Нередко у руководителей бюджетной сферы, финансистов и экономистов, возникают рабочие вопросы, решение которых уже найдено у коллег. Мы открыли для вас единую площадку открытого обсуждения бюджетных вопросов.
Прошу разъяснить порядок списания денежных документов в следующей ситуации. На балансе казенного учреждения числятся талоны на бензин. Организация-поставщик прекратила деятельность по реализации ГСМ, поэтому талоны не могут быть обеспечены ГСМ. Приходные документы (контракт, приходные накладные) отсутствуют в связи с истечением срока хранения данного вида документов (5 лет).
В каком порядке (бухучет) и с оформлением каких документов следует списать данные талоны? Обязательно ли обращение в суд с исковым заявлением о взыскании стоимости талонов (с учетом отсутствия документов, подтверждающих их приобретение)?
В представленной ситуации обращаться в суд с исковым заявлением о взыскании стоимости талонов нет оснований. В казенном учреждении оплата талонов на бензин производится в пределах лимитов бюджетных обязательств, выделенных на текущий финансовый год. Если факт прекращения деятельности организации-поставщика произошел в течение последующих лет, то вины поставщика в том, что учреждение вовремя не использовало ГСМ по приобретенным талонам, нет. Также следует учесть факт отсутствия подтверждающих документов и срок исковой давности. Согласно статье 196 Гражданского кодекса общий срок исковой давности составляет три года со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права (прекращении поставщиком деятельности по реализации ГСМ).
Списание талонов на бензин осуществляется на основании решения постоянно действующей комиссии по поступлению и выбытию активов, оформленного оправдательным документом (первичным (сводным) учетным документом) (п. 34 Инструкции № 157н). Следует также установить причину, по которой эти талоны не были использованы в установленные сроки.
В случае принятия решения постоянно действующей комиссией о списании талонов с бухгалтерского (балансового) учета в соответствии с Инструкцией № 162н списание талонов оформляется бухгалтерской записью:
Дебет 0 401 10 172
«Доходы от операций с активами»
Кредит 0 201 35 610
«Выбытия денежных документов из кассы учреждения».
В случае если установлено виновное лицо, сумма ущерба, подлежащая возмещению этим работником, отражается следующими бухгалтерскими записями:
Дебет 0 209 74 560
«Увеличение дебиторской задолженности по ущербу материальных запасов»
Кредит 0 401 10 172
«Доходы от операций с активами».
Списанные денежные документы подлежат уничтожению, что фиксируется соответствующим актом.
Во всех актах, сопровождающих списание и уничтожение денежных документов, должны быть указаны серия и номер талонов. Акты подписываются всеми членами комиссии.
Кроме того, согласно пункту 170 Инструкции № 157н и пункту 50 Инструкции № 162н выбытие денежных документов оформляется Расходным кассовым ордером (ф. 0310002) с произведением на них записи «Фондовый». Расходные кассовые ордера с записью «Фондовый» регистрируются в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.
