На современном этапе система управления в органах государственной власти представляет собой сложнейший многогранный механизм, одной из граней которого является управление рисками при осуществлении деятельности. Процесс управления рисками может осуществляться с применением различных инструментов, предназначенных для достижения определенных целей, начиная со сбора сведений о подконтрольном объекте и заканчивая средствами воздействия на него.
Татьяна Александровна СТАВРОВА, заместитель начальника отдела внутреннего контроля и аудита Управления Федерального казначейства по Свердловской области
Управление рисками при реализации установленных законодательством функций должно осуществлять каждое структурное подразделение Федерального казначейства, а координацию этой деятельности осуществляют подразделения (отделы) внутреннего контроля, круг обязанностей которых в последнее время постоянно расширяется. Ведомственный контроль включает в себя не только организацию и осуществление внутреннего аудита соответствия деятельности структурных подразделений по исполнению государственных функций и полномочий требованиям нормативных правовых актов РФ и принятых управленческих решений.
В рамках осуществления ведомственного контроля отделы внутреннего контроля территориальных органов ФК участвуют в организации контрольной деятельности, обеспечивают получение и обработку информации по оценке результативности деятельности структурных подразделений и государственных служащих, информации о внешней оценке деятельности территориального органа, а с февраля 2015 года на них возложены обязанности по разработке планов территориальных органов по исполнению плана деятельности Федерального казначейства на соответствующий год и основных мероприятий на соответствующий год по реализации стратегической карты Казначейства России, а также по подготовке отчетов о результатах их выполнения.
Типовые формы документов
Отделом внутреннего контроля и аудита (далее — ОВКиА) Управления Федерального казначейства по Свердловской области (далее — Управление) при организации внутреннего контроля в Управлении в соответствии со Стандартом внутреннего контроля Федерального казначейства, утвержденным приказом Федерального казначейства от 16 апреля 2012 года № 164 (далее — Стандарт), разработан Порядок документооборота при организации и осуществлении внутреннего контроля (далее — Порядок ВК). Целью разработки данного порядка является установление единых требований к организации в структурных подразделениях Управления документооборота при осуществлении внутреннего контроля в соответствии со Стандартом. Порядком ВК регламентировано, что все предусмотренные формы документов оформляются в электронном виде.
Кроме того, в целях единого подхода к оформлению документов, образующихся при реализации мероприятий по внутреннему контролю, ОВКиА на протяжении нескольких лет разрабатывает типовые формы документов планирования внутреннего контроля (типовой перечень операций, действий, необходимых для выполнения функций, типовая карта внутреннего контроля) и рекомендует использовать их в качестве базовых. При этом типовые документы составляются на основе организационно-штатной структуры управлений Федерального казначейства по субъектам РФ, утвержденной приказом Федерального казначейства, и детализируются в рамках выполняемых структурными подразделениями Управления функций. Необходимость дополнительной детализации определяется структурными подразделениями самостоятельно, исходя из принимаемого решения о проведении внутреннего контроля в отношении соответствующих операций.
Систематизация нарушений
Для удобства работы структурных подразделений Управления при изложении информации о нарушениях, выявленных в ходе контрольных мероприятий, упрощения процесса обработки данной информации ОВКиА разработана и закреплена в Порядке ВК единая форма справки (рисунок 1). При этом в целях координации процесса управления рисками ОВКиА были учтены потенциальные возможности возникновения отдельных рисков в условиях организации внутреннего контроля в соответствии со Стандартом. Во-первых, нарушения в деятельности могут быть выявлены структурными подразделениями не только в ходе контрольных мероприятий, предусмотренных документами планирования внутреннего контроля (порядком, картой внутреннего контроля). Во-вторых, внутренний контроль, осуществляемый в рамках Стандарта, является предварительным (осуществляемым при выполнении функций). А как показала практика предыдущих лет, определенный объем нарушений был выявлен структурными подразделениями в ходе последующего контроля.
Поэтому одновременно с внедрением Стандарта ОВКиА была проведена разъяснительная работа по порядку оформления структурными подразделениями Управления нарушений, выявленных ими в ходе тех или иных аналитических мероприятий, в частности проводимых по поручениям Федерального казначейства, руководства Управления. Целесообразность данных мер на сегодняшний день обусловлена необходимостью закрепить возможность фиксации структурными подразделениями информации о всех выявленных нарушениях, причинах, повлекших за собой их возникновение, а также мерах, принятых по их устранению в целях обеспечения аудиторского следа.
Таким образом, в случае обнаружения в ходе указанных аналитических мероприятий нарушений, не выявленных ранее при проведении внутреннего контроля, структурные подразделения имеют возможность их зафиксировать. Оформление и направление этой информации в соответствии с рекомендациями ОВКиА предусмотрено в форме справки, разработанной по аналогии со справкой, используемой для оформления нарушений, выявленных в ходе мероприятий по внутреннему контролю. В целях разграничения информации о нарушениях, получаемой ОВКиА, при оформлении указанной справки обязательным является заполнение поля «Основание проведения контрольного мероприятия».
ОВКиА анализирует полученную информацию о нарушениях на предмет правильности их классификации, что обеспечивает достоверность данных, используемых при составлении аналитики, подготовке отчетности, а также при отнесении структурными подразделениями нарушений к группе рисков в целях определения рискоемкости направлений деятельности и управления рисками. В дальнейшем ОВКиА использует информацию при расчете интегральной оценки деятельности структурных подразделений Управления, которая представляется комиссии по рассмотрению результатов деятельности структурных подразделений и госслужащих Управления. Информация о всех выявленных в Управлении нарушениях фиксируется ОВКиА в карте нарушений (рисунок 2).
Систематизация нарушений таким образом позволяет наглядно видеть полную картину нарушений (недостатков) в деятельности Управления на любую дату, обеспечивает экономию времени при подготовке требуемой информации, является удобной формой хранения данных, в том числе за предшествующие годы. Карта нарушений и формируемые на ее базе информационные материалы (графики, диаграммы, рейтинги) позволяют своевременно выявлять наиболее рискоемкие направления деятельности Управления, являются базой для оценки руководством качества управления рисками и координации деятельности структурных подразделений по управлению рисками.
Риски при определении и оценке результативности деятельности
Для организации процесса определения и оценки результативности деятельности отделов и госслужащих ОВКиА разработаны соответствующие порядки, которые утверждены приказами Управления. Согласно им документооборот по оценке результативности также организован в электронном виде. При этом ОВКиА организует рабочие группы по установлению состава показателей для определения и оценки результативности деятельности отделов и отдельных категорий госслужащих, комиссии по рассмотрению результатов деятельности и их информационное обеспечение.
Обязательной составляющей в процессе подготовки информации по оценке результативности деятельности отделов и начальников отделов Управления за каждый оцениваемый период является расчет интегральной оценки, производимый ОВКиА (рисунок 3). Интегральная оценка рассчитывается на основе информации о нарушениях, полученной ОВКиА по итогам оцениваемого периода. В случае снижения самооценки, представленной отделами Управления, а также ее несоответствия данным, полученным при расчете интегральной оценки, ОВКиА представляет комиссии документы, обосновывающие снижение оценки. Расчет интегральной оценки позволяет получить наиболее полное представление о результатах деятельности структурных подразделений и госслужащих для последующего принятия соответствующих управленческих решений.
Управление реализацией государственных программ РФ
Функция по участию подразделений внутреннего контроля в процессе управления реализацией государственных программ РФ в Федеральном казначействе является относительно новой. ОВКиА в течение двух лет (с 2013 года) регулярно осуществляет мониторинг реализации мероприятий, предусмотренных планом по исполнению Управлением плана деятельности Федерального казначейства на соответствующий год и основных мероприятий на соответствующий год по реализации стратегической карты Казначейства России. По результатам мониторинга ОВКиА представляет руководителю Управления аналитический отчет, содержащий предложения по реализации запланированных мероприятий и оформлению их результатов, после рассмотрения которого руководитель Управления направляет поручения соответствующим отделам.
В соответствии с Порядком управления реализацией государственных программ РФ в Федеральном казначействе приказом Управления ОВКиА определен уполномоченным подразделением по организации подготовки и мониторингу исполнения документов планирования деятельности в части формирования, ведения, размещения, доведения до пользователей реестра документов планирования, мониторинга хода реализации мероприятий, предусмотренных документами планирования, и подготовки отчетности. Данным приказом утвержден разработанный ОВКиА порядок организации работ по проведению мониторинга и подготовке отчетности в ходе реализации мероприятий, предусмотренных документами планирования. В соответствии с данным порядком в целях осуществления мониторинга и подготовки отчетности структурные подразделения Управления, ответственные за составление и исполнение соответствующих документов планирования, представляют в ОВКиА утвержденные и согласованные документы планирования деятельности и отчеты об их исполнении. Результаты мониторинга с установленной периодичностью передаются руководителю Управления.
На начальном этапе реализации этого относительно нового направления деятельности ОВКиА провел обучающие семинары для структурных подразделений Управления. Проведение таких мероприятий, в том числе в форме аудио- и видеоконференций с участием территориальных отделов Управления является постоянной практикой. Кроме того, учитывая общность функций, закрепленных за территориальными отделами, в целях упрощения процедуры оформления ими планов своей деятельности и работы с данными планами при проведении мониторинга ОВКиА разработал типовой план деятельности отделов.
В дальнейшем в целях аккумуляции информации о состоянии всех направлений деятельности Управления, ее структурированного изложения и обеспечения возможности оперативного получения данных руководством и структурными подразделениями ОВКиА планирует разработку и создание ситуационного центра Управления.
Мониторинг исполнения документов планирования деятельности дает положительные результаты с точки зрения выполнения как превентивной функции, так и рекомендательной. В первом случае осуществляется контроль, нацеленный на недопущение фактов отклонения хода реализации мероприятий от запланированного. Во втором ОВКиА, если есть такая необходимость, разрабатывает предложения и рекомендации по повышению качества проведения данных мероприятий.
В заключение следует отметить, что роль подразделений внутреннего контроля в управлении казначейскими рисками, безусловно, зависит от возложенных Федеральным казначейством функций по осуществлению полномочий в установленной сфере деятельности. Но степень и формы участия в этом процессе зависят и от самих подразделений внутреннего контроля территориальных органов ФК. Знание особенностей рабочего процесса на местах позволяет подразделениям внутреннего контроля вносить весомый вклад в общее дело, в том числе принимая активное участие в процессе управления казначейскими рисками (рисунок 4).
