Давно прошли те времена, когда использование информационных технологий в организациях сводилось лишь к простому учету движения и хранению данных. Теперь использование информационных технологий – это прежде всего возможность четкой формализации деятельности организации и оптимизации выполнения ею своих функций, а также инструмент для руководства при принятии им управленческих решений. Постановка такой цели при внедрении информационных технологий особенно актуальна для крупных, территориально распределенных организаций, одним из ярких примеров которых является Федеральное казначейство, состоящее из 89 региональных Управлений Федерального казначейства по субъектам РФ, более чем 2 200 районных отделений, являющееся работодателем для более чем 55 000 сотрудников и обслуживающее более 300 000 клиентов – участников бюджетного процесса всех уровней бюджетной системы Российской Федерации.
Указанная выше цель диктует очень жесткие требования к процессу управления внедрением и эксплуатацией информационно-технической инфраструктуры и затрагивает все процессы деятельности организации. Во многом благодаря наличию такого процесса управления Федеральное казначейство дважды становилось лауреатом ежегодной национальной премии IT-Лидер в номинации «Всестороннее обеспечение безопасности и законности государства». В настоящей статье мы бы хотели поделиться некоторым собственным опытом, поскольку уверены, что он может быть полезен при реализации проектов автоматизации в любой сфере деятельности.
Распоряжением Правительства РФ от 25 октября 2005 г. № 1789-р утверждена Концепция административной реформы в Российской Федерации в 2006 – 2008 гг. В число значимых целей административной реформы вошли:
• повышение качества и доступности государственных услуг;
• повышение эффективности деятельности органов исполнительной власти.
Для достижения этих и других целей запланировано решение ряда задач, в том числе:
• разработка и внедрение стандартов государственных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти, а также административных регламентов в органах исполнительной власти;
• оптимизация функционирования органов исполнительной власти;
• модернизация системы информационного обеспечения органов исполнительной власти;
• формирование необходимого организационного, информационного, ресурсного и кадрового обеспечения административной реформы;
• внедрение в деятельность органов исполнительной власти по предоставлению государственных услуг технологий электронного взаимодействия с населением и организациями.
Во исполнение указанного распоряжения Правительства РФ Федеральным казначейством в состав перечня основных задач на 2007 г. включены мероприятия по регламентации функциональной деятельности органов Федерального казначейства при использовании прикладного программного обеспечения.
Для Федерального казначейства регламентация функциональных процессов крайне важна, поскольку значительную часть его деятельности составляет процессная деятельность, значимой характеристикой которой является ее инвариантность. Для клиентов Федерального казначейства это означает, что в любом регионе Российской Федерации одну и ту же функцию из числа определенных Положением о Федеральном казначействе все его территориальные органы должны исполнить одинаково. В соответствии с Концепцией административной реформы это достигается разработкой и внедрением соответствующих административных регламентов, типизацией организационно-штатной структуры, внедрением единого прикладного программного обеспечения (ППО).
На момент выделения Федерального казначейства из состава Министерства финансов РФ в 2005 г. у него в эксплуатации находилось около десятка программных продуктов, обеспечивающих с разной степенью автоматизации реализацию одних и тех же функций органов Федерального казначейства. Соответственно различной была регламентация внутренней работы и взаимодействия подразделений и сотрудников органов Федерального казначейства, а ППО, как следствие, содержало множество излишних настроек.
К началу 2006 г. Федеральное казначейство решило задачи по стандартизации организационно-штатной структуры территориальных органов и внедрению единого ППО, дополнительно организовав бесплатное подключение к системе электронного документооборота и последующее обслуживание для своих клиентов. Были начаты разработка и внедрение административных регламентов.
Однако в процессе этой работы возник вопрос: каким образом регламентировать деятельность подразделений и сотрудников органов Федерального казначейства при исполнении ими своих функций с применением ППО? Ведь административный регламент в большей степени ориентирован на описание процессов реализации органом исполнительной власти своих функций для внешних организаций, граждан, а должностной регламент сотрудника не содержит подробной детализации его действий и носит достаточно общий характер. Решение этого вопроса нашло свое отражение в приказе Федерального казначейства от 11 октября 2006 г. № 206 «О разработке и использовании техно-рабочей документации в составе прикладного программного обеспечения».
Приказ предписывает руководителям управлений центрального аппарата Федерального казначейства и руководителям управлений Федерального казначейства по субъектам РФ обеспечивать разработку и своевременную актуализацию должностных регламентов и иных регламентных документов, предусматривающих использование ППО, в соответствии с техно-рабочей документацией. Разделы техно-рабочей документации (разработанные в соответствии с требованиями ГОСТ 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем» и РД 50-34.698-90 «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов» в части схемы организационной структуры, описания организационной структуры, технологической инструкции, описания технологического процесса обработки данных «включая телеобработку») для удобства объединены в Технологические регламенты процессов функциональной деятельности органов Федерального казначейства. Кроме того, руководителям следует определять сотрудников на роли, приведенные в технологических регламентах. Сотрудникам информационно-технических подразделений необходимо своевременно доводить актуальные версии технологических регламентов до функциональных подразделений и оказывать им необходимые консультации по организации работы с использованием прикладного программного обеспечения. Таким образом, технологический регламент занимает нишу между административным и должностным регламентами.
Поскольку в основе деятельности Федерального казначейства лежит перечень основных функций, определенных соответствующим постановлением Правительства РФ о Федеральном казначействе, было естественным при разработке перечня технологических регламентов отталкиваться от этих функций путем их декомпозиции на один или несколько технологических регламентов. Была утверждена методика разработки технологических регламентов Федерального казначейства, согласно которой технологический регламент состоит из описания:
• участников процесса (структурные подразделения Федерального казначейства и внешние участники, например, - клиенты, банк);
• регулирующих описываемый процесс нормативных документов;
• документооборота;
• диаграммы процесса;
• указания используемого ППО и ссылок на соответствующие разделы документации к нему;
• технологической карты;
• перечня используемых настроек и параметров ППО и их значения.
В свою очередь технологическая карта включает в себя:
• наименование операции;
• краткое описание операций;
• условия выполнения операций;
• срок исполнения операций;
• ответственные структурные подразделения Федерального казначейства (указывается подразделение и роль специалиста в этом подразделении);
• наименование входящего документа;
• наименование исходящего документа;
• ссылки на документацию к ППО.
Это позволяет:
• описать, какие процессы, процедуры и в соответствии с какими временными требованиями происходят как в каждом из подразделений, так и в целом в органе Федерального казначейства;
• облегчить процесс обучения специалистов, поскольку каждый специалист видит как процесс в целом, так и роли – свою и своего подразделения в нем.
Для органов Федерального казначейства внедрение технологических регламентов – это существенный способ оптимизации своей деятельности, так как выбранный при их разработке подход к описанию организационной модели в абстрактной ролевой структуре дает руководителям инструментарий для организации выполнения функций наиболее оптимальным образом и возможности гибкой его настройки в зависимости от условий штатной обеспеченности. Следовательно, при внедрении технологических регламентов в процессе назначения сотрудников на роли можно параллельно оптимизировать взаимодействие как между отдельными сотрудниками, так и между подразделениями.
Технологический регламент, являясь частью документации к ППО, находится с ним в неразрывной связи – любые нормативные изменения функциональных процессов будут находить свое отражение в новых версиях ППО и соответствующих технологических регламентах, что в свою очередь в соответствии с требованиями приказа Федерального казначейства от 11 октября 2006 г. № 206, должно быть отражено в должностных регламентах сотрудников и иных соответствующих регламентных документах. Соответственно и разработчик, выпуская новую версию ППО или изменения к текущей его версии, выпускает при необходимости и новую версию технологического регламента.
Однако с точки зрения регистрации замечаний к используемому ППО, технологический регламент играет первичную роль, а ППО – вторичную. Это значит, что когда пользователи формулируют замечания к ППО после внедрения технологического регламента, замечания к работе ППО приниматься не будут, если они идут вразрез с технологическим регламентом. Таким образом, удастся избежать ситуации, при которой ППО будет удовлетворять требованиям пользователей одних территориальных органов Федерального казначейства и не удовлетворять требованиям других.
Кроме решения задач по проведению мероприятий Административной реформы ожидаемый эффект от внедрения технологических регламентов в органах Федерального казначейства заключается:
– в повышении качества разрабатываемого ППО, которое становится более стабильным, поскольку уменьшается возможное количество проверяемых комбинаций настроек при проведении тестирования;
– в унификации процедур эксплуатации и сопровождения ППО;
– в уменьшении сроков доработки ППО;
– в выявлении и устранении избыточных процедур и операций, не предусмотренных технологическим регламентом;
– в инвариантности функциональной деятельности органов Федерального казначейства при использовании ППО от особенностей организационно-штатной структуры и кадровой обеспеченности.
Следующий после внедрения технологических регламентов этап – внедрение системы управления эксплуатацией информационно-технической (ИТ) инфраструктуры Федерального казначейства. Федеральное казначейство поэтапно внедряет технологии работы, основанные на своде знаний ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Таким образом, появляется возможность четкого позиционирования ИТ-подразделений Федерального казначейства в рамках разработки и соблюдения SLA (Service Level Agreement – соглашение об уровне предоставления услуг – одно из базовых понятий ITIL), как части положения об ИТ-подразделении Федерального казначейства. После внедрения технологических регламентов планируется описать функции, ответственность и деятельность ИТ-подразделений Федерального казначейства в целях обеспечения возможностей своевременного исполнения функциональными подразделениями требований технологических регламентов.
Развитие информационно-технической инфраструктуры Федерального казначейства осуществляется в настоящее время в рамках Проекта модернизации казначейской системы Российской Федерации, который подразумевает создание на базе единых требований и стандартов нескольких компонент новой автоматизированной системы Федерального казначейства. Одним из компонентов является ППО на базе ERP-системы. В настоящее время ведется разработка ERP-системы на базе Oracle E-Business Suite, которая была выбрана по результатам открытого международного конкурса. Практика внедрения ERP-систем показала, что залогом успешного внедрения является наличие в организации, где оно проходит, устоявшихся функциональных процессов, имеющих актуальное описание, которые после соответствующей адаптации (реинжиниринга) могут быть достаточно быстро автоматизированы. И намного больше времени с параллельным возрастанием риска срыва внедрения уходит на автоматизацию организаций, где описанию и поддержке в актуальном состоянии функциональных процессов не уделяется должного внимания. Понимая это, Федеральное казначейство ставит себе задачу до начала внедрения новой автоматизированной системы разработать и внедрить максимально возможное количество технологических регламентов.
Открытость политики Федерального казначейства, в том числе и информационно-технической ее составляющей, выражается в готовности широкого освещения всех результатов своей деятельности, в том числе и промежуточных. Понимая, что в одной статье осветить достаточно подробно все важные, с нашей точки зрения, вопросы не представляется возможным, мы приглашаем всех посетить наш сайт www.roskazna.ru, а также поучаствовать в дискуссиях на функционирующем на сайте форуме.
В честь отмечаемого в этом году 15-летия Федерального казначейства также хочется поздравить всех его сотрудников, героически (в прямом смысле этого слова!) осуществляющих реализацию всех правильных, но в то же время очень сложных и болезненных нововведений, как в территориальных органах, так и центральном аппарате, пожелать им дальнейших достижений в освоении всего нового, гордости за нашу систему. Федеральное казначейство своими победами на протяжении всех этих пятнадцати лет заслужило высокое звание лидера во многих областях. Будьте уверены, уважаемые коллеги, любая победа Федерального казначейства – это личная победа каждого из Вас!
Алексей Юрьевич Попов, заместитель руководителя Федерального казначейства.
Андрей Михайлович Гусельников, начальник Управления информационных систем
Журнал «Бюджет» №9 сентябрь 2007 г.
Указанная выше цель диктует очень жесткие требования к процессу управления внедрением и эксплуатацией информационно-технической инфраструктуры и затрагивает все процессы деятельности организации. Во многом благодаря наличию такого процесса управления Федеральное казначейство дважды становилось лауреатом ежегодной национальной премии IT-Лидер в номинации «Всестороннее обеспечение безопасности и законности государства». В настоящей статье мы бы хотели поделиться некоторым собственным опытом, поскольку уверены, что он может быть полезен при реализации проектов автоматизации в любой сфере деятельности.
Распоряжением Правительства РФ от 25 октября 2005 г. № 1789-р утверждена Концепция административной реформы в Российской Федерации в 2006 – 2008 гг. В число значимых целей административной реформы вошли:
• повышение качества и доступности государственных услуг;
• повышение эффективности деятельности органов исполнительной власти.
Для достижения этих и других целей запланировано решение ряда задач, в том числе:
• разработка и внедрение стандартов государственных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти, а также административных регламентов в органах исполнительной власти;
• оптимизация функционирования органов исполнительной власти;
• модернизация системы информационного обеспечения органов исполнительной власти;
• формирование необходимого организационного, информационного, ресурсного и кадрового обеспечения административной реформы;
• внедрение в деятельность органов исполнительной власти по предоставлению государственных услуг технологий электронного взаимодействия с населением и организациями.
Во исполнение указанного распоряжения Правительства РФ Федеральным казначейством в состав перечня основных задач на 2007 г. включены мероприятия по регламентации функциональной деятельности органов Федерального казначейства при использовании прикладного программного обеспечения.
Для Федерального казначейства регламентация функциональных процессов крайне важна, поскольку значительную часть его деятельности составляет процессная деятельность, значимой характеристикой которой является ее инвариантность. Для клиентов Федерального казначейства это означает, что в любом регионе Российской Федерации одну и ту же функцию из числа определенных Положением о Федеральном казначействе все его территориальные органы должны исполнить одинаково. В соответствии с Концепцией административной реформы это достигается разработкой и внедрением соответствующих административных регламентов, типизацией организационно-штатной структуры, внедрением единого прикладного программного обеспечения (ППО).
На момент выделения Федерального казначейства из состава Министерства финансов РФ в 2005 г. у него в эксплуатации находилось около десятка программных продуктов, обеспечивающих с разной степенью автоматизации реализацию одних и тех же функций органов Федерального казначейства. Соответственно различной была регламентация внутренней работы и взаимодействия подразделений и сотрудников органов Федерального казначейства, а ППО, как следствие, содержало множество излишних настроек.
К началу 2006 г. Федеральное казначейство решило задачи по стандартизации организационно-штатной структуры территориальных органов и внедрению единого ППО, дополнительно организовав бесплатное подключение к системе электронного документооборота и последующее обслуживание для своих клиентов. Были начаты разработка и внедрение административных регламентов.
Однако в процессе этой работы возник вопрос: каким образом регламентировать деятельность подразделений и сотрудников органов Федерального казначейства при исполнении ими своих функций с применением ППО? Ведь административный регламент в большей степени ориентирован на описание процессов реализации органом исполнительной власти своих функций для внешних организаций, граждан, а должностной регламент сотрудника не содержит подробной детализации его действий и носит достаточно общий характер. Решение этого вопроса нашло свое отражение в приказе Федерального казначейства от 11 октября 2006 г. № 206 «О разработке и использовании техно-рабочей документации в составе прикладного программного обеспечения».
Приказ предписывает руководителям управлений центрального аппарата Федерального казначейства и руководителям управлений Федерального казначейства по субъектам РФ обеспечивать разработку и своевременную актуализацию должностных регламентов и иных регламентных документов, предусматривающих использование ППО, в соответствии с техно-рабочей документацией. Разделы техно-рабочей документации (разработанные в соответствии с требованиями ГОСТ 34.201-89 «Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем» и РД 50-34.698-90 «Автоматизированные системы. Требования к содержанию документов» в части схемы организационной структуры, описания организационной структуры, технологической инструкции, описания технологического процесса обработки данных «включая телеобработку») для удобства объединены в Технологические регламенты процессов функциональной деятельности органов Федерального казначейства. Кроме того, руководителям следует определять сотрудников на роли, приведенные в технологических регламентах. Сотрудникам информационно-технических подразделений необходимо своевременно доводить актуальные версии технологических регламентов до функциональных подразделений и оказывать им необходимые консультации по организации работы с использованием прикладного программного обеспечения. Таким образом, технологический регламент занимает нишу между административным и должностным регламентами.
Поскольку в основе деятельности Федерального казначейства лежит перечень основных функций, определенных соответствующим постановлением Правительства РФ о Федеральном казначействе, было естественным при разработке перечня технологических регламентов отталкиваться от этих функций путем их декомпозиции на один или несколько технологических регламентов. Была утверждена методика разработки технологических регламентов Федерального казначейства, согласно которой технологический регламент состоит из описания:
• участников процесса (структурные подразделения Федерального казначейства и внешние участники, например, - клиенты, банк);
• регулирующих описываемый процесс нормативных документов;
• документооборота;
• диаграммы процесса;
• указания используемого ППО и ссылок на соответствующие разделы документации к нему;
• технологической карты;
• перечня используемых настроек и параметров ППО и их значения.
В свою очередь технологическая карта включает в себя:
• наименование операции;
• краткое описание операций;
• условия выполнения операций;
• срок исполнения операций;
• ответственные структурные подразделения Федерального казначейства (указывается подразделение и роль специалиста в этом подразделении);
• наименование входящего документа;
• наименование исходящего документа;
• ссылки на документацию к ППО.
Это позволяет:
• описать, какие процессы, процедуры и в соответствии с какими временными требованиями происходят как в каждом из подразделений, так и в целом в органе Федерального казначейства;
• облегчить процесс обучения специалистов, поскольку каждый специалист видит как процесс в целом, так и роли – свою и своего подразделения в нем.
Для органов Федерального казначейства внедрение технологических регламентов – это существенный способ оптимизации своей деятельности, так как выбранный при их разработке подход к описанию организационной модели в абстрактной ролевой структуре дает руководителям инструментарий для организации выполнения функций наиболее оптимальным образом и возможности гибкой его настройки в зависимости от условий штатной обеспеченности. Следовательно, при внедрении технологических регламентов в процессе назначения сотрудников на роли можно параллельно оптимизировать взаимодействие как между отдельными сотрудниками, так и между подразделениями.
Технологический регламент, являясь частью документации к ППО, находится с ним в неразрывной связи – любые нормативные изменения функциональных процессов будут находить свое отражение в новых версиях ППО и соответствующих технологических регламентах, что в свою очередь в соответствии с требованиями приказа Федерального казначейства от 11 октября 2006 г. № 206, должно быть отражено в должностных регламентах сотрудников и иных соответствующих регламентных документах. Соответственно и разработчик, выпуская новую версию ППО или изменения к текущей его версии, выпускает при необходимости и новую версию технологического регламента.
Однако с точки зрения регистрации замечаний к используемому ППО, технологический регламент играет первичную роль, а ППО – вторичную. Это значит, что когда пользователи формулируют замечания к ППО после внедрения технологического регламента, замечания к работе ППО приниматься не будут, если они идут вразрез с технологическим регламентом. Таким образом, удастся избежать ситуации, при которой ППО будет удовлетворять требованиям пользователей одних территориальных органов Федерального казначейства и не удовлетворять требованиям других.
Кроме решения задач по проведению мероприятий Административной реформы ожидаемый эффект от внедрения технологических регламентов в органах Федерального казначейства заключается:
– в повышении качества разрабатываемого ППО, которое становится более стабильным, поскольку уменьшается возможное количество проверяемых комбинаций настроек при проведении тестирования;
– в унификации процедур эксплуатации и сопровождения ППО;
– в уменьшении сроков доработки ППО;
– в выявлении и устранении избыточных процедур и операций, не предусмотренных технологическим регламентом;
– в инвариантности функциональной деятельности органов Федерального казначейства при использовании ППО от особенностей организационно-штатной структуры и кадровой обеспеченности.
Следующий после внедрения технологических регламентов этап – внедрение системы управления эксплуатацией информационно-технической (ИТ) инфраструктуры Федерального казначейства. Федеральное казначейство поэтапно внедряет технологии работы, основанные на своде знаний ITIL (Information Technology Infrastructure Library). Таким образом, появляется возможность четкого позиционирования ИТ-подразделений Федерального казначейства в рамках разработки и соблюдения SLA (Service Level Agreement – соглашение об уровне предоставления услуг – одно из базовых понятий ITIL), как части положения об ИТ-подразделении Федерального казначейства. После внедрения технологических регламентов планируется описать функции, ответственность и деятельность ИТ-подразделений Федерального казначейства в целях обеспечения возможностей своевременного исполнения функциональными подразделениями требований технологических регламентов.
Развитие информационно-технической инфраструктуры Федерального казначейства осуществляется в настоящее время в рамках Проекта модернизации казначейской системы Российской Федерации, который подразумевает создание на базе единых требований и стандартов нескольких компонент новой автоматизированной системы Федерального казначейства. Одним из компонентов является ППО на базе ERP-системы. В настоящее время ведется разработка ERP-системы на базе Oracle E-Business Suite, которая была выбрана по результатам открытого международного конкурса. Практика внедрения ERP-систем показала, что залогом успешного внедрения является наличие в организации, где оно проходит, устоявшихся функциональных процессов, имеющих актуальное описание, которые после соответствующей адаптации (реинжиниринга) могут быть достаточно быстро автоматизированы. И намного больше времени с параллельным возрастанием риска срыва внедрения уходит на автоматизацию организаций, где описанию и поддержке в актуальном состоянии функциональных процессов не уделяется должного внимания. Понимая это, Федеральное казначейство ставит себе задачу до начала внедрения новой автоматизированной системы разработать и внедрить максимально возможное количество технологических регламентов.
Открытость политики Федерального казначейства, в том числе и информационно-технической ее составляющей, выражается в готовности широкого освещения всех результатов своей деятельности, в том числе и промежуточных. Понимая, что в одной статье осветить достаточно подробно все важные, с нашей точки зрения, вопросы не представляется возможным, мы приглашаем всех посетить наш сайт www.roskazna.ru, а также поучаствовать в дискуссиях на функционирующем на сайте форуме.
В честь отмечаемого в этом году 15-летия Федерального казначейства также хочется поздравить всех его сотрудников, героически (в прямом смысле этого слова!) осуществляющих реализацию всех правильных, но в то же время очень сложных и болезненных нововведений, как в территориальных органах, так и центральном аппарате, пожелать им дальнейших достижений в освоении всего нового, гордости за нашу систему. Федеральное казначейство своими победами на протяжении всех этих пятнадцати лет заслужило высокое звание лидера во многих областях. Будьте уверены, уважаемые коллеги, любая победа Федерального казначейства – это личная победа каждого из Вас!
Алексей Юрьевич Попов, заместитель руководителя Федерального казначейства.
Андрей Михайлович Гусельников, начальник Управления информационных систем
Журнал «Бюджет» №9 сентябрь 2007 г.
