СЭД — основа для создания электронного правительства

Предоставление качественных государственных и муниципальных услуг населению в электронном виде — актуальная задача органов власти различного уровня. Для ее решения необходимо в первую очередь обеспечить эффективный межведомственный и межрегиональный информационный обмен. Достичь этой цели позволяют современные системы электронного документооборота (СЭД).

Для государственных заказчиков, особенно для органов власти, будь то администрация области или города, основным приоритетом является обеспечение сквозного учета и контроля. В большинстве случаев востребована автоматизация классического делопроизводства: учет входящих и исходящих документов, выдача и контроль исполнения поручений и резолюций, инструменты для построения отчетов.

Важно, чтобы маршрут прохождения документов, в том числе обращений граждан, был контролируемым, а также чтобы в любой момент времени можно было поднять историю обработки каждого запроса — понять, кто, что и когда ответил, какие изменения и кем были внесены. Автоматизация соответствующих процессов может быть построена и на использовании BPM-инструментов СЭД — если речь идет о сравнительно простых и четко регламентированных запросах, а может потребовать более гибкого решения на основе адаптивного кейс-менеджмента — в тех случаях, когда речь идет об оказании комплексных госуслуг.

Кроме того, здесь возникает и ряд интеграционных задач: СЭД необходимо связать с важнейшими федеральными системами — МЭДО, СМЭВ, ЕСИА, МФЦ, президентской системой по работе с обращениями граждан и другими специализированными ИС, а также интегрировать с единым порталом госуслуг и с региональными ресурсами, которые также могут служить источником обращений граждан или организаций.

Рабочее место по потребностям

При внедрении системы электронного документооборота важно обеспечить все категории пользователей рабочими местами, которые бы соответствовали их профессиональным потребностям. Если для делопроизводителей и управляющих документами важна развитая реквизитная часть, то для руководителей эту составляющую, напротив, необходимо максимально сократить. Для этой категории пользователей делопроизводство не является основной деятельностью, поэтому и интерфейс системы должен быть облегченным. Более того, в современных системах электронного документооборота представлены и мобильные рабочие места. Большим парком планшетных устройств — несколько сотен и более — располагают администрации множества областей и городов России. Причем планшеты весьма активно используются не только для рутинной работы с документами и выдачи поручений, но и для таких задач, как подготовка заседаний, обсуждение значимых для организации проектов и вопросов и т. д.

На протяжении последних 2–3 лет мобильные приложения для систем класса СЭД получили широкое распространение. Если первые подобные решения рассматривались лишь как дополнение к стационарным рабочим местам, то сегодня многие пользователи работают в СЭД только с планшетов. Это связано в первую очередь с тем, что по функциональности современные мобильные приложения фактически не уступают рабочим местам на стационарных компьютерах или ноутбуках. Постепенно расширяется и круг пользователей мобильных приложений. Если раньше они применялись в основном руководителями высшего звена, то сегодня этими решениями активно пользуются начальники департаментов, отделов, а также предметные специалисты.

Импортозамещение зарубежных платформ

В последнее время на фоне известных политических событий со стороны госорганов появился запрос на решения СЭД, которые обеспечивали бы импортозамещение существующих зарубежных платформ. В решениях класса СЭД/ECM, реализованных с применением российских разработок и открытых стандартов, сегодня заинтересовано огромное количество потребителей, в том числе государственные органы власти и управления, государственные корпорации, предприятия оборонного комплекса, бюджетные учреждения федерального, регионального и муниципального уровней, а также иные предприятия и организации с участием государства. По сути, им необходима мультиплатформенная СЭД, которая не зависит от применяемого базового ПО и обес­печивает заказчикам возможность выбрать ту ИТ-инфраструктуру, которая соответствует требованиям в области импортозамещения.

Ряд российских заказчиков уже сегодня испытывает трудности с закупкой информационных систем зарубежной разработки — производители не только отказывают в продаже дополнительных лицензий, но также приостанавливают техническое сопровождение ранее внедренных решений. По всей видимости, данная тенденция будет лишь укрепляться, что несет ощутимые риски, в том числе технологические, операционные и связанные с вопросами информационной безопасности. Решение этой проблемы видится в применении свободного программного обеспечения.

Применение свободного ПО позволяет создать СЭД, совместимую практически с любыми операционными системами, серверами приложений и СУБД. Если бизнес-логика СЭД вынесена в отдельный архитектурный слой, у заказчика есть возможность отказаться от применения тех или иных базовых технологий в случае потери к ним доверия, устаревания или перехода на другие платформы. Приемлемый уровень риска и степень собственного доверия к инфраструктуре в каждом случае определяет сам потребитель — на базе собственных методик или на основе требований регулирующих и сертифицирующих органов. Такой подход позволяет ощутимо снизить риски от использования зарубежного проприетарного ПО и обес­печивает защиту от непредсказуемой технологической, лицензионной и ценовой политики западных вендоров.

Кроме того, современная система электронного документооборота должна обеспечивать должный уровень защиты информации, что определяется несколькими факторами. К ним относятся: детально проработанная система разграничения прав доступа, возможность использования внутренних и внешних средств криптозащиты, наличие комплекса инструментов для применения электронной подписи.

Территориально распределенный и сквозной документооборот

Одним из ключевых требований к СЭД со стороны органов государственной власти остается поддержка территориально распределенного документооборота в условиях слабых каналов связи. Во многих регионах до сих пор зачастую используются модемы, и в этих условиях на скоростях, достигающих порой считаных килобитов, система должна стабильно и надежно работать.

Под эффективностью внедрения СЭД принято считать сокращение затрат на материальные ресурсы — бумагу, расходные материалы и оргтехнику, а также на транспортировку и хранение бумажной документации, обслуживание архивов. Подсчитать экономический эффект в этом случае несложно — существует множество методик и критериев оценки. Нередко используются методики расчета эффективности, связанные с оценкой того, насколько СЭД влияет на минимизацию различных рисков, включая правовые, финансовые и операционные.

Если говорить о перспективных требованиях заказчиков государственного сектора, то, по нашему мнению, должен вырасти спрос на консалтинговые услуги по постановке сквозного электронного документооборота. СЭД внедрены в 90% крупных государственных организаций, но автоматизация нередко затрагивает лишь работу службы документационного обеспечения и организационно-распорядительный документооборот. По нашим оценкам, таких компаний, где реализован сквозной электронный документооборот по всем филиалам, не более 15–20% от общего числа заказчиков. Таким образом, рынок СЭД, формируемый в значительной степени государственными заказчиками, сохраняет значительный потенциал развития.