Игорь Николаевич КАТУНИН, директор казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий», поделился опытом успешного внедрения системы электронного документооборота и делопроизводства в городских органах власти.
— Игорь Николаевич, что послужило причиной автоматизации делопроизводства и перехода администрации Омска на электронный документооборот? Какое программное обеспечение было выбрано для этой цели?
— Система электронного документооборота и делопроизводства администрации города Омска (СЭДД) была внедрена в рамках программы «Электронный Омск». Основная цель внедрения — повысить эффективность работы сотрудников администрации, ускорить рабочие процессы и увеличить их прозрачность.
Для реализации этих целей мы выбрали систему CompanyMedia, разработанную компанией «ИнтерТраст». Наш выбор был обоснован высоким качеством оказываемых компанией услуг по разработке, внедрению и интеграции и соответствием системы ряду важных требований к СЭДД. Основные критерии выбора: функциональность, эффективная работа в территориально распределенной среде, наличие сертификатов и лицензий ФСБ и ФСТЭК, возможность интеграции со СМЭВ. Кроме того, эта система успешно работает в правительстве Омской области, что упростило электронное взаимодействие с ним. Гарантией успеха проекта было и то, что «ИнтерТраст» — один из ведущих разработчиков СЭДД на российском рынке с многолетним опытом работы с госорганами. Распоряжением администрации города Омска от 27 октября 2011 г. №
— Как устроена данная система?
— СЭДД построена по модульному принципу, и мы выбрали именно те модули, которые соответствовали специфике организации. Это подсистемы «Делопроизводство», «Организационно-распорядительные документы», «Обращения граждан», «Заседания», «Договоры», «Входящие нормативно-правовые акты», интеграция СЭДД с сайтом администрации.
На основе функционала CompanyMedia обеспечено быстрое и удобное взаимодействие участников документооборота, организована единая электронная документационная среда для всех структурных подразделений администрации. Подразделения взаимодействуют по принципу внутреннего документооборота, что предполагает однократную регистрацию документа в процессе работы с ним.
— Кто на сегодняшний день работает в системе?
— CompanyMedia имеет несколько типов рабочих мест. В совместной работе с электронными документами участвуют не только делопроизводители, но и рядовые специалисты, советники руководителей и сами руководители. Благодаря этому СЭДД стала универсальной и полнофункциональной средой взаимодействия, переведя работу с документами на качественно новый уровень, поддерживающий процессы управления.
CompanyMedia установлена на более чем 2,3 тысячи рабочих мест в 32 структурных подразделениях администрации и девяти казенных учреждениях города (всего в 19 зданиях). Система автоматизировала во всех структурных подразделениях администрации города обработку входящих, исходящих и внутренних документов, учет правовых актов и подготовку заседаний. Рассылка правовых актов администрации Омска, материалов заседания коллегии при мэре города тоже происходит только в электронном виде посредством СЭДД.
В настоящее время завершено объединение телекоммуникационных сетей для обмена электронными документами с внешними организациями — городским советом, правительством Омской области. Интеграция СЭДД с сайтом администрации Омска позволила оптимизировать работу с обращениями граждан и заявками в службу «одного окна». Высокопроизводительная система CompanyMedia ускорила и обеспечила эффективность процессов, связанных с рассмотрением документов: прием и регистрацию заявлений, формирование внутриведомственных, межведомственных запросов и контроль их исполнения, направление заявлений с пакетами документов в структурное подразделение, информирование о статусе рассмотрения заявлений, выдачу результатов.
— Проект уже можно считать состоявшимся?
— Судите сами: согласно статистике в течение 2012 года в системе создано более 270 тысяч документов и почти 400 тысяч поручений по ним. Считаю, что CompanyMedia отлично себя зарекомендовала. Администрация города Омска имеет прочную и надежную основу для построения полноценного «электронного муниципалитета», организации межведомственного обмена электронными документами.
