— Юрий Викторович, как в ЯНАО проходила автоматизация делопроизводства и переход на электронный документооборот?
— Инициатором внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в 2006 году стал аппарат губернатора автономного округа. Несколько позже в этот процесс включился и департамент информационных технологий и связи, придав ему необходимый размах. На первом этапе приемы массового внедрения были опробованы на трех наиболее подготовленных департаментах. За три года мы достигли полного охвата всей системы исполнительной власти.
Основные трудности возникали именно на первых порах. Дальнейшее развитие пошло уже гораздо легче: был создан уникальный и настолько привлекательный информационный ресурс, что новых участников не надо было искать — они выстроились в очередь.
Мы не просто внедряли новую информационную систему, но глубоко модернизировали, совершенствовали и унифицировали делопроизводство, приведя к единообразию, простоте и прозрачности документационное обеспечение нескольких десятков органов власти, которые в глазах граждан являются сосредоточием бюрократии в худшем значении этого слова.
— Что вы можете сказать о технической стороне этого процесса?
— При выборе конкретного программного продукта мы исходили из возможностей его системной компоненты и в итоге остановили свой выбор на Domino/Notes корпорации IBM. У нас до сих пор используются модемы, а оптоволокно только начинает приходить в крупные города. И в этих условиях на скоростях, достигающих порой считанные килобиты, система стабильно и надежно работает.
Из решений на данной платформе нас привлек продукт CompanyMedia компании «ИнтерТраст». В первую очередь своей модульной структурой, что дало возможность не автоматизировать все сразу, а двигаться поэтапно. У него масса других достоинств, так что и на восьмом году эксплуатации мы в нем не разочаровались.
— Какие процессы были автоматизированы?
— С использованием системы осуществляются все действия с корреспонденцией, правовыми актами, договорами, соглашениями, обращениями граждан во всех исполнительных органах государственной власти автономного округа, в Законодательном собрании и Счетной палате региона, органах местного самоуправления городов и районов округа. В текущем году к системе присоединится большинство из более чем сотни государственных учреждений. В ближайшее время компанию им составят представительства автономного округа за его пределами, представители и общественные приемные губернатора в муниципальных образованиях.
Местная власть также не сидит сложа руки и, завершив подключение своих подразделений, взялась за иные организации: районные и городские СМИ, муниципальные учреждения культуры, образования и многое другое. При межведомственном взаимодействии мы уже не ждем бумаг, а сразу начинаем работу с электронными документами, поэтому к моменту получения оригинала документа нередко он уже исполнен и просто помещается в архив.
По итогам 2012 года половина контента окружной СЭД создается делопроизводителями, вторая половина — исполнителями. Под последними понимаются сотрудники, напрямую не занятые в документационном обеспечении, в том числе лично губернатор и его заместители, главы муниципальных образований и их заместители, руководители исполнительных органов. Высшие должностные лица и ряд руководителей среднего звена работают на мобильном решении фирмы-производителя на базе планшета iPad, остальные — на стационарных компьютерах, но стоят в очереди на реализацию удаленной работы.
— Как вы оцениваете эффект от автоматизации?
— Чисто экономический эффект — снижение более чем на порядок объема копировальных работ, ежегодное сокращение почтовых расходов на 20 процентов. Но не это главное! Изменилась сама идеология работы с документами. Любой исполнитель как со стороны автора, так и со стороны получателя документа видит всех, кто с ним работает, знает об этапах его движения. А ведь речь идет о сотрудниках не только разных органов власти, но и различных ее ветвей и уровней.
Система тесно связана с региональным порталом государственных и муниципальных услуг (функций). Также мы взаимодействуем с управлением по работе с обращениями граждан Администрации Президента РФ. Есть возможность напрямую общаться с коллегами по СМЭВ — существует соответствующий модуль-шлюз. Надеюсь, в этом году мы приступим к промышленной эксплуатации этого модуля.
