В майском номере журнала «Бюджет» за 2014 год была опубликована статья «Централизация бухгалтерского учета и отчетности в медицинских учреждениях Пензенской области», которая рассказывала о первом опыте централизации бухгалтерского учета в сфере регионального здравоохранения. С тех пор произошло много изменений, были достигнуты определенные успехи, но мы столкнулись и с определенными проблемами, большая часть которых была благополучно решена.
Алексей Владимирович ПИЧУШКИН, начальник управления — главный бухгалтер централизованной бухгалтерии ГБУЗ «Пензенский областной медицинский информационно-аналитический центр»
Во второй половине 2014 года наше учреждение (тогда это было ГБУ «Центр бухгалтерского обслуживания») совместно с Министерством здравоохранения Пензенской области начало, а в 2015 году фактически завершило централизацию бухгалтерского учета 26 районных учреждений здравоохранения Пензенской области и областного медицинского колледжа, в основном расположенных вне областного центра. При внедрении учетной работы районных учреждений в уже имевшуюся в областном центре единую систему бухгалтерского учета (на базе АС «Смета: Централизованная бухгалтерия», далее по тексту — ЕС БУ) нашим учреждением совместно с подрядчиком, оказывающим ЕС БУ информационное и техническое сопровождение, было выявлено множество недостатков в области ведения бухгалтерского учета финансовых и нефинансовых активов, забалансовых счетов, финансовых результатов, обязательств и санкционирования — независимо от того, в какой программе до внедрения ЕС БУ работали больницы. Все выявленные недостатки впоследствии были устранены.
Методическая помощь
Наше учреждение, региональное Министерство здравоохранения, подрядчик и ведомственная комиссия по оказанию методической помощи по ведению бухгалтерского учета консультируют все подведомственные учреждения в режиме онлайн по вопросам бухгалтерского учета, финансов и налогообложения. В целях формирования единого подхода к этой работе в
1. Типовая учетная политика для казенных/бюджетных/автономных учреждений здравоохранения Пензенской области, учитывающая специфику отрасли.
2. Методические рекомендации по заполнению текстовой части пояснительной записки (форма 0503760).
В пояснительной записке учреждения ежеквартально отражают соответствующую информацию, в частности это:
- количество специалистов, прошедших переподготовку/повышение квалификации;
- среднесписочная численность работников;
- штатная численность работников по всем источникам финансового обеспечения;
- фактическая численность работников по всем источникам финансового обеспечения;
- информация о средней заработной плате работников по всем источникам финансового обеспечения;
- общее количество контрактов/договоров и общая сумма закупок учреждения в рамках законов № 44‑ФЗ и № 223‑ФЗ за отчетный период;
- общая сумма штрафов, пеней и иных санкций, выставленных учреждению за отчетный период;
- количество и причины судебных исков, выставленных учреждению (учреждение-ответчик) за отчетный период;
- количество и причины судебных исков, выставленных учреждением (учреждение-истец) за отчетный период;
- фондооснащенность и фондовооруженность;
- изменение балансовой стоимости особо ценного движимого имущества и недвижимого имущества, земельных участков;
- сведения о причинах образования остатков на счете 010600000 (при их наличии);
- сведения о выполнении объемных показателей государственного задания;
- сведения о выявленных в отчетном периоде недостачах/хищениях нефинансовых и финансовых активов;
- сведения об исполнении плана финансово-хозяйственной деятельности по доходам и расходам в разрезе видов финансового обеспечения с указанием причин, по которым исполнение сложилось менее 20% (первый квартал), 45% (полугодие) и 70% (девять месяцев) от плановых показателей текущего года;
- информация о принятых учреждением обязательствах, исполнение и оплата которых предусмотрена в соответствующих годах, следующих за отчетным годом;
- сведения о возврате в бюджет субсидий;
- причины наличия на лицевых счетах невыясненных поступлений и выбытий денежных средств, перечень событий финансово-хозяйственной деятельности, произошедших после отчетной даты и отраженных в представленной отчетности, перечень проведенных в отчетном периоде контрольных мероприятий/проверок/ревизий финансово-хозяйственной деятельности.
3. Типовая должностная инструкция бухгалтера (разработана в соответствии с профессиональным стандартом «Бухгалтер»).
4. Единый унифицированный справочник видов выплат по заработной плате, дополнительные коды аналитики к КОСГУ, единый справочник кодов субсидий, единый справочник контрагентов (постоянно дорабатывается), которые внедрены в ЕС БУ.
Аутсорсинг бухгалтерского учета
С 2015 года ГБУ «Центр бухгалтерского обслуживания» реорганизовано путем присоединения к ГБУЗ «Пензенский областной информационно-аналитический центр» (далее по тексту — МИАЦ). В настоящий момент мы ведем бухгалтерский учет десяти учреждений здравоохранения, основным источником содержания которых является субсидия на выполнение государственного задания. К сожалению, пока бухгалтеры хотя и числятся в штате МИАЦ, но территориально располагаются в учреждениях (их численность оптимизирована). В настоящее время нет возможности расположиться в отдельном здании. Это снижает эффективность работы и контроля, тем не менее мы отслеживаем в режиме онлайн бухгалтерский учет этих учреждений, выезжаем на места, анализируем документы в рамках внутреннего контроля, консультируем сотрудников — то есть работаем в имеющихся условиях.
Необходимо отметить, что ответственность бухгалтеров за их работу явно повысилась. Также следует подчеркнуть, что должностные лица больниц, связанные с бухгалтерской службой в рамках общего документооборота, ментально пока не готовы к уходу бухгалтерии в другое здание/район, поскольку им придется переходить в основном на дистанционное информационное взаимодействие.
Что касается учреждений системы ОМС, то стоит отметить, что они ведут учет в ЕС БУ через защищенный канал связи в режиме онлайн. Мы отслеживаем их учет и отдельные документы и даем рекомендации по корректировке. Выделять из учреждений системы ОМС бухгалтерскую службу и переводить ее на аутсорсинг сейчас нецелесообразно, так как средства на содержание бухгалтерии заложены в тарифе на оказание медицинской помощи. Здесь пока очевидного решения нет. Но и без аутсорсинга в части повышения эффективности работы учреждений многое удалось сделать. Отсюда вывод: в Пензенской области Министерство здравоохранения региона создало единую централизованную систему бухгалтерского учета в полном объеме, а централизованная бухгалтерия (в части полного аутсорсинга ведения учета) создана частично (без учреждений ОМС).
Внедрение учета и начисления заработной платы в ЕС БУ
При внедрения централизованного учета и начислении заработной платы мы столкнулись с двумя основными проблемами. Первая — необходимость защиты персональных данных, которая потребовала определенных расходов для учреждений. Требовалось подключить бухгалтерские, экономические и кадровые службы больниц к ЕС БУ через защищенный канал связи с использованием АПКШ «Континент». Эта задача была реализована профессиональными программистами МИАЦ в достаточно короткие сроки.
Кроме того, учреждения должны были аттестовать свои рабочие места, то есть фактически быть допущены к обработке персональных данных в ЕС БУ. Сама ЕС БУ к тому моменту была уже аттестована. Отметим, что этот процесс затянулся в основном из-за сложного финансового положения отдельных учреждений, но, тем не менее, в настоящий момент он фактически завершен. Вторая проблема — разрозненность баз учреждений в части заработной платы либо их отсутствие. После слияния баз (видов выплат и прочих документов) проделана огромная работа по приведению всей информации в соответствие с действующим законодательством РФ.
Конечно, не все шло гладко. От больниц поступала масса претензий, иногда обоснованных, и приходилось принимать решения в очень короткие сроки. Фактически учреждения не имели единого подхода к начислению зарплат, а за один-два месяца унифицировать действия всех учреждений и полностью отладить систему было сложно. Сейчас работа ведется в конструктивном режиме, хотя из-за часто меняющегося законодательства это и непросто.
Преимущества ЕС БУ
Перечислим основные преимущества ЕС БУ для учредителя и учреждений, которые проявились в ходе нашей работы:
- оптимизация численности сотрудников бухгалтерии и экономия ФОТ;
- единые требования к оформлению первичной документации;
- единые требования к подготовке и составлению бухгалтерской отчетности, повышение ее качества, уменьшение количества ошибок и неточностей;
- единый формат должностных инструкций бухгалтеров и четкое разграничение их обязанностей;
- усиление контроля при проведении инвентаризации;
- единый стандарт документооборота с точными сроками исполнения документов;
- улучшение взаимодействия с Минфином и Минздравом Пензенской области;
- возможность составления сводной бухгалтерской отчетности и одновременной ее сверки с данными учета;
- повышение качества отчетности в ФНС РФ, ПФ РФ, ФСС РФ, Росстате, ТФОМС и так далее;
- контроль соответствия установления различных выплат, в том числе надбавок регламентирующим их локальным актам, издаваемым приказам по личному составу;
- единый свод выплат заработной платы;
- повышение контроля за своевременностью расчета уволенных и отпускников;
- регулярная и более качественная проверка фактического наличия денежных средств и бланков строгой отчетности, денежных документов;
- строгий контроль правильности приема денежных средств, поступающих от приносящей доход деятельности, соответствие сумм их тарифам и локальным актам.
Кроме того, ЕС БУ позволяет удаленно, не выезжая в учреждения, собирать различного рода информацию и выполнять иные функции, как то:
1) исполнение планов финансово-хозяйственной деятельности в части доходов и расходов;
2) анализ остатков на счетах, в кассе и в пути по всем учреждениям;
3) отслеживание кредиторской и дебиторской задолженности отрасли в целом и в разрезе поставщиков или учреждений, наличия и движения имущества, в том числе медикаментов;
4) подготовка различных отчетов, в том числе по заработной плате;
5) учет доходов, штрафных санкций, закупки основных средств, трат на ремонт, подотчетных сумм и многое другое;
6) выгрузка в сервис АХД (единая государственная информационная система здравоохранения) данных бухучета и заработной платы;
7) ведение единых справочников субсидий, контрагентов;
8) контроль размещения информации на сайте bus.gov.ru.
Заключение
Конечно, наша главная цель при внедрении ЕС БУ заключалась в оптимизации численности бухгалтерий в отрасли и повышении качества бухгалтерского учета и отчетности, что в целом должно было привести (и привело) к существенной экономии денежных средств. Однако регионам, планирующим централизовать бухгалтерский учет, мы бы посоветовали не осуществлять одновременно централизацию учета и аутсорсинг его ведения государственным учреждением (как это сделали мы и что оказалось сложно реализовать). Нам представляется, что эффективнее сначала создать единую централизованную систему, унифицировать учет и методологию, а уже потом приступать к аутсорсингу ведения бухгалтерского учета.
