В прошлом году Ярославская область стала пилотным регионом Минэкономразвития России по внедрению проектного управления. Заместитель губернатора Ярославской области Александр Сергеевич КРАСНОВ рассказал о том, как в регионе совершенствуют систему управления на основе новых, проектных принципов.
— Принципы проектного управления в Ярославской области используются начиная с 2009 года. Каковы основные результаты этой деятельности?
— Работа по внедрению принципов проектного управления велась по двум направлениям. Первое было связано с повышением уровня компетенций сотрудников органов исполнительной власти в сфере проектного управления. 100 сотрудников прошли обучение по теме «Возможности, технологии и инструменты проектного менеджмента в органах государственной власти». Второе направление заключалось в совершенствовании методики управления областными целевыми программами.
В 2014 году в методику управления программами был внесен ряд изменений. Программа теперь рассматривается как проект или как набор проектов, то есть как деятельность, направленная на достижение заранее определенного результата или цели, создание определенного, уникального продукта или услуги — при заданных ограничениях по ресурсам и срокам, а также требованиях к качеству и допустимому уровню риска.
Были выделены процессы управления программами: инициация, планирование, реализация, мониторинг и контроль, завершение. Для процессов определены документы, являющиеся их «выходами». Далее была определена единая структура программ. Мы применяем методику декомпозиции целей, при которой цели раскладываются на задачи (проекты), задачи — на мероприятия, для каждой задачи и мероприятия определяются результаты, сроки исполнения и ответственные за реализацию. По каждому проекту до начала его реализации назначается руководитель, определяется бюджет. За достижение результата, исполнение бюджета и сроков проекта персонально отвечает руководитель проекта. Он же формирует команду проекта. Наконец, мы ввели единую методику оценки эффективности и результативности программ (см. информацию «Методика оценки эффективности и результативности программ»).
Применение инструментов проектного управления к управлению областными целевыми программами позволило добиться высоких и неуклонно растущих показателей эффективности и результативности программ (рисунок). В ноябре 2012 года по заказу Правительства Ярославской области было проведено исследование внутренней удовлетворенности потребителей — участников проектного управления. В опросе приняли участие 1122 сотрудника органов исполнительной власти области. 50 процентов опрошенных положительно оценили влияние инструментов проектного управления на эффективность деятельности. На вопрос: «Способствует ли повышению эффективности государственного управления внедрение принципов проектного управления?» — не ответили только 20 процентов респондентов. Таким образом, 80 процентов смогли сформулировать свое мнение по данному вопросу, что говорит о понимании темы и наличии элементов проектной культуры в органах государственной власти.
— В 2014 году Ярославская область стала пилотным регионом Минэкономразвития России по внедрению проектного управления. Что потребовалось от области на первых этапах реализации пилота и какую работу предстоит проделать в дальнейшем?
— К моменту отбора пилотных регионов у нас уже были внедрены многие элементы проектного управления. В частности, разработано и введено в действие положение о программно-целевом планировании и контроле, в котором заложены механизмы планирования и реализации областных целевых программ, соответствующие методологии проектного управления, а также положение по формированию и организации деятельности межфункциональных рабочих групп. Планирование и отчетность по двум областным целевым программам были реализованы в программе MS Project Server 2010. Как я уже сказал, более 100 государственных служащих прошли специальное обучение, а семь сотрудников получили сертификаты в области проектного управления.
Таким образом, Ярославская область вошла в число лидеров в сфере проектного управления и поэтому в декабре 2013 года была определена одним из пилотных регионов. В. Ю. Алевров — руководитель проектного офиса органов исполнительной власти Ярославской области — был включен в состав совета по внедрению проектного управления, созданного при Минэкономразвития. Он принял активное участие в разработке Методических рекомендаций по внедрению проектного управления в органах исполнительной власти, утвержденных распоряжением Минэкономразвития России от 14 апреля 2014 года № 26Р-АУ.
1 апреля 2014 года губернатор области С. Н. Ястребов утвердил план реализации пилотного проекта Минэкономразвития по внедрению проектного управления на территории Ярославской области. К настоящему моменту все мероприятия плана выполнены. Так, разработаны и утверждены Положение о проектном офисе и методика управления проектами в органах исполнительной власти области, сформирован и утвержден перечень пилотных проектов, и все пилотные проекты успешно реализованы (достигнуты все планируемые целевые показатели).
С целью дальнейшего развития системы на 2015 год запланировано создание экспертного совета по развертыванию системы управления проектами в органах исполнительной власти региона, разработка положения о материальном стимулировании участников проектов, реализация проектов 2015 года в соответствии с принципами проектного управления, усовершенствование методической базы по проектному управлению. Наша цель — расширение набора инструментов проектного управления, применяемых в органах исполнительной власти области.
— Что область получит на выходе, после завершения пилота?
— Мы получим сформированную проектную культуру, что позволит использовать оперативную и достоверную информацию по реализуемым проектам для своевременного улучшения хода работ, использовать базу знаний по выполненным проектам для сокращения временных и финансовых затрат на выполнение типовых проектов. Кроме того, мы получим конкурентное преимущество при привлечении инвесторов благодаря переходу органов власти на язык бизнес-сообщества, которое уже не один десяток лет применяет принципы проектного управления.
— Что можно считать главными показателями возросшей эффективности работы органов власти — оптимизацию их численности, сдерживание расходов на сектор госуправления, повышение качества работы? Как вообще измеряется эта эффективность и ее динамика в Ярославской области?
— Сокращение сроков и затрат, в том числе обеспечение оптимально необходимого количества трудовых ресурсов, на достижение поставленных целей является основным показателем повышения эффективности деятельности. Приведу наиболее яркие примеры. Агентство по физической культуре и спорту Ярославской области в
Управление по организационному развитию Правительства Ярославской области реализовало проект «Многофункциональные центры предоставления государственных и муниципальных услуг». Проект по созданию первого в области МФЦ был реализован за восемь месяцев. Впоследствии благодаря использованию документации, разработанной при создании этого МФЦ (утвержденной модели, выстроенных процессов предоставления услуг, планов-графиков), а также благодаря сохранению команды проекта удалось существенно сократить сроки создания новых центров. За восемь месяцев — с сентября 2013 года по апрель 2014 года — мы открыли пять МФЦ, а в течение следующих восьми месяцев (май — декабрь 2014 года) — еще семь.
— Расскажите вкратце о методике управления проектами в области и о принципах работы проектного офиса. По каким принципам отбираются проекты для реализации?
— Применение методики управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области рекомендуется для управления деятельностью, соответствующей некоторым базовым критериям:
- результаты деятельности в масштабах региона являются уникальными;
- для достижения результата деятельности необходима параллельная реализация мероприятий по нескольким направлениям;
- наличие выявленных рисков, наступление которых возможно в ходе выполнения деятельности;
- для выполнения деятельности требуется участие двух и более органов власти и внешних организаций (она носит межведомственный характер);
- определена дата, к которой необходимо получить результат деятельности;
- определены предельные объемы финансирования для достижения результата деятельности;
- длительность деятельности не менее трех месяцев;
- начало и окончание деятельности запланировано в рамках одного календарного года.
Методология управления проектами представляет собой набор процедур и определяющих их внутренних нормативных документов, а также совокупность инструментов и методов управления проектами, которые обеспечивают реализацию всех проектов по единым правилам и стандартам. Внедрение методологии проектного управления осуществляется пошагово. В деятельность внедряются те методы, к применению которых организация готова, то есть когда уровень зрелости организации соответствует внедряемым инструментам и методам.
В настоящее время методика управления проектами в органах исполнительной власти Ярославской области достаточно проста. На стадии инициации руководитель проекта разрабатывает паспорт и формирует команду проекта. Паспорт проекта и состав команды проекта утверждает куратор проекта. Затем, на стадии планирования, руководитель и команда проекта разрабатывают детальный план-график проекта с указанием фамилии ответственного за каждое мероприятие. План-график проекта согласовывают все заинтересованные стороны и проектный офис. После этого он утверждается руководителем проекта и доводится до всех исполнителей.
На стадии исполнения все участники проекта выполняют работы в соответствии с планом-графиком. Ежемесячно исполнители направляют руководителю проекта отчеты о достижении или недостижении контрольных событий проекта, а также (при их наличии) запросы на изменения в проект.
Проект может быть завершен в связи с наступлением срока окончания либо досрочно. Досрочное завершение проекта возможно в случае возникновения неустранимых условий, при которых проект не может продолжаться, а также в случае досрочного (ранее указанного в паспорте срока окончания) достижения целей проекта. При завершении проекта руководитель готовит итоговый отчет по проекту и согласовывает его с проектным офисом. Итоговый отчет утверждает куратор проекта. Утвержденный отчет и все остальные материалы проекта передаются в проектный офис и размещаются в архиве завершенных проектов. Добавлю, что на каждом этапе управления проектом методологическую и организационную помощь руководителю проекта оказывает сотрудник проектного офиса, закрепленный за проектом.
В ближайшее время в наших планах усовершенствовать методику, расширив области знаний, управление которыми осуществляется в соответствии с принципами проектного управления. В частности, мы планируем внедрить управление рисками.
— Какие проекты, кроме уже названных, реализуются? Насколько успешно? Могли ли они быть реализованы без проектного подхода, старыми, административными методами?
— Успешность проекта можно оценить только после его завершения. В настоящее время можно с уверенностью сказать, что все проекты 2014 года были удачными. Оценку проектам 2015 года мы дадим в конце года.
В 2015 году в органах исполнительной власти Ярославской области реализуется 30 проектов. Думаю, что многие из них могли бы быть успешно реализованы и без применения проектного управления. Однако для этого потребовалось бы ручное управление, которое однозначно требует больших трудозатрат.
Например, для организации празднования тысячелетия Ярославля было создано специальное структурное подразделение, которое занималось только вопросами подготовки к юбилею. С переходом на проектный метод управления деятельностью структурные подразделения для выполнения подобных задач не создаются. Вместо этого формируются временные коллективы — команды проектов. Такой подход является более эффективным. Во-первых, он позволяет экономить бюджетные деньги. Участники проектных команд по окончании проекта не увольняются, им не выплачиваются компенсационные выплаты. Кадровые службы не тратят время на мероприятия по ликвидации одних подразделений и созданию новых. Во-вторых, специалисты высокого уровня могут участвовать в нескольких проектах. Например, один высокоуровневый технический специалист числится в одном подразделении, а участвует в организации всех форумов и конференций, которые проводят органы власти Ярославской области.
— Предполагает ли проектный подход какое-либо изменение принципов кадровой политики?
— Пока еще рано говорить о глобальных изменениях принципов кадровой политики в связи с внедрением проектного управления. Тем не менее уже сейчас руководство области берет себе на заметку руководителей и членов команд успешных проектов. Именно им отдается предпочтение при формировании команд новых проектов.
В настоящее время в органах исполнительной власти области проводится работа по актуализации квалификационных требований к профессиональным знаниям и навыкам государственных гражданских служащих в сфере менеджмента. Планируется существенно расширить требования к знаниям и навыкам госслужащих в сфере проектного управления. Кроме того, реализуются сложные интересные проекты, направленные на внедрение новых принципов кадровой политики.
Например, в 2015 году в Ярославской области дан старт проекту «Муниципальная команда губернатора», который направлен на выстраивание эффективной системы подготовки управленцев на муниципальном уровне и популяризацию государственной и муниципальной службы. Эта кадровая программа необходима для создания в регионе эффективного механизма формирования резерва управленческих кадров для замещения руководящих должностей в сфере муниципального управления. Победители будут включены в резерв управленческих кадров Ярославской области и пройдут обучение или переподготовку по специальности «Управление муниципальным образованием».
— С какими ключевыми методологическими и практическими сложностями столкнулась администрация Ярославской области при внедрении проектного управления?
— Внедрение проектного управления — это изменение культуры организации. Как и любое изменение, оно встретило определенное сопротивление. Нам необходимо было решить проблемы ведомственной разобщенности, доминирования функционального подхода, отсутствия единой системы управления знаниями.
Сейчас можно сказать, что трудности первого этапа преодолены, однако многие еще впереди. Есть сложности, которые необходимо решить либо минимизировать их негативное влияние на выстраивание проектной культуры. Так, бюджетное законодательство не предполагает перенос на следующий год денежных средств, предусмотренных на проект, но неиспользованных в текущем году. Также оно не предполагает заключение переходящих (начинающихся в одном, а заканчивающихся в другом календарном году) договоров. Определенную проблему представляет и отсутствие единого фонда премирования по проекту, поскольку исполнители проекта — представители разных юридических лиц.
Надеюсь, о наших новых успехах и достижениях, а также о том, как мы преодолели все сложности и трудности, мы расскажем вам в конце 2015 года.
