Согласно статье 188 Трудового кодекса при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.
В размерах компенсации работнику могут быть учтены расходы по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля: сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт.
Кроме того, одним из вариантов использования личного автомобиля в служебных целях может быть договор аренды автомобиля учреждением у работника.
В соответствии со статьей 606 Гражданского кодекса по договору аренды (имущественного найма) арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование или во временное пользование. На основании статьи 643 Гражданского кодекса договор аренды транспортного средства без экипажа должен быть заключен в письменной форме независимо от его срока. Размер арендных платежей и порядок их перечисления определяются договором, заключенным в порядке, установленном гражданским законодательством.
Если учреждение возмещает расходы сотруднику за использование личного транспорта в виде компенсации, то такие расходы нужно отражать по подстатье 212 «Прочие выплаты» КОСГУ. В случае заключения с сотрудником договора аренды транспортного средства расходы по такому договору отражаются по подстатье 224 «Арендная плата за пользование имуществом» КОСГУ. Оплату в данном случае ГСМ и запасных частей нужно отражать по статье 340 «Увеличение стоимости материальных запасов».