовых операций установлен (утвержден) Указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Положение). Согласно пункту 4.1 Положения кассовые операции оформляются:
приходным кассовым ордером (ф. 0310001) (Инструкция № 173н) — по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Федеральным законом от 22 мая 2003 года № 54‑ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», на общую сумму принятых наличных денег, за исключением сумм наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента) (п. 5.2 Положения);
расходным кассовым ордером (ф. 0310002) (Инструкция № 173н) — выдача наличных денежных средств (п. 6 Положения).
Сдачу денежных средств в кассу банковского учреждения осуществляет кассир или доверенное лицо (приказ учреждения). Кассиром централизованной бухгалтерии оформляется Расходный кассовый ордер (ф. 0310002) на выдачу денежных средств ответственному за сдачу в банк, где в строке «выдать» указываются фамилия, имя и отчество сдающего. В строке «основание» — содержание финансовой операции. После выдачи наличных денег по расходному кассовому ордеру (ф. 0310002) кассир подписывает его (п. 6.2 Положения) и регистрирует в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (ф. 0310003) (Инструкция № 173н).
Вноситель денежных средств на лицевой (расчетный) счет оформляет Объявление на взнос наличными (ф. 0402001) (Инструкция № 173н), что регламентируют следующие законодательные акты:
приказ Федерального казначейства России от 30 июня 2014 г. № 10н «Об утверждении Правил обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований)»;
положение от 18 февраля 2014 г. Банка России № 414-П и Минфина России № 8н «Положение об особенностях расчетного и кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства, финансовых органов субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) и органов управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации».
Порядок заполнения формы 0402001 осуществляется в соответствии с требованиями, утвержденными указаниями Банка России от 30 июля 2014 г. № 3352-У «О формах документов, применяемых кредитными организациями на территории Российской Федерации при осуществлении кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России, банкнотами и монетой иностранных государств (группы иностранных государств), операций со слитками драгоценных металлов, и порядке их заполнения и оформления». Полученную квитанцию, скрепленную печатью банка, необходимо сдать в централизованную бухгалтерию для прикрепления ее к Расходному кассовому ордеру.
