— В 1997 году при подготовке реформы бухгалтерского учета и перехода на учет по международным стандартам мы искали такой программный продукт, который смог бы обеспечить автоматизацию бухгалтерского учета по стандартам Центрального банка. Участвовать в тендере мы пригласили ряд иностранных и украинских компаний. Однако ни один из отечественных разработчиков не смог дать нам гарантии, что за год сможет выполнить необходимый объем работ. Именно поэтому мы обратились к западным компаниям. В результате во второй этап тендера вышли две компании — Midas Kapiti и SAP AG. Победу одержала SAP.
В том же году мы подписали контракт с SAP, однако осуществление проекта автоматизации финансово-экономической и хозяйственной деятельности началось только в 2000 году. До этого момента необходимо было детально изучить систему, реализовать ее банковскую часть. В конечном итоге для автоматизации банковских операций мы приобрели программное решение украинских разработчиков, которое сегодня успешно взаимодействует с SAP R/3. Благодаря этому мы имеем интегрированную учетную систему, удовлетворяющую основным потребностям банка.
— По каким критериям проводился отбор?
— Мы искали систему с современной базой данных. Хотя на тот момент мы не могли определенно сказать, с какой именно, потому, что тендер по выбору базы данных проводился отдельно. Более того, мы не знали, какое оборудование будет закуплено, поэтому основным критериями были — универсальность базы данных, ее совместимость с любой технической платформой и с другими учетными системами. Эти условия сразу отсеяли множество претендентов. — На сегодняшний день вас устраивает программное обеспечение SAP? — Да, потому что SAP эффективно автоматизировал нашу бюджетную часть. До этого все данные, относящиеся к бюджету, консолидировались в ручном режиме отдельными частями в Excel-таблицах, а потом сводились в единый документ. Это был давно устаревший метод. Кроме того, на основе учетных процессов в SAP-системах появилась возможность реализации информационно-аналитической системы для руководства банка.
— Много ли было сложностей при внедрении системы?
— Конечно, провести столь масштабную реорганизацию было непросто, ведь раньше системы такого класса в банке не было. Произошел перелом в подходе к операциям в банке, а также в самом мышлении сотрудников. Во-первых, было сложно изменить психологию пользователей, работавших до этого с продуктами более низкого класса. Во-вторых, до внедрения SAP все сотрудники были ограничены узкими рамками — каждый имел строго регламентированную сферу ответственности. Новая система обеспечила взаимодействие различных подразделений и департаментов, прозрачность бизнес-процессов. Такой кардинальный переход для многих оказался психологически тяжелым. Впрочем, любая реорганизация воспринимается неоднозначно. Тем не менее, сегодня никто из наших пользователей не стремится вернуться к прежней системе работы.
— Какие преимущества получил банк после внедрения SAP R/3?
— В Национальном банке Украины существует 25 территориальных, 4 учебных и 5 самостоятельных подразделений. Раньше в каждом из них существовало множество локальных учетных подсистем. Встал вопрос о стандартизации и интеграции этого процесса. Мы его успешно решили. В итоге мы смогли не только перейти с локальных комплексов на мощную интегрированную систему, но и на ее основе построить систему управления для центрального аппарата и руководства подразделений.
Сейчас мы активно используем программное обеспечение SAP R/3. Но в дальнейшем, с целью разгрузки информационных потоков, мы собираемся проводить всю управленческую отчетность с помощью решения SAP Business Intelligence. Мы выполнили задачи, запланированные на три года развития. Сегодня мы подготовили программу действий по стандартизации и унификации оставшихся локальных комплексов, относящихся к финансово-хозяйственной деятельности. Мы организовали связь с локальными комплексами через единый интерфейс, но полная стандартизация локального программного обеспечения и его интеграция с SAP R/3 планируются на будущее. Самая основная задача, как я уже говорила, — это построение аналитической системы с помощью SAP Business Intelligence.
— Можно ли сказать, что внедрение SAP привело к экономии государственных средств?
— Да, потому что появилась возможность лучше управлять бюджетом. Благодаря этому мы гораздо более эффективно используем бюджет, который нам доверен на год. — То есть раньше эти средства жесткому контролю не подлежали... — Конечно, подлежали, но основной контроль происходил поквартально. Теперь банк имеет возможность проводить корректировки и управлять финансовыми потоками ежедневно.
— Изменилась ли схема взаимодействия департаментов?
— Изменилась. Во-первых, мы выработали новые формы отношений с функциональными департаментами. Во-вторых, когда мы переводили наши подразделения с локальных комплексов, выяснилось, что многие инструктивные документы разные программы трактуют по-разному. В процессе ввода информации в SAP-систему нам пришлось сделать основательную ревизию на ее достоверность, очистить от груза ненужной информации, и только затем мы соединили пользователей. Этап, на котором мы находимся сейчас, в большей степени представляет собой анализ информации. Все наши службы аудита имеют возможность пользоваться этой информацией при подготовке к проверке наших подразделений или своей оперативной деятельности. Также функциональные департаменты по направлениям «бюджет», «доходы», «расходы» занимаются контролем, постоянно вносят изменения в систему, если появляется или ликвидируется какое-то структурное подразделение.
— В каком направлении департамент информатизации планирует двигаться дальше?
— Это зависит от потребностей наших функциональных департаментов. Если появится необходимость в автоматизации какого-то нового направления, то, естественно, будет развиваться проект. При необходимости будут вноситься изменения и проводиться оптимизация существующих процессов. Управляющий совет, который создавался под внедрение SAP R/3, а сегодня занимается и другими технологиями, определяет, при помощи какого программного обеспечения целесообразнее вести учет. На сегодняшний день такого рода систем две — «Операционный день банка» — украинская разработка и SAP R/3. Но, по нашим прогнозам, их может быть до пяти.
— Банк имеет немалый опыт работы с программным обеспечением SAP. Какие рекомендации вы могли бы дать тем, кто собирается работать с подобным решением впервые?
— Я бы посоветовала не изобретать велосипед. Достаточно следовать методологии внедрения SAP. Мы действительно через многое прошли, так как работали с подобным программным решением одними из первых среди банков, и нам не на кого было ориентироваться. Бывало, учились на своих собственных ошибках. Если бы сегодня нам пришлось начать с «чистого листа», естественно, многих проблем мы бы избежали. Успешность работы с этим продуктом полностью зависит от организации процесса его внедрения. Надо очень четко понимать, какую систему в результате вы хотите получить. Для того чтобы достичь желаемого результата, надо очень четко видеть свои цели, правильно распределять ресурсы, проводить обучение. Все эти факторы должны быть учтены.
— Чувствуют ли сотрудники банка, что перешли на новую ступень в профессиональном и психологическом плане?
— Да, это очень чувствуется. Причем это в равной степени относится и к тем сотрудникам, которые непосредственно работают с системой (таких у нас более 500), и к тем, кто не имеет непосредственного контакта с SAP R/3. Никто уже не хочет возвращаться к прежней схеме работы.
— Как вы в целом оцениваете эффективность внедрения системы?
— Мы достигли даже больших результатов, чем изначально планировалось. Проводится комплексный учет операций, повысился уровень достоверности информации. Мы сэкономили на том, что теперь не надо собирать информацию через отдельную отчетность. Ее можно видеть как с уровня подразделения, так и с уровня центра. В целом мы считаем, что любое государственное учреждение может успешно работать при наличии такой системы, поскольку она дает реальные возможности для более эффективного планирования и управления ресурсами всего предприятия.
Беседовал Дмитрий КОЖЕВНИКОВ
Журнал «Бюджет» №7 июль 2004 г.
