Согласно пункту 346 Инструкции № 157н аналитический учет полиграфической и печатной продукции (поздравительные открытки, грамоты и благодарности) ведется на Карточках количественно-суммового учета материальных ценностей (ф. 0504041) в разрезе материально ответственных лиц, мест хранения по каждому предмету имущества. Материально ответственные лица ведут учет материальных запасов в Книге (Карточке) учета материальных ценностей (ф. 0504042 (0504043)) по наименованиям, сор­там и количеству.

Учет операций по расходу материальных запасов, их выбытию из эксплуатации, перемещению внутри учреждения ведется в Журнале операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов.

Списание сувенирной продукции производится по акту с отражением по кредиту забалансового счета 07 «Переходящие награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры».

Согласно пункту 6 Инструкции № 157н субъект учета в целях организации бухгалтерского учета, руководствуясь законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующими бухгалтерский учет, настоящей Инструкцией, формирует свою учетную политику исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности учреждения и выполняемых им в соответствии с законодательством Российской Федерации полномочий.

Также в письме Минфина России от 4 октября 2013 г. № 02-05-10/41316 указано следующее: порядок оформления списания материальных ценностей, израсходованных при проведении массовых мероприятий, а также перечень документов, подтверждающих обоснованность произведенных расходов, может быть установлен учреждением в рамках формирования его учетной политики. Такими документами могут быть в том числе приказ на проведение мероприятия, план мероприятия, утвержденный конкурсной комиссией, и протокол с приложением списка победителей, которым были вручены призы.

При этом согласно пункту 345 Инструкции № 157н призы, знамена, кубки, приобретаемые в целях вручения (награждения), дарения, учитываются на забалансовом счете 07 «Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры» в течение всего периода их нахождения в учреждении по стоимости их приобретения.