Оперативный учет

На одном из совещаний сотруднику Минфина России был задан вопрос о том, как учитывать основные средства стоимостью до 1000 рублей. «Ведите оперативный учет», – был ответ. О новых способах организации такого учета рассказывает И.Н. КСЕНДЗОВ, руководитель аналитического отдела консалтинговой компании.

О том, кто должен задуматься над разработкой методических указаний по учету основных средств стоимостью до 1000 рублей, рассказано на стр. ХХ настоящего номера. Пока нет методических рекомендаций, на практике бухгалтеры поступают чаще всего следующим образом.
По учреждению издается приказ или распоряжение. Без этих документов в случае пропажи основного средства трудно будет подобрать юридические основания для предъявления каких-либо исков. В распорядительном документе оговаривается, что в связи с контролем за использованием основных средств стоимостью до 1000 рублей, переданных в эксплуатацию, объекты должны отражаться в оперативном учете. Обычно указывают материально ответственное лицо, порядок учета (в денежном выражении, в количественном выражении), порядок списания. Как правило, комиссия по списанию утверждается в том же составе, что и по остальным основным средствам.
Неважно, как ведется оперативный учет: в оборотках или на забалансовых счетах. Основное требование, которое должны уяснить программисты: информация не должна попадать в Главную книгу (это задача программистов). Вот пример решения такой задачки. В программе каждое материально ответственное лицо учитывается в закодированном виде. Код присваивается после заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Оборотные ведомости по основным средствам можно печатать в том числе и в разрезе по МОЛам.
При передаче имущества под ответственность от одного лица к другому (внутреннее перемещение) ставится признак, чтобы проводки не отражались в Главной книге. Таким образом, проводки отображаются только для изменения материально ответственного лица.
Конечно, оперативный учет основных средств охватывает не только их «малоценную» часть. Он служит для формирования отчетности по различным фильтрам и группировкам. А современные средства автоматизации позволяют значительно сократить затраты на инвентаризацию и собственно учет товарно-материальных запасов.

Технические возможности
Для решения задачи полной автоматизации оперативного учета основных средств и материально-производственных запасов в последнее время широко применяют несъемные пленочные этикетки со штриховым кодированием, терминалы сбора данных и специализированное программное обеспечение.
Штрих-кодовые этикетки, наподобие тех, какие можно увидеть на товарах в супермаркетах, – аналог инвентарной бирки. При попытке переклейки этикетки с одного объекта на другой штрих-код разрушается.
Для сбора информации о приходе, перемещении и снятии с учета помеченных объектов используются недорогие ручные компьютеры сбора данных со встроенным сканером штрих-кода. Некоторые из подобных портативных устройств – чуть больше пульта от телевизора. Ручной компьютер позволяет оператору производить сбор и предварительную обработку информации с последующим переносом ее в настольный компьютер.
Широкий выбор этикеток, устойчивых к влаге и другим внешним факторам воздействия, наличие различных вариантов исполнения ручных компьютеров позволяют успешно использовать данное решение как в помещениях (офис, отапливаемые склады и другое), так и на открытом воздухе в различных климатических условиях (неотапливаемые склады, оборудование, расположенное на улице, удаленные объекты учета и другое).
До недавнего времени большинство бухгалтеров бюджетных учреждений о таких чудесах техники могли только мечтать. Однако благодаря обязательной автоматизации, без которой невозможно внедрение новых правил бюджетного учета, оперативный учет государственного имущества может быть организован на новом уровне. При этом максимально эффективно решается задача маркировки имущества с целью предотвращения несанкционированной замены инвентарных единиц.

Минобороны США рекомендует
В конце прошлого века американские военные заявили, что их не устраивает «бумажно-компьютерная» бухгалтерская система. Дотошные заокеанские представители аналога нашей Счетной палаты подсчитали, что учет материальных ценностей требует бюджетных средств в размере 15 процентов от стоимости этих же ценностей.
Чтобы разобраться в причинах таких затрат, было проведено тестирование счетных работников. Оказалось, что при ручном вводе 70 миллионов символов каждый сотрудник в среднем допустил 22 тысячи ошибок. Сочтя подобные цифры недопустимыми, Министерство обороны США провело самый масштабный на сегодняшний день эксперимент в области выяснения эффективности применения штрихового кодирования. С некоторыми его результатами вы можете ознакомиться в таблице 1.

Практики рассказывают
Пользоваться плодами современных технологий совсем несложно. В вашей бухгалтерской программе уже есть справочник основных средств. Он перекачивается из бухгалтерской программы с помощью специального программного модуля, который забирает и обрабатывает эту информацию. Потом эта информация кодируется в штрих-коды и распечатывается на особом (термотрансферном) принтере.
Для печати этикеток можно использовать дешевую бумагу. Печать на особой бумаге, оставляющей после себя неудаляемое изображение, сигнализирующее о том, что наклейка прежде была на данном месте, рекомендуют в основном для усиления контроля за сохранностью объектов учета.
Из огромного многообразия возможностей штрих-кодового оперативного учета можно выделить следующие.

1. Инвентаризация
На терминал сбора данных устанавливается программный модуль «Инвентаризация имущества» и загружаются соответствующие справочники с перечнем объектов учета.
Сотрудник учреждения (оператор) считывает при помощи лазерного сканера штриховой код со всех подлежащих учету предметов. В процессе инвентаризации выполняется выбор места хранения и сканирование всех объектов учета. На каждый считанный штриховой код отображается его наименование. Если штриховой код не найден в справочнике – отображается предупреждение о том, что объект учета с данным штриховым кодом не найден.
Если оператор обнаружил плохую этикетку, то он может ее отметить как требующую замены. При этом поврежденный штрих-код имущества либо сканируется, либо вводится вручную. При невозможности определения кода оператор выбирает имущество из списка объектов учета, закрепленного за данным местом хранения.
Таким образом можно легко определить предметы, которые еще не учтены, а также учтены, но закреплены, скажем, за другим помещением. Существует и возможность объединения предметов учета в комплекты независимо от их месторасположения на территории. В специальные файлы (файл) записывается следующая информация, которая позже будет перенесена в обычный настольный компьютер:
– ввод в базу нового имущества и его закрепление за местом хранения или материально ответственным лицом;
– перечень имущества, которое подлежит реализации (списанию);
– перечень имущества, этикетки на котором необходимо заменить.

2. Регистрация выбытий и перемещений
При перемещении имущества оператор считывает штриховой код, программа определяет место хранения, за которым закреплено данное имущество, и его наименование. Оператор выбирает новое место хранения из списка, загруженного в терминал, и сохраняет данные.
Если имущество снимается с учета, оператор считывает штриховой код и указывает причину выбытия, например номер приказа или распоряжения. При подготовке имущества к реализации оператор считывает штриховой код сканером или вводит его вручную. В результате список, необходимый для отгрузочных документов, формируется автоматически.

3. Безопасность
Терминал сбора данных, так же как и компьютерная бухгалтерская программа, может быть предназначен для одновременной работы нескольких операторов. Чтобы организовать контроль за действиями сотрудников учреждения, разработчики программного обеспечения предусмотрели возможность ограничения прав доступа оператора к выполняемым операциям.
Кроме того, ведется журнал действий каждого оператора. В нем отражаются тип операции, производимые действия, время выполнения операции.