Проблема организации электронного документооборота с кредитными учреждениями при проведении операций на счетах № 40116 «Средства для выплаты наличных денег организациям» остается актуальной на протяжении всего времени исполнения органами Федерального казначейства функции по обеспечению наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы РФ. Связана она в основном с отсутствием единых форматов передачи информации между органами Федерального казначейства и кредитными учреждениями, которые для электронного обмена информацией со своими клиентами используют форматы электронных банковских сообщений, отличные от применяемых в органах Федерального казначейства.
Первый опыт электронного документооборота
Решение этой проблемы становится все более актуальным, поскольку количество счетов, открываемых органам Федерального казначейства в учреждениях банков, с каждым годом растет. На сегодняшний день УФК по Владимирской области в учреждениях банков открыто 523 счета для кассового обслуживания исполнения бюджетов, на которых ежедневно проводится в среднем 28 тыс. операций по поступлениям, расходованию бюджетных средств и операций по обеспечению наличными деньгами получателей средств бюджетов. Операции по обеспечению наличными деньгами получателей средств бюджетов учитываются Управлением в соответствии с приказом Минфина России от 3 сентября 2008 г. № 89н «Об утверждении Правил обеспечения наличными деньгами получателей средств бюджетов бюджетной системы Российской Федерации» на 164 счетах № 40116 «Средства для выплаты наличных денег организациям», 58 из которых открыты в подразделениях расчетной сети Банка России и 106 — в подразделениях Сбербанка России. Согласно статистике документооборота на счетах № 40116 за 2009 год ежедневно специалисты органов Федерального казначейства Владимирской области вручную обрабатывали в среднем 944 платежных документа, в 2010 году — 937. Анализ допущенных ошибок показал, что наибольшее их количество было связано с так называемым человеческим фактором.
В условиях роста объема платежных документов, ежедневно обрабатываемых органами Федерального казначейства при кассовом обслуживании исполнения бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, необходимость автоматизации процесса обработки информации и перехода на безбумажный обмен информацией с кредитными учреждениями была совершенно очевидна. Необходимо было уменьшить время обработки информации, снизить нагрузку на людские ресурсы, исключить риски, связанные с ручной обработкой платежных документов. УФК по Владимирской области еще в 1999 году приступило к изучению и внедрению безбумажного документооборота с учреждением Банка России. Электронный документооборот осуществлялся с применением автоматизированного рабочего места «Банк-Клиент» в соответствии с заключенным договором «Об обмене электронными документами через расчетную сеть Банка России и использовании электронной цифровой подписи». Это позволило реализовать передачу в электронном виде платежных поручений на списание средств со счетов, открытых областному Управлению. Также появилась возможность получения в электронном виде выписок по счетам с отражением всех операций. На сегодняшний день система электронного документооборота с Банком России полностью обеспечивает автоматизированный учет операций при обслуживании счетов Управления Федерального казначейства по Владимирской области.
Распространение электронного обмена информацией
В 2010 году Управление совместно с Владимирским отделением Сбербанка России № 8611 приняло решение автоматизировать совершение операций на счетах № 40116 и тем самым минимизировать риски, связанные с ручной обработкой платежных документов. Автоматизация должна была обеспечить отказ от применения бумажного документооборота, повышение безопасности циркулирующей информации, существенное снижение затрат времени на обработку платежных документов и одновременное обеспечение сквозного автоматизированного контроля исполнения документов на всех этапах прохождения и обработки.
Автоматизация совершения операций на счетах № 40116, открытых в подразделениях Сбербанка России, проводилась в рамках Государственного контракта на открытие и ведение счетов № 40116 и Договора о предоставлении услуг с использованием автоматизированной системы «Клиент-Сбербанк», заключенных между УФК по Владимирской области и Владимирским отделением Сбербанка России № 8611. В течение 2010 года в Управлении проводилась большая работа по совершенствованию механизма электронного обмена информацией с областным отделением Сбербанка России. Осуществлялась она в несколько этапов.
Прежде всего в Управлении и отделениях Федерального казначейства по Владимирской области была установлена и введена в эксплуатацию автоматизированная система «Клиент-Сбербанк» (АС «Клиент-Сбербанк»). Одновременно была достигнута договоренность с Владимирским отделением Сбербанка России о доработке функциональности АС «Клиент-Сбербанк» для реализации технологии обмена электронными банковскими сообщениями с применением унифицированных форматов электронных банковских сообщений (далее — УФЭБС). Совместно со специалистами Владимирского отделения Сбербанка России был разработан опытный проект реализации технологии обмена электронными банковскими сообщениями с применением УФЭБС между АС «Клиент-Сбербанк» и прикладным программным обеспечением «Автоматизированная система Федерального казначейства» (далее — ППО АСФК). В рамках реализации опытного проекта был разработан и установлен в УФК дополнительный модуль к АС «Клиент-Сбербанк», позволяющий:
— конвертировать получаемые из Владимирского отделения Сбербанка России с применением АС «Клиент-Сбербанк» структурированные файлы, содержащие выписки банка и информацию об операциях, проведенных на счетах № 40116, из форматов, применяемых в данном отделении Сбербанка России в УФЭБС;
— конвертировать передаваемые во Владимирское отделение Сбербанка России с применением АС «Клиент-Сбербанк» структурированные файлы с платежными поручениями на списание средств со счетов № 40116, выгруженные ППО «АСФК» из УФЭБС, в форматы, применяемые во Владимирском отделении Сбербанка России.
Также был утвержден план-график и проведены тестовые мероприятия по проверке функциональности системы при осуществлении обмена электронными банковскими сообщениями унифицированного формата между АС «Клиент-Сбербанк» и ППО «АСФК». Заключительным этапом стала опытная эксплуатация АС «Клиент-Сбербанк» с привлечением трех отделений Управления.
В декабре 2010 года доработанная автоматизированная система «Клиент-Сбербанк» была внедрена в постоянную эксплуатацию, что позволило ежедневно получать выписки банка и осуществлять отправку платежных поручений на списание средств со счетов № 40116 в УФЭБС. Можно констатировать, что в результате внедрения электронного документооборота между УФК по Владимирской области и Владимирским отделением Сбербанка России:
- повысилась оперативность обмена информацией;
- увеличилась скорость обработки информации;
- оказалась практически исключена ручная обработка платежных документов, а значит, и связанные с этим риски;
- сократились транспортные расходы;
- появилась возможность формирования резерва рабочего времени специалистов.
Еще одно преимущество электронного документооборота — возможность централизации обработки платежных документов по счетам № 40116 на уровне Управления, что в значительной степени повысило качество обработки информации.
Стоит отметить, что сегодня при объявлении аукционов на открытие и ведение счетов № 40116 «Средства для выплаты наличных денег организациям» одним из обязательных условий УФК по Владимирской области уже на этапе составления технического задания является предоставление кредитным учреждением возможности электронного обмена информацией в форматах, используемых органами Федерального казначейства. Проведенную в УФК по Владимирской области работу можно считать одним из этапов в развитии «Электронного казначейства» и выполнением важного условия в реализации намеченного Федеральным казначейством на 2011 год мероприятия по переводу счетов по обеспечению получателей средств бюджетов бюджетной системы РФ наличными денежными средствами из подразделений расчетной сети Банка России на обслуживание в кредитные организации.
