— Александр Иванович, какие меры по внедрению электронного документооборота и информатизации деятельности городских органов власти принимает администрация Калуги?
— В городе действует долгосрочная целевая программы «Создание системы предоставления муниципальных услуг в электронной форме органами Городской Управы города Калуги („Электронный муниципалитет“) на период
— Какую цель преследовал проект внедрения системы электронного документооборота Company Media?
— Главные цели — достижение качественно нового уровня оперативности и удобства предоставления организациям и гражданам муниципальных услуг, переход от обособленной «электронной канцелярии» в каждом подразделении к полноценному электронному документообороту в масштабе Городской Управы.
— Какие программные средства использовались для автоматизации работы с документами на момент начала проекта?
— Становление электронного документооборота в Городской Управе Калуги можно условно разделить на три временных промежутка — «каменный век», «до новой эры» и «новая эра». «Каменный век» закончился в 2004 году началом эксплуатации в тогда еще Администрации Городского Головы программного продукта Office Media от компании «ИнтерТраст». Постепенно Office Media стал устанавливаться в других подразделениях Городской Управы. В отсутствие технической поддержки, при скудном IT-бюджете, при существующей на тот момент инфраструктуре мы были вынуждены самостоятельно развивать продукт, внося изменения в программный код, что в конечном итоге привело к деградации системы и непростому решению в 2008 году о ее замене. В результате 11 января 2009 года в отдельно взятом муниципалитете наступила «новая эра» электронного документооборота.
— Почему была выбрана именно система Company Media? Пришлось ли ее дорабатывать под ваши задачи?
— Основной причиной выбора системы Company Media была преемственность используемых технических решений и методов работы. Оба продукта работали на одной и той же платформе Lotus Notes/Domino и, что самое приятное, были созданы одним разработчиком. Систему внедряли своими силами — была образована группа из четырех человек, прошедшая обучение в «ИнтерТрасте».
Как показала практика эксплуатации системы, возможностей типовой версии системы, что называется «из коробки», более чем достаточно для повседневной работы организации. Company Media имеет огромные возможности по конфигурированию и настройке.
— Были ли достигнуты цели проекта?
— Формально цель достигнута — система работает, документы циркулируют в электронном виде. Однако внедрение такой динамично развивающейся системы похоже на ремонт в квартире: можно начать и практически невозможно закончить. Система не стоит на месте и постоянно развивается разработчиком — появляются новые модули, реализуются новые возможности в области современного электронного делопроизводства.
— Какие работники и подразделения администрации работают с системой сегодня? Планируется ли расширять ее использование?
— В настоящее время мы приобрели более 520 рабочих мест системы, что составляет около 75 процентов списочного состава сотрудников Городской Управы. В это число входят все делопроизводители всех подразделений управы, все руководители любого ранга. Лицензии специалистам раздавались по мере необходимости. В наших планах — обеспечить всех сотрудников подразделений Городской Управы рабочими местами в системе. Также возникает потребность частичного или полного подключения к системе подведомственных муниципальных учреждений. Среди ближайших задач — организация деятельности руководителей высшего звена в системе с помощью мобильных планшетных устройств.
