В 2014 году в работе контрольно-аудиторских подразделений Федерального казначейства произошли кардинальные изменения, которые затрагивают многие аспекты проведения проверок и оценки эффективности деятельности. Разработаны и приняты нормативные документы, которые пересмотрели систему внутреннего финансового контроля и внутреннего финансового аудита в территориальных органах ведомства.
Приказ № 253
Приказом Федерального казначейства от 29 июня 2011 года № 253 «Об утверждении Стандартов внутреннего контроля и внутреннего аудита Федерального казначейства, применяемых контрольно-аудиторскими подразделениями при осуществлении контрольной деятельности» регламентирован процесс проведения контрольных мероприятий. Данный приказ исполняется в Управлении Федерального казначейства по Воронежской области (далее — Управление) с 1 января 2014 года. Он внес существенные изменения в порядок планирования, проведения, оформления и рассмотрения результатов проверок, организации деятельности Контрольного совета Управления.
В соответствии с утвержденными стандартами отдел внутреннего контроля и аудита (ОВКиА) Управления проанализировал новации и переработал внутренние локальные документы — приказы, регламентирующие соответствующие направления деятельности. В результате проверки стали подразделяться на комбинированные и камеральные, что позволяет использовать удаленный доступ к документам, повысить качество проводимых контрольных мероприятий и увеличить время непосредственной работы с документами, а также существенно сократить затраты на контрольную деятельность.
Изменения произошли в сроках издания приказов о проведении проверок, оформлении справок и актов по итогам контрольных мероприятий, в порядке реализации материалов проверок и рассмотрении их результатов на Контрольном совете Управления. В целях обеспечения прозрачности деятельности ОВКиА документы, предусмотренные Стандартами внутреннего контроля, в регламентированном порядке и в установленные сроки представляются руководителю Управления с использованием прикладного программного обеспечения — автоматизированной системы документооборота LanDocs (далее — ППО АСД LanDocs) и ППО OutIook.
Приказ № 164
Приказом Федерального казначейства от 16 апреля 2012 года № 164 «Об утверждении Стандартов внутреннего контроля Федерального казначейства» регламентированы единые требования к осуществлению руководством и сотрудниками Управления внутреннего финансового контроля при выполнении ими функций и осуществлении полномочий в установленной сфере деятельности. Согласно этим стандартам целью внутреннего финансового контроля является установление соответствия деятельности структурных подразделений положениям нормативных правовых актов и регламентов. Целью внутреннего финансового аудита является предоставление руководителю Управления независимой и объективной информации о деятельности структурных подразделений при осуществлении ими функций в установленной сфере деятельности.
В 2013 году ОВКиА начал работу по внедрению отдельных элементов внутреннего финансового контроля. С этой целью приказом Управления были утверждены Стандарты внутреннего финансового контроля в Управлении, которые вступили в силу с 1 января 2014 года. Приказ размещен на официальном сайте Управления. Для скорейшего внедрения и качественного проведения внутреннего финансового контроля структурными подразделениями Управления ОВКиА разработал примерную Карту внутреннего финансового контроля для территориальных отделов и разъяснил их сотрудникам порядок организации внутреннего финансового контроля.
Мониторинг проведения контрольных мероприятий
В феврале 2015 года приказом Федерального казначейства были внесены и утверждены изменения в Стандарты внутреннего финансового контроля. Теперь внутренний финансовый контроль в структурных подразделениях на предварительном этапе осуществляется сплошным способом.
В рамках организации внутреннего финансового контроля непосредственно в ОВКиА были проанализированы наиболее рискоемкие направления деятельности отдела и выявлены вопросы, требующие особого внимания и контроля. На основе данных анализа сотрудники ОВКиА разработали Перечень операций, действий, необходимых для осуществления полномочий в установленной сфере деятельности, а также Карту внутреннего финансового контроля ОВКиА на 2015 год, в соответствии с которой осуществляется сплошной предварительный самоконтроль, предварительный контроль по уровню подчиненности в соответствии с возложенными на ОВКиА полномочиями.
Одним из новшеств, призванных обеспечить выполнение требований Стандартов внутреннего контроля, стала разработанная форма «Мониторинг проведения контрольных мероприятий отделом внутреннего контроля и аудита» (таблица). Данная форма применяется с целью осуществления начальником ОВКиА сплошного предварительного контроля по уровню подчиненности за соблюдением Стандартов внутреннего финансового контроля. Форма позволяет систематизировать выполнение требований приказа Федерального казначейства № 253 и отслеживать сроки их исполнения.
Таблица. Мониторинг проведения контрольных мероприятий отделом внутреннего контроля и аудита в 2015 г.
|
№ п/п |
Наименование объекта контроля |
Проверяемый период, метод проверки |
Срок проведения проверки, руководитель аудиторской группы |
Дата и № приказа в ППО АСД LanDocs |
Номер и дата Акта |
Контрольный совет |
Дата указания в ППО АСД LanDocs |
Дата файла указаний, выгруженного из ППО AudPlan |
Срок представления плана мероприятий план/факт |
Срок представления отчета план/факт |
Количество нарушений в указаниях |
Кол-во устраненных нарушений/кол-во нарушений для ф. 503 (на 01.04.15) |
||||||||
|
Контрольная дата отчета (в ППО АСД LanDocs |
Дата предоставления отчета руководителю |
Решение руководителя Управления |
Проект протокола заседания Контрольного совета + отчет председателю Контрольного совета в ППО АСД LanDocs |
Уведомление членам Контрольного совета |
Дата Контрольного совета в сообщении от председателя Контрольного совета |
Протокол Контрольного совета |
Дата перепроверки (не ранее 6 месяцев) |
Дисциплинарное взыскание |
||||||||||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
|
7 |
Отдел № 22 (с. Петропавловка) |
|
|
17.02.15 № 62 |
№ 7 от 12.03.15 |
23.03.15 |
23.03.15 № |
25.03.15 |
25.03.15 № |
27.03.15 |
02.04.15 |
07.04.15 № |
- |
- |
07.04.15 № |
07.04.15 |
13.04.15/ 09.04.15 |
08.05.15/ 16.04.15 |
3 |
3 |
|
8 |
Отдел № 10 (г. Калач) |
|
|
30.03.15 № 96 |
Б/н от 23.04.15 |
06.05.15 |
29.04.15 № |
29.04.15 № |
Без рассмотрения на КС |
Без рассмотрения на КС |
Без рассмотрения на КС |
Без рассмотрения на КС |
- |
- |
- |
- |
- |
- |
- |
- |
Заместитель начальника ОВКиА вносит в форму информацию, необходимую для своевременного анализа полученных результатов начальником отдела и принятия в дальнейшем организационных решений. Информация в таблицу вносится поэтапно по мере подготовки документов, выставляются предельные даты формирования документов (например, в графе 7 отражена контрольная дата формирования отчета о результатах проверки) и фактические сроки их исполнения (графа 8). Графа 8 содержит информацию о дате и номере отчета о результатах проверки, представленного руководителю Управления в ППО АСД LanDocs.
Есть эффект
Положительным результатом мероприятий предварительного внутреннего финансового контроля, проводимых в структурных подразделениях УФК по Воронежской области, включая территориальные отделы, предусмотренных приказом Федерального казначейства № 164, стало снижение в 2014 году по сравнению с 2013 годом самостоятельно выявленных нарушений в 4,5 раза и повышение эффективности деятельности структурных подразделений.
В любой момент времени начальник отдела располагает всей необходимой информацией по контрольному мероприятию: по каким этапам работа продолжается, по каким завершена. Разработанная форма позволяет контролировать этапы обеспечения работы Контрольного совета Управления, своевременность представления информации членам и председателю Контрольного совета (графы 10, 11, 12, 13, в которых также содержится информация о дате и номере документа в ППО АСД LanDocs). В Управлении предусмотрена возможность представления выгруженных структурированных файлов и информационных писем по устранению объектом проверки выявленных нарушений (указаний), планов мероприятий, направленных на устранение нарушений (недостатков), отраженных в акте проверки, и отчетов о выполнении планов мероприятий, а также квитанций о загрузке с использованием ППО АСД LanDocs.
По материалам завершенной проверки выставляются контрольные сроки представления объектом проверки плана мероприятий по устранению нарушений (недостатков) и отчета о выполнении плана мероприятий, фиксируются даты фактического представления информации (графы 18, 19). Это позволяет осуществлять контроль за своевременностью и полнотой устранения выявленных нарушений в деятельности проверенных структурных подразделений.
В Мониторинге проведения контрольных мероприятий отделом внутреннего контроля и аудита присутствует графа 21 с информацией о количестве устраненных нарушений по каждой проверке. Данные этой графы находят отражение в ежеквартальной информации по устранению нарушений, выявленных по результатам проведенных ОВКиА, а также органами государственного контроля (надзора) контрольных мероприятий, представляемой по запросу в Федеральное казначейство. В случае необходимости дополнительного контроля и анализа информации в таблицу вносятся дополнительные графы. Данные, содержащиеся в Мониторинге проведения контрольных мероприятий отделом внутреннего контроля и аудита, позволяют провести предварительный контроль информации, выгружаемой из ППО «Внутренний контроль и аудит Федерального казначейства» в Федеральное казначейство, и обеспечить достоверность периодической отчетности.
На всех этапах работы ОВКиА Управления обеспечена ее прозрачность. Ведение электронного документооборота с помощью ППО АСД LanDocs и ППО Outlook позволило фиксировать «аудиторский след» в деятельности ОВКиА. С целью усиления внутреннего финансового контроля за исполнением функций, возложенных на ОВКиА, были подготовлены и направлены на утверждение руководителю Управления приказы о распределении обязанностей между сотрудниками. Приказы размещены на официальном интернет-сайте Управления.
С учетом рисков
При проведении проверок территориальных отделов целесообразно учитывать их рейтинг. По территориальным подразделениям, условно относящимся к успешным отделам, разумным представляется замена комплексной проверки на тематическую по наиболее рискоемким направлениям:
- осуществление и учет операций со средствами федерального бюджета;
- кассовое обслуживание исполнения бюджета субъекта РФ и местных бюджетов;
- ведение сводного реестра главных распорядителей, распорядителей и получателей средств федерального бюджета;
- административно-хозяйственное обеспечение деятельности.
При проведении таких проверок можно проверять не все вопросы, согласно Типовой программе проверки территориального отдела, а лишь отдельные, с наибольшими казначейскими рисками, например:
- порядок открытия, переоформления и закрытия лицевых счетов;
- своевременность формирования и доведения выписок клиентам;
- осуществление учета бюджетных обязательств получателей средств федерального бюджета;
- осуществление санкционирования оплаты денежных обязательств;
- обеспечение проведения кассовых выплат из федерального бюджета от имени и по поручению клиентов;
- проверка соответствия указанных в заявках на кассовый расход кодов КОСГУ текстовому назначению платежа и документу-основанию;
- обеспечение проведения и учета операций по кассовым выплатам из бюджетов субъектов РФ, местных бюджетов, бюджетов государственных внебюджетных фондов;
- осуществление в пределах компетенции отдела ведения делопроизводства, формирования и отправления/получения корреспонденции.
По территориальным подразделениям, условно относящимся к средне успешным отделам, по решению руководителя Управления можно проводить тематические проверки по наиболее рискоемким направлениям по всем вопросам Типовой программы проверки территориального отдела или отдельным вопросам с наибольшими казначейскими рисками.
По территориальным подразделениям, условно относящимся к менее успешным отделам, целесообразно сохранить проведение комплексных проверок.
Развитие контрольно-аудиторской деятельности
Основными направлениями развития контрольно-аудиторской деятельности в Управлении являются:
1) полноценное внедрение Стандартов внутреннего контроля, утвержденных приказом Федерального казначейства № 164;
2) развитие механизмов предварительного самоконтроля и контроля по уровню подчиненности в структурных подразделениях с последующей выборочной проверкой, проводимой ОВКиА;
3) выявление наиболее рискоемких направлений в деятельности структурных подразделений Управления и формирование планов контрольной деятельности на соответствующий год с учетом казначейских рисков;
4) смещение акцента при проведении проверок территориальных отделов Управления с комплексных на тематические по наиболее рискоемким направлениям.
Приказ № 240
С 1 января 2015 года вступило в силу новое Положение о внутреннем контроле и внутреннем аудите в Федеральном казначействе, утвержденное приказом Федерального казначейства от 16 октября 2014 года № 240. В нем кардинально изменен характер проверок. Так, согласно данному положению внутренний контроль носит предварительный или последующий характер. Ранее (в соответствии с приказом Федерального казначейства от 25 января 2011 года № 19) внутренний контроль осуществлялся в форме предварительного, текущего и последующего контроля. Кроме того, предусмотрена новая форма контрольных действий, применяемая в ходе самоконтроля и контроля по уровню подчиненности — это авторизация операций.
Новые задачи
На подразделения внутреннего контроля и аудита возлагаются все новые и новые задачи. 28 мая 2014 года руководитель Федерального казначейства Р. Е. Артюхин утвердил Порядок управления реализацией государственных программ РФ в Федеральном казначействе. В целях его исполнения в Управлении в августе 2014 года разработан и утвержден приказ, которым определено уполномоченное подразделение по организации подготовки, формированию и ведению Реестра документов планирования деятельности Управления — ОВКиА.
В 2015 году на основании полученных от отделов Управления отчетов о реализации мероприятий, предусмотренных документами планирования деятельности Управления, ОВКиА ежеквартально осуществляет мониторинг хода выполнения мероприятий, предусмотренных документами планирования деятельности, и представляет руководителю Управления результаты выполнения мероприятий. Анализируя деятельность ОВКиА, можно отметить, что происходит смещение акцента с проведения контрольной деятельности к осуществлению контрольно-аналитической работы.
