В министерстве финансов Ульяновской области внедрен ЮЗЭД

На современном этапе развития бюджетной системы одной из главных задач является оптимизация деловых процессов органов государственной власти, где особое место занимает юридически значимый электронный документооборот (ЮЗЭД). Один из последних ИТ-проектов министерства финансов Ульяновской области — внедрение в системе казначейского исполнения областного бюджета ЮЗЭД с применением электронной подписи, что позволило не только повысить эффективность деятельности финансового органа, но и стало одним из ключевых этапов развития единого информационного пространства в области управления общественными финансами региона.
Юрий Владимирович КАЗАКОВ, заместитель министра финансов Ульяновской области

Применяемый сегодня в министерстве финансов Ульяновской области ЮЗЭД — это результат целенаправленной работы в области создания эффективной современной системы финансового управления в рамках высоких стандартов и требований, установленных Программой по повышению эффективности бюджетных расходов на период до 2012 года и Концепцией по созданию и развитию государственной интегрированной системы «Электронный бюджет». Целью внедрения ЮЗЭД в министерстве финансов Ульяновской области наряду с реализацией стратегически важных государственных задач было распространение его ключевых преимуществ на деятельность ведомства, то есть сокращение бумажного документооборота, снижение сопутствующих ему издержек, а также значительное ускорение процессов финансового управления.

В результате сегодня в системе исполнения бюджета «АЦК-Финансы», применяемой в министерстве финансов Ульяновской области, существует возможность наложения электронной подписи на электронный документ согласно положениям Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» с учетом требований Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи». При этом разработан полный спектр документации, регламентирующей и упорядочивающей процесс электронного делопроизводства, с учетом специфики деятельности министерства, особенностей нормативного регулирования его деятельности и принятой системы делопроизводства. Наличие такого комплекта документов позволяет считать электронный документ, подписанный электронной подписью, равнозначным бумажному, заверенному собственноручной подписью и мастичной печатью. Используемые в системе «АЦК-Финансы» средства криптографической защиты имеют все необходимые сертификаты, что гарантирует достоверность электронных документов и их защиту.

Процесс внедрения ЮЗЭД

Процесс внедрения ЮЗЭД проходил поэтапно и носил комплексный характер, предусматривающий полный аудит системы делопроизводства и технические работы по модернизации и настройке системы «АЦК-Финансы». В ходе подготовительных работ сотрудники министерства финансов Ульяновской области и компании «Бюджетные и Финансовые Технологии» (БФТ), непосредственного исполнителя ИТ-проекта по ЮЗЭД и других проектов в регионе, в целях выявления законодательных требований к ЮЗЭД провели предпроектное обследование действующей системы делопроизводства, характеризующейся многоступенчатой системой согласования, визирования и подписания документов, а также регионального законодательства. В результате была подготовлена необходимая документация для признания электронных документов, сформированных в «АЦК-Финансы» и заверенных электронной подписью, юридически значимыми. Регламентная и нормативная документация является неотъемлемой частью ЮЗЭД, обеспечивающей применение механизма электронной подписи в министерстве для придания подписанным с его помощью документам юридической значимости (положения и инструкции участников электронного информационного обмена, соглашения, приказы, необходимые для обеспечения ЮЗЭД).

Техническая сторона проекта заключалась в модернизации и настройке системы «АЦК-Финансы». Параллельно шел процесс получения сертификатов электронной подписи, позволяющих идентифицировать их обладателей в системе «АЦК-Финансы». После предварительного обучения, в рамках которого сотрудники министерства финансов области были ознакомлены с принципами работы ЮЗЭД, правилами безопасности при работе с электронной подписью, а также с возможностями внедряемого функционала, новый модуль был запущен в промышленную эксплуатацию. На сегодняшний день к нему через web-интерфейс подключены более 400 пользователей «АЦК-Финансы» — специалисты министерства финансов Ульяновской области, органов государственной власти (ГРБС/РБС) и учреждений (ПБС) региона.

Преимущества новой системы

Результаты перехода от бумажного документооборота в системе «АЦК-Финансы» не заставили себя ждать. С начала применения ЮЗЭД в рамках системы исполнения бюджета «АЦК-Финансы» наблюдается значительная экономия бюджетных средств (благодаря более дешевой технологии обработки документов в электронной форме). Также заметно сократились трудозатраты на обработку документов — повысилась эффективность деятельности участников бюджетного процесса, увеличилась скорость передачи, согласования и обработки документов, в том числе наблюдается сокращение времени передачи документов от ГРБС в министерство и обратно. В результате специалисты министерства финансов Ульяновской области, ГРБС и ПБС имеют больше времени для квалифицированной работы. Так, в системе сегодня подписываются электронной подписью и соответственно считаются юридически значимыми такие документы, как заявка на возврат по доходам, договор с фиксированной суммой, заявка на оплату расходов, распоряжение на выдачу чека, на перечисление средств с текущего счета, расходное расписание, платежное поручение и др., что позволило отказаться от представления этих документов в бумажном виде.

Все приведенные выше преимущества перехода от бумажного документооборота к юридически значимому электронному документообороту однозначно определяют оптимизацию рабочих процессов, приводят к экономии бюджетных средств и сокращению трудозатрат. Но при этом внедрение ЮЗЭД в министерстве финансов Ульяновской области носит и стратегический характер — создание единого информационного пространства в области управления государственными финансами на уровне региона.