Опыт взаимодействия Компании БФТ со специалистами главных администраторов бюджетных средств (ГАБС) показывает, что до настоящего времени остаются открытыми вопросы по осуществлению внутреннего финансового контроля (ВФК), полномочия по которому установлены статьей
Елена Викторовна ЗЕНЦОВА, ведущий консультант департамента развития комплексных решений Компании «Бюджетные и Финансовые Технологии»
Необходим порядок
Утвержденные постановлением Правительства РФ от 17 марта 2014 года № 193 правила осуществления внутреннего финансового контроля (далее — Правила) не требуют от ГАБС федерального уровня дополнительного утверждения комплексных требований к его проведению. Им достаточно утвердить ведомственные акты, устанавливающие порядок формирования, согласования, утверждения и хранения регистров внутреннего финансового контроля (карты ВФК, журналы учета результатов ВФК, отчеты о результатах ВФК) и, в случае необходимости, порядок взаимодействия структурных подразделений. Если ведомственные акты дублируют нормы Правил, следует обеспечить своевременную корректировку ведомственных документов.
На региональном и местном уровнях должен быть утвержден порядок осуществления внутреннего финансового контроля. Наиболее оптимальной представляется такая структура данного документа, когда в него включены разделы, отражающие порядок формирования (актуализации), согласования и утверждения карт ВФК, ведения регистров (журналов) ВФК, учета и хранения регистров ВФК, составления и предоставления отчетности руководителю. При этом важно сохранить основные параметры форм регистров ВФК, рекомендуемых на федеральном уровне, поскольку в дальнейшем возможно возникновение необходимости предоставления соответствующих данных по запросам органов власти и (или) отражения их в отчетности.
Польза автоматизации
Правила возлагают обязанность по осуществлению ВФК на структурные подразделения ГАБС. По итогам отчетных периодов руководитель ГАБС может получить порядка
В этой связи наиболее эффективной видится такая схема организации работы, которая предусматривает аккумулирование сведений и формирование оперативной отчетности по результатам ВФК. Большинство бюджетных процедур, по которым установлена обязанность осуществления ВФК, соотносится с полномочиями, осуществляемыми финансовыми департаментами (управлениями) и подразделениями, ответственными за ведение бухгалтерского учета, в связи с чем целесообразно возложить полномочия по проведению мониторинга выполнения внутренних бюджетных процедур на одно из этих подразделений.
Включение в журналы ВФК данных, отражающих результаты ежедневного выполнения контрольных действий по всему перечню операций, а не только по операциям, по которым выявлены недостатки и (или) нарушения, позволит сформировать отчетность о результатах ВФК в различных разрезах. Формирование отчетов на еженедельной (ежемесячной) основе обеспечит руководство информацией для рассмотрения на рабочих совещаниях.
Без сомнения, эти задачи могут быть легко решены при помощи автоматизации контроля, что, с одной стороны, потенциально влечет дополнительные расходы, но с другой — значительно сокращает трудозатраты на проведение ВФК, повышает его эффективность. Интеграция уже используемых информационных систем упрощает ведение регистров ВФК, позволяет организовать мониторинг в форме, удобной для конкретного пользователя. Различные способы визуализации итоговых данных контроля, применяемые при формировании отчетных форм в информационных системах, позволяют значительно оптимизировать работу руководителя.
Выбрать проблемные зоны
Методические рекомендации, доведенные письмом Минфина России от 19 января 2015 года № 02-11-05/932, содержат формы карт ВФК, предусматривающие отражение характеристик операций. На первый взгляд при их описании наиболее оптимальным является использование административных регламентов исполнения государственных (муниципальных) функций. В соответствии с постановлением Правительства РФ от 16 мая 2011 года № 373 регламенты должны включать описание административных действий и их результатов, срок выполнения действий и перечень ответственных должностных лиц, блок-схему исполнения государственной функции. При условии четкого соблюдения этих требований не составит труда сформировать перечень процессов и операций, направленных на выполнение бюджетной процедуры, определить контролируемые параметры.
Зачастую в административных регламентах отсутствует конкретная информация, характеризующая исполнение административных процедур, при формировании карт ВФК применяется формализованный подход, что в дальнейшем влияет на эффективность проведения внутреннего контроля в целом
Однако зачастую в административных регламентах отсутствует конкретная информация, характеризующая исполнение административных процедур, при формировании карт ВФК применяется формализованный подход, что в дальнейшем влияет на эффективность проведения внутреннего контроля в целом. Будет более полезным в первоочередном порядке сосредоточиться на организации контроля по наиболее значимым и (или) проблемным для ГАБС направлениям, по которым имеют место нарушения, в том числе выявленные контрольными органами. Например, актуальной остается проблема по обеспечению своевременного доведения бюджетных средств до получателей. В целях ее решения возможно включить в перечень контролируемых процедуры, предусматривающие выполнение мероприятий по финансированию конкретных направлений расходов. Детализацию процессов и операций при формировании карт ВФК целесообразно осуществлять, имея в виду необходимость контроля на всех ключевых этапах, начиная от утверждения нормативных правовых актов до факта перечисления бюджетных средств.
Операции, направленные на исполнение внутренней бюджетной процедуры, могут выполняться различными структурными подразделениями ГАБС, в связи с чем при согласовании проектов карт ВФК возможны разногласия по вопросам целесообразности включения в них тех или иных операций, определения уровня рисков. Специалисты разных структурных подразделений могут устанавливать по аналогичным по сути операциям различные методы, виды и способы контроля. Устранить эти противоречия возможно путем привлечения независимых внешних специалистов и экспертов. Это также позволит снизить собственные трудозатраты, провести своеобразную инвентаризацию функций, исполняемых ГАБС, осуществить экспертизу и взаимоувязку норм внутренних стандартов.
