Сегодня в условиях постоянно растущего объема обрабатываемой информации и расширения круга участников процесса информационного взаимодействия руководители государственных организаций все чаще сталкиваются с задачей снижения времени принятия и исполнения решений. Современные решения для создания систем электронного документооборота, как правило, реализуют полный спектр функциональных возможностей по управлению составом и структурой информационного потока, организации процесса информационного взаимодействия между участниками бюджетного процесса, маршрутизации процесса согласования, созданию и хранению электронной документации, ее сканированию и архивированию, а также обеспечивают интеграцию с внешними информационными ресурсами.
Система электронного документооборота
Системы управления документами обеспечивают хранение электронных копий документов в соответствии с принятыми в организации правилами, с группировкой по папкам, присвоением соответствующего уровня иерархии и определением перечня составных документов. При этом документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором определенных процедурных правил.
Подсистемы управления электронными версиями документов позволяют формализовывать регламенты и процедуры хранения документов в рамках единого хранилища данных, а также поддерживают возможности классификации документов по различным принципам с определением сроков хранения электронных версий и описанием порядка их архивирования или уничтожения. Одной из ключевых возможностей является управление основными и пользовательскими наборами метаданных, ассоциированных с электронной версией документа, которые в свою очередь обеспечивают реализацию в автоматизированной системе функций полнотекстового и атрибутивного поиска документов.
Маршруты и схемы
Встроенные графические инструменты реализуют функцию интерактивного создания маршрутов согласования любой сложности с поддержкой условных переходов, параллельных и вложенных маршрутов, установки контрольных точек и отслеживания их прохождения. Логика разработанного маршрута автоматически анализируется программой на наличие логических ошибок и проверяется на реальность исполнения.
Встроенные средства моделирования процессов движения документов и возможные сценарии их обработки обеспечивают высокий уровень детализации описываемых в системе информационных потоков, максимально приближенных к реальным данным. При этом у конечного пользователя остаются достаточно гибкие возможности по внесению корректировок в описанный процесс движения документов или его отдельный участок.
Таким образом, широкие возможности настройки системы обеспечивают автоматическое движение и обработку информации. В то же время многоуровневая система управления правами доступа к документам позволяет распределять роли для конечных пользователей и обеспечивает регистрацию в системе всех действий пользователей, связанных с обработкой электронных версий документов.
Мониторинг и контроль исполнения
Система автоматически формирует задачи с определенными параметрами их выполнения для всех участников информационного взаимодействия. В задаче указывается описание требуемых действий, возможна ссылка на исходные документы или внешние файлы, с которыми необходимо провести определенные действия. При этом участниками могут быть не только пользователи системы, но и внешние пользователи.
Все информационные потоки автоматически контролируются системой по срокам, этапам обработки, статусам, ответственным исполнителям. Пользователь получает сформированное системой сообщение о сроках выполнения задач и еще невыполненных задачах. В свою очередь, ответственный исполнитель автоматически получает информацию в том случае, если задача все-таки была просрочена.
Каждый информационный поток может быть детально проанализирован с получением полной статистической отчетности по выполненным и просроченным задачам, запланированным и фактическим срокам реализации. При этом может быть произведен анализ загрузки каждого пользователя, сроков и среднего времени выполнения им задач.
Интеграция
Интеграция систем электронного документооборота с офисными приложениями обеспечивает возможность работы с документами непосредственно из интерфейса таких приложений с одновременной поддержкой многопользовательской работы с электронными экземплярами документов и встроенным механизмом версионности. Совместная работа пользователей в системе обеспечивает распределение бизнес-процессов как внутри организации между различными функциональными департаментами, так и внутри проектных групп.
Подсистема сканирования, как правило, является неотъемлемой частью системы документооборота и обеспечивает перевод документов из бумажного в электронный вид с последующей загрузкой в единое хранилище. Подключение современных сканирующих устройств обеспечивает надлежащее качество и высокую скорость сканирования с минимальными временными затратами, а также позволяет группировать отсканированные экземпляры в один документ, распознавать текст и штрихкоды.
Подсистема архивирования обеспечивает оптимальное архивирование данных и документов с точки зрения поддержки необходимого уровня продуктивности системы, минимизации эксплуатационных затрат, соответствия законодательным требованиям.
Эффективность использования
Своевременный сбор необходимой статистической и аналитической информации позволяет избежать потери информации и снизить вероятность возникновения ошибок, быть осведомленным о состоянии и ходе выполнения любого процесса в организации, повысить дисциплину исполнения и сократить влияние личных качеств сотрудников на выполнение поручений. Кроме того, системы электронного документооборота позволяют предоставлять каждому сотруднику четкий список задач, которые он должен выполнить, что, соответственно, позволит ему организовать свою работу максимально эффективно и наиболее удобным ему образом. И в то же время позволяют накапливать объективную информацию о качестве, оперативности выполнения сотрудниками своих должностных обязанностей, а также данные по их загрузке.
Детальный анализ информационного потока позволяет управлять временем сбора, ввода, передачи, обработки информации, а также отслеживать время, затрачиваемое на осмысливание информации, принятие управленческого решения и доведение решения до исполнителя.
