Если обнаружена недостача продуктов питания, то в пределах норм естественной убыли она относится на счет 401 01 272 «Расходование материальных запасов», или на увеличение стоимости готовой продукции на счет 106 04 340 «Увеличение стоимости изготовления материалов, готовой продукции (работ, услуг)», а сверх норм - за счет виновных лиц.
Недостача выявляется в ходе инвентаризации путем подсчета, обмера и взвешивания фактически имеющихся продуктов питания. Списание в пределах норм естественной убыли производится на основе соответствующего расчета, составленного и утвержденного в установленном порядке. Размер естественной убыли определяется по каждому наименованию продуктов в отдельности. Результат инвентаризации оформляется Ведомостью расхождений по результатам инвентаризации (форма 0504092). Потери в пределах норм списываются в расход по учетным ценам.


Дебет 401 01 272 «Расходование материальных запасов»
Кредит 105 02 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания» или

Дебет 106 04 340  «Увеличение стоимости изготовления материальных запасов, готовой продукции»
Кредит  105 02 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»
- списана сумма недостачи продуктов питания в норме естественной убыли

При недостаче продуктов в результате хищения и порчи и отсутствием виновных лиц, списание отражается такой проводкой
Дебет счета 401 01 172 «Доходы от реализации активов»
Кредит счета 209 04 660  «Погашение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов»

Потери продуктов питания сверх норм учитываются в составе недостач по рыночным ценам и подлежат удержанию с виновных лиц. Взыскание с работника осуществляется по распоряжению работодателя. При этом распоряжение должно быть издано в течение одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба, то есть со дня подписания акта соответствующей проверки.

Дебет  209 04 560 «Увеличение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов»
Кредит 401 01 172 «Доходы от реализации активов»
- отнесена за счет виновного лица сумма недостачи продуктов питания

Дебет 401 01 172  «Доходы от реализации активов»
Кредит 105 02 440 «Уменьшение стоимости продуктов питания»
- отражено списание сверх норм по балансовой стоимости

Дебет   201 04 510 «Поступление в кассу»
Кредит 209 04 660 «Погашение дебиторской задолженности по недостачам материальных запасов»
- поступило в кассу возмещение от виновного лица