В письме Министерства финансов Российской Федерации от 01 февраля 2006 г. №02-14-10а /187 перечислены учетные регистры, которые необходимо хранить в бумажном виде, остальные, следовательно, можно не распечатывать. Правовые основы и технологию создания электронного архива рассматривает эксперт Н.А. ВИКТОРОВА.
Рабочий стол многих бухгалтеров зачастую напоминает бумажную Эйфелеву башню, которая с каждым годом будет только увеличиваться. Между тем хозяйственный отдел только и занят закупкой и размещением стеллажей для хранения всех этих бумаг. Обуздать бумажный поток может лишь электронный архив. Преимущества такого метода хранения информации очевидны: все сведения собраны в одном месте, расходы на содержание архива – минимальны, любой документ за любой период можно найти за считанные минуты, да и хранить электронный архив можно столетиями.
Есть различные способы создания электронного документооборота: сканирование всех бухгалтерских документов (создание их электронных версий) или составление сразу электронных документов. Однако электронная версия документа не имеет юридической силы оригинала. Из трех законов, которые могли бы придать легитимность электронному архиву – об электронном документе, об электронной коммерции и об электронной цифровой подписи, – сейчас принят только последний. Это Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Поэтому полностью перевести учреждения на электронный документооборот на сегодняшний день остается мечтой. И все же даже сегодня не все бухгалтерские документы обязательно должны хранится в бумажном виде. В статье 5 Закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» сказано, что в состав архивного фонда входят также электронные документы. Из этого можно сделать вывод, что хранить документы в электронном виде вовсе не запрещено, а наоборот даже разрешено.
Необязательные бумаги
Законодательство прямо не определяет перечень «бумажных» бухгалтерских документов, которые должны быть при ведении бухгалтерского учета в компьютерных программах. В этом вопросе можно ориентироваться на пункт 3 статьи 6 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее по тексту – Закон № 129-ФЗ). Согласно этому пункту в учетной политике должны быть утверждены «формы первичных учетных документов».
Мы не раз приводили в нашем журнале мнение сотрудников Минфина России о том, что никто не имеет права требовать с бюджетного учреждения учетную политику по бухгалтерскому учету. Однако учреждение вполне может утвердить организационно-распорядительный документ, регламентирующий работу бухгалтерии. В нем можно указать, какие из документов будут формироваться только в электронном виде.
Документы унифицированные…
Для бюджетных учреждений предусмотрено оформление хозяйственных операций первичными учетными документами унифицированной формы. Например, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (ф. 0504421), расчетно-платежная ведомость (ф. 0504401), приказы и распоряжения, подписанные ЭЦП, могут существовать в электронной форме. А вот формы, на которых обязательным реквизитом является печать (например, Кассовая книга), придется хранить только в бумажном виде. Даже если они первоначально были подготовлены на компьютере, в дальнейшем их обязательно нужно распечатать и подписать в обычном порядке.
…и не унифицированные
Не все учетные документы утверждены действующим законодательством, что не мешает их существованию в хозяйственной практике. Например, акт выполненных работ не имеет установленной формы. Его форму можно закрепить в учетной политике на следующий год.
Обратите внимание: несмотря на то, что акт выполненных работ (оказанных услуг) – двусторонний документ, это не означает, что он должен быть одинаковой формы у обеих сторон, его подписывающих. Дело в том, что учреждение не может знать за год вперед (при утверждении учетной политики), кому оно будет оказывать услуги в следующем году. Следовательно, акт, составленный не по унифицированной форме, будет являться первичным документом только для того учреждения, которое его утвердило в учетной политике. Чтобы не возникало проблем, в договоре каждая из сторон должна закрепить свою форму акта, а по окончании работ ими обменяться.
Налоговые документы для архива
В статье 169 Налогового кодекса сказано, что счет-фактура является документом, служащим основанием для принятия предъявленных сумм налога к вычету или возмещению. Поскольку до недавнего времени одним из обязательных реквизитов счета-фактуры была печать, то автоматически отпадала вероятность ее составления лишь в электронном виде. Сейчас же наличие печати на счете-фактуре не обязательно, значит можно сделать вывод, что хранить их у себя на бумажных носителях не нужно.
Тем не менее, в пункте 1 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. № 914 предусмотрено хранение своих экземпляров счетов-фактур продавцами и покупателями в соответствующих журналах учета.
Согласно пункту 6 Постановления, журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур должны быть прошнурованы, а их страницы пронумерованы, что принципиально невозможно сделать со счетом-фактурой в электронном виде. Следовательно, в настоящее время счет-фактура может существовать только в бумажном виде, в котором и должна храниться в архиве.
Формы книги покупок, книги продаж и журнала учета счетов-фактур также регламентируется Постановлением № 914. В соответствии с этим порядком, должны быть прошнурованы и пронумерованы журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур (п. 6), книга покупок (п. 15), книга продаж (п. 27). Кроме того, согласно пункту 28 по истечении отчетного периода, но не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным месяцем (кварталом), необходимо распечатывать книги покупок и продаж, которые должны быть не только пронумерованы, прошнурованы, но и опечатаны в обычном порядке. Это также исключает возможность существования данных регистров в электронной форме.
Срок хранения
Согласно пункту 2.5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (Перечень утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.) срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. Таким образом, электронные документы, также как бумажные, необходимо хранить не один год.
Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 вышеназванного Перечня обязывает хранить документы четыре года. Одновременно закон о бухучете требует хранить всю бухгалтерскую документацию не менее пяти лет (ст. 17 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ). Надо полагать, что налоговое законодательство требует хранить те документы, которые будут подтверждать правильность расчета и уплаты налогов, четыре года.
А в бухгалтерском законодательстве речь идет о документах, необходимых для бухучета. Вот только грань между ними провести иногда бывает сложно, да и сами законодатели не уточнили, к каким документам какой конкретно срок хранения следует применять. Поэтому для собственной безопасности документы лучше всего хранить пять лет. Ведь в случае отсутствия первички вас могут привлечь к ответственности по статье 120 Налогового кодекса и оштрафовать на пять тысяч рублей.
Конкретные сроки хранения для каждого документа определил Росархив. Так, согласно упомянутому выше Перечню типовых управленческих документов, для первичных бухгалтерских документов этот срок установлен в пять лет. А, например, кадровые документы необходимо хранить 75 лет. Такие документы как годовые балансы, хранить придется постоянно.
