Основная задача, возложенная на органы федерального казначейства Российской Федерации, — организация исполнения федерального бюджета, управление средствами на счетах казначейства. Органы казначейства являются кассирами всех распорядителей и получателей бюджетных средств от имени и по поручению бюджетных учреждений.
В настоящее время финансирование расходов федерального бюджета полностью осуществляется через лицевые счета получателей средств, обслуживаемые органами федерального казначейства. На лицевых счетах с начала финансового года отражаются операции, осуществляемые в процессе исполнения расходов федерального бюджета. К концу года подводится общий баланс, но в течение всего года органы казначейства имеют возможность документально отражать промежуточные итоги финансирования получателей бюджетных средств.
Организация документооборота в органе федерального казначейства осуществляется таким образом, чтобы обеспечить своевременное оформление расчетно-денежных документов, расходных расписаний, мемориальных ордеров органа федерального казначейства и их отражение в бухгалтерском учете по исполнению расходов федерального бюджета.
С целью более рационального использования операционного времени по согласованию с клиентами Управлением федерального казначейства МФ РФ по Нижегородской области разработаны и доведены до каждого клиента графики приема платежных документов. Для удобства клиентов, предоставляющих большой объем документов, время приема установлено в начале операционного дня. График работы с бюджетными учреждениями установлен с 9.30 до 16.30; закрытие предыдущего операционного дня проводится с 8.00 до 9.30, текущий операционный день установлен с 9.30 до 12.30.
Для того чтобы обеспечить своевременное обслуживание клиентов и равномерную передачу электронно-платежных документов в банк, в нашем управлении организована работа нескольких отделов по отдельному графику с 7.00 до 18.00. Установление рабочего времени с 7 часов утра обеспечивает обработку выписки банка, разделение ее по лицевым счетам отделений федерального казначейства и ее передачу не позднее 7.45. При получении выписки в 8 часов утра все органы федерального казначейства по Нижегородской области готовы с 9.30 выдать клиентам выписки из лицевых счетов по операциям за предыдущий день.
В оптимизации работы органов федерального казначейства особое значение имеет организация электронного документооборота со всеми участниками бюджетного процесса, в том числе с банками и с бюджетополучателями.
В 2002 г. платежные документы от клиентов принимались областным управлением в электронном виде (на дискетах) с одновременным предоставлением их оригиналов на бумажном носителе с подтверждающими платеж документами. С целью ускорения ввода платежных поручений и расходных расписаний Управлением были установлены клиентам дополнительные программы «Автоматизированное рабочее место распорядителя средств» и «Автоматизированное рабочее место получателя средств» (АРМ), разработанные Информационно-техническим департаментом Минфина России к программному комплексу «Смета F».
При внедрении этой технологии возникли следующие проблемы.
Во-первых, бюджетополучатели вынуждены были нести расходы за разработку дополнительных программ для используемых бухгалтерских комплексов в целях преобразования платежных документов в необходимый формат, совместимый с программным комплексом, который используется органами федерального казначейства.
Во-вторых, если у бюджетополучателя не было дополнительных программ, ему приходилось заново вводить все платежные поручения в АРМе органов федерального казначейства.
И, в-третьих, не было гарантии, что платежные документы, находящиеся на дискете, предоставляемой бюджетополучателем в орган федерального казначейства, соответствуют информации на бумажном носителе.
Управлением было найдено альтернативное решение проблемы ускорения ввода информации -– использование технологии штрихового кодирования BiPrint. Комплекс BiPrint состоит из двух связанных частей, одна из которых устанавливается у клиента, а вторая — в казначействе. Суть технологии BiPrint в том, что при печати документа на бумажный носитель вся информация кодируется и отражается в форме рисунка штрих-кода. Этот штрих-код считывается специальным устройством — сканером и заносится в информационную систему федерального казначейства без ручного ввода. Таким образом, достигается ускорение процесса обработки документов.
Данная технология имеет ряд преимуществ.
Во-первых, бухгалтерские программы бюджетополучателей не надо дорабатывать под стандартное программное обеспечение органов федерального казначейства, поскольку разработчики технологии штрихового кодирования бесплатно предоставляют программное обеспечение, так называемую «клиентскую часть» для нанесения штрих-кода на платежное поручение при печати его из любого бухгалтерского программного комплекса, используемого бюджетополучателями.
Во-вторых, считывание информации, закодированной в штрих-коде, происходит в течение одной-двух секунд, что позволяет считывать 30-60 платежных поручений в минуту с одновременной проверкой правильности заполнения отдельных реквизитов документа.
В-третьих, сформированную таким образом базу данных легко интегрировать с централизованно разработанными программными комплексами Информационно-технического департамента Минфина России, которые используются органами федерального казначейства.
По штрих-коду, считанному с платежного документа на бумажном носителе, в программном комплексе «Смета-F» автоматически заносятся суммы по кодам экономической классификации расходов бюджетов. Оператору остается только визуально проверить соответствие кода бюджетной классификации его экономическому содержанию.
С целью обеспечения достоверности платежного документа, представленного бюджетополучателем на бумажном носителе и информации, содержащейся в штрих-коде, Управлением введена операция верификации, суть которой заключается в следующем.
Специалист казначейства — верификатор — осуществляет повторный ввод основных параметров платежного документа в разработанном Управлением программном комплексе «АРМ верификатор». Затем включается автоматическая функция сравнения информации с платежных поручений, введенных в комплекс «Смета-F», и информации с этих же платежных поручений, введенных в ПК «Верификатор». Реквизиты должны совпасть. Если они не совпадают, то необходимо устранить ошибки, и в результате информация должна соответствовать оригиналу платежного документа на бумажном носителе. После этого формируется электронный реестр платежных поручений бюджетополучателей для банка. Операция верификации проводится в обязательном порядке, независимо от способов введения информации в комплексе «Смета F» с целью исключения ошибок органов федерального казначейства при формировании электронного файла платежных поручений бюджетополучателей в банк и обеспечения достоверности представленного платежного документа.
В 2002 г. в Управлении и Оотделениях федерального казначейства, оснащенных технологией штрих-кодирования, введена новая технология верификации с использованием сканера. Это позволило заменить ручной ввод информации с платежных поручений операцией сканирования со скоростью обработки до 40 документов в минуту. Операция верификации информации, содержащейся в платежном документе и закодированной в штрих-коде, и представленной на бумажном носителе, особенно актуальна с целью исключения «злого умысла».
Опыт Управления федерального казначейства по Нижегородской области показал, что в результате применения данных технологий процесс обслуживания бюджетополучателей ускоряется в 3–5 раз.
С января 2003 г. в Управлении внедрено штрих-кодирование заключений налоговых органов на возврат средств на счет налогоплательщика по форме № 21, предоставляемых в органы федерального казначейства только на бумажном носителе.
Думается, такую технологию целесообразно использовать и при работе с другими видами документов, оформляемыми на бумажном носителе и подлежащими вводу в различные информационные системы.
Руководитель Управления федерального казначейства МФ РФ по Нижегородской бласти Екатерина МАЗИНА
Журнал «Бюджет» №6 июнь 2003 г.
В настоящее время финансирование расходов федерального бюджета полностью осуществляется через лицевые счета получателей средств, обслуживаемые органами федерального казначейства. На лицевых счетах с начала финансового года отражаются операции, осуществляемые в процессе исполнения расходов федерального бюджета. К концу года подводится общий баланс, но в течение всего года органы казначейства имеют возможность документально отражать промежуточные итоги финансирования получателей бюджетных средств.
Организация документооборота в органе федерального казначейства осуществляется таким образом, чтобы обеспечить своевременное оформление расчетно-денежных документов, расходных расписаний, мемориальных ордеров органа федерального казначейства и их отражение в бухгалтерском учете по исполнению расходов федерального бюджета.
С целью более рационального использования операционного времени по согласованию с клиентами Управлением федерального казначейства МФ РФ по Нижегородской области разработаны и доведены до каждого клиента графики приема платежных документов. Для удобства клиентов, предоставляющих большой объем документов, время приема установлено в начале операционного дня. График работы с бюджетными учреждениями установлен с 9.30 до 16.30; закрытие предыдущего операционного дня проводится с 8.00 до 9.30, текущий операционный день установлен с 9.30 до 12.30.
Для того чтобы обеспечить своевременное обслуживание клиентов и равномерную передачу электронно-платежных документов в банк, в нашем управлении организована работа нескольких отделов по отдельному графику с 7.00 до 18.00. Установление рабочего времени с 7 часов утра обеспечивает обработку выписки банка, разделение ее по лицевым счетам отделений федерального казначейства и ее передачу не позднее 7.45. При получении выписки в 8 часов утра все органы федерального казначейства по Нижегородской области готовы с 9.30 выдать клиентам выписки из лицевых счетов по операциям за предыдущий день.
В оптимизации работы органов федерального казначейства особое значение имеет организация электронного документооборота со всеми участниками бюджетного процесса, в том числе с банками и с бюджетополучателями.
В 2002 г. платежные документы от клиентов принимались областным управлением в электронном виде (на дискетах) с одновременным предоставлением их оригиналов на бумажном носителе с подтверждающими платеж документами. С целью ускорения ввода платежных поручений и расходных расписаний Управлением были установлены клиентам дополнительные программы «Автоматизированное рабочее место распорядителя средств» и «Автоматизированное рабочее место получателя средств» (АРМ), разработанные Информационно-техническим департаментом Минфина России к программному комплексу «Смета F».
При внедрении этой технологии возникли следующие проблемы.
Во-первых, бюджетополучатели вынуждены были нести расходы за разработку дополнительных программ для используемых бухгалтерских комплексов в целях преобразования платежных документов в необходимый формат, совместимый с программным комплексом, который используется органами федерального казначейства.
Во-вторых, если у бюджетополучателя не было дополнительных программ, ему приходилось заново вводить все платежные поручения в АРМе органов федерального казначейства.
И, в-третьих, не было гарантии, что платежные документы, находящиеся на дискете, предоставляемой бюджетополучателем в орган федерального казначейства, соответствуют информации на бумажном носителе.
Управлением было найдено альтернативное решение проблемы ускорения ввода информации -– использование технологии штрихового кодирования BiPrint. Комплекс BiPrint состоит из двух связанных частей, одна из которых устанавливается у клиента, а вторая — в казначействе. Суть технологии BiPrint в том, что при печати документа на бумажный носитель вся информация кодируется и отражается в форме рисунка штрих-кода. Этот штрих-код считывается специальным устройством — сканером и заносится в информационную систему федерального казначейства без ручного ввода. Таким образом, достигается ускорение процесса обработки документов.
Данная технология имеет ряд преимуществ.
Во-первых, бухгалтерские программы бюджетополучателей не надо дорабатывать под стандартное программное обеспечение органов федерального казначейства, поскольку разработчики технологии штрихового кодирования бесплатно предоставляют программное обеспечение, так называемую «клиентскую часть» для нанесения штрих-кода на платежное поручение при печати его из любого бухгалтерского программного комплекса, используемого бюджетополучателями.
Во-вторых, считывание информации, закодированной в штрих-коде, происходит в течение одной-двух секунд, что позволяет считывать 30-60 платежных поручений в минуту с одновременной проверкой правильности заполнения отдельных реквизитов документа.
В-третьих, сформированную таким образом базу данных легко интегрировать с централизованно разработанными программными комплексами Информационно-технического департамента Минфина России, которые используются органами федерального казначейства.
По штрих-коду, считанному с платежного документа на бумажном носителе, в программном комплексе «Смета-F» автоматически заносятся суммы по кодам экономической классификации расходов бюджетов. Оператору остается только визуально проверить соответствие кода бюджетной классификации его экономическому содержанию.
С целью обеспечения достоверности платежного документа, представленного бюджетополучателем на бумажном носителе и информации, содержащейся в штрих-коде, Управлением введена операция верификации, суть которой заключается в следующем.
Специалист казначейства — верификатор — осуществляет повторный ввод основных параметров платежного документа в разработанном Управлением программном комплексе «АРМ верификатор». Затем включается автоматическая функция сравнения информации с платежных поручений, введенных в комплекс «Смета-F», и информации с этих же платежных поручений, введенных в ПК «Верификатор». Реквизиты должны совпасть. Если они не совпадают, то необходимо устранить ошибки, и в результате информация должна соответствовать оригиналу платежного документа на бумажном носителе. После этого формируется электронный реестр платежных поручений бюджетополучателей для банка. Операция верификации проводится в обязательном порядке, независимо от способов введения информации в комплексе «Смета F» с целью исключения ошибок органов федерального казначейства при формировании электронного файла платежных поручений бюджетополучателей в банк и обеспечения достоверности представленного платежного документа.
В 2002 г. в Управлении и Оотделениях федерального казначейства, оснащенных технологией штрих-кодирования, введена новая технология верификации с использованием сканера. Это позволило заменить ручной ввод информации с платежных поручений операцией сканирования со скоростью обработки до 40 документов в минуту. Операция верификации информации, содержащейся в платежном документе и закодированной в штрих-коде, и представленной на бумажном носителе, особенно актуальна с целью исключения «злого умысла».
Опыт Управления федерального казначейства по Нижегородской области показал, что в результате применения данных технологий процесс обслуживания бюджетополучателей ускоряется в 3–5 раз.
С января 2003 г. в Управлении внедрено штрих-кодирование заключений налоговых органов на возврат средств на счет налогоплательщика по форме № 21, предоставляемых в органы федерального казначейства только на бумажном носителе.
Думается, такую технологию целесообразно использовать и при работе с другими видами документов, оформляемыми на бумажном носителе и подлежащими вводу в различные информационные системы.
Руководитель Управления федерального казначейства МФ РФ по Нижегородской бласти Екатерина МАЗИНА
Журнал «Бюджет» №6 июнь 2003 г.
