От контроля функциональной деятельности к контролю результатов

В период с января по апрель 2016 года Управление Федерального казначейства по Нижегородской области (далее — Управление) в пилотном режиме внедряет Стандарт осуществления последующего оперативного внутреннего автоматизированного контроля в территориальных органах Федерального казначейства. Стандарт утвержден приказом Федерального казначейства от 25 декабря 2015 года № 368 (далее — Стандарт). Целью Стандарта является регламентирование общих правил и процедур организации и осуществления последующего оперативного внутреннего автоматизированного контроля, проводимого отделами внутреннего контроля и аудита территориальных органов Федерального казначейства (ТОФК).

Полина Владимировна СИЛАТОВА, старший казначей отдела внутреннего контроля и аудита УФК по Нижегородской области

Предложения по организации и осуществлению системы последующего оперативного внутреннего автоматизированного контроля (далее — ПОВАК) мы направляли в центральный аппарат Казначейства России еще в 2014 году при пилотировании проекта «Развитие механизмов внутреннего контроля Федерального казначейства», реализуемого в рамках Стратегической карты Казначейства России на 2013–2017 годы. Перспективность и эффективность данного вида деятельности была очевидна.

Рисунок 1. Система внутреннего контроля в УФК по Нижегородской области

Непосредственная работа по проведению ПОВАК началась в Управлении в октябре 2015 года после внесения в технологический регламент «Порядок прохождения операционного дня в Централизованной системе» порядка формирования отчетов по мониторингу операционного дня и реализации соответствующего модуля в прикладном программном обеспечении «Автоматизированная система Федерального казначейства» (ППО «АС ФК»). В настоящее время Управление в ежедневном режиме осуществляет внутренний контроль как на уровне функциональных отделов до завершения операционного дня, так и ПОВАК на уровне отдела внутреннего контроля и аудита после закрытия операционного дня (рисунок 1).

В соответствии со Стандартом задачами ПОВАК являются:

• оценка эффективности внутреннего контроля, осуществляемого в структурных подразделениях ТОФК в соответствии с требованиями Стандарта внутреннего контроля Федерального казначейства, утвержденного приказом Федерального казначейства;
• обеспечение оперативного информирования руководства ТОФК о выявленных нарушениях (недостатках) в деятельности ТОФК в целях своевременного принятия управленческих решений;
• минимизация внутренних (операционных) казначейских рисков в деятельности ТОФК и связанных с ними вероятных неблагоприятных последствий;
• обеспечение получения оперативной информации об эффективности принятых управленческих решений и реализованных мерах по предотвращению в дальнейшей деятельности выявленных нарушений (недостатков).

Безусловно, наличие у руководства ТОФК информации о нарушениях или недостатках в деятельности структурных подразделений за прошедший день, а не спустя год или два после их возникновения (как это происходит при проведении контрольно-аудиторских мероприятий силами контрольно-аудиторских подразделений ТОФК) выводит менеджмент на новый уровень. Сокращение промежутка времени между возникновением нарушения (недостатка) и принятием управленческого решения позволяет перейти от контроля функциональной деятельности к контролю результатов.

В настоящее время ПОВАК устанавливает соответствие деятельности Управления требованиям нормативных правовых актов по 125 наиболее важным и рискоемким операциям на основании базы данных ППО «АС ФК», в том числе:

• по разделу «Организация и осуществление учета поступлений в бюджетную систему РФ» — 23 показателя;
• по разделу «Организация и осуществление электронных расчетов в системе банковских расчетов» — 5 показателей;
• по разделу «Кассовое исполнение федерального бюджета» — 50 показателей;
• по разделу «Кассовое обслуживание исполнения бюджета субъекта РФ (местного бюджета)» — 29 показателей;
• по разделу «Кассовое обслуживание исполнения бюджетов государственных внебюджетных фондов» — 11 показателей;
• по разделу «Показатели отдела технологического обеспечения» — 6 показателей;
• по разделу «Ведение бюджетного учета, составление и представление отчетности» — 1 показатель.

Большинство показателей ПОВАК направлены на установление своевременности обработки сотрудниками ТОФК широкого перечня документов: банковских выписок, консолидированных заявок, платежных, расчетных и иных документов, представленных клиентами, а также своевременности осуществления сверки проведенных операций с клиентами (направление отчетов, выписок из лицевых счетов, приложений к выпискам из лицевых счетов и других форм отчетности). Так, структурное подразделение ТОФК, направившее отчетные формы с минутным опозданием, отразится в отчете как нарушитель.

Преимущества

ПОВАК имеет ряд неоспоримых преимуществ и перспектив, подтверждающих важность и необходимость его внедрения:

• оперативность получения информации о наличии нарушений и недостатков в деятельности структурных подразделений ТОФК;
• обеспечение возможности оперативного принятия необходимых управленческих решений и превентивных мер по недопущению возникновения (повторения) нарушений и недостатков в деятельности структурных подразделений ТОФК;
• увеличение массива операций и действий, осуществляемых структурными подразделениями ТОФК, в отношении которых проведены контрольные действия (в соответствии с перечнем показателей ПОВАК), до 100%;
• оценка эффективности внутреннего контроля в структурных подразделениях ТОФК;
• использование результатов ПОВАК при оценке результативности деятельности структурных подразделений ТОФК, осуществляющих операции и действия, подлежащие ПОВАК.

Кроме того, происходит снижение затрат трудовых (а значит, и финансовых) ресурсов, задействованных в осуществлении последующего внутреннего контроля в ТОФК по предметам внутреннего контроля, входящим в перечень показателей ПОВАК, при условии:

а) увеличения качества контрольных действий (исключение человеческого фактора);

б) значительного уменьшения срока предоставления руководству ТОФК результатов деятельности структурных подразделений ТОФК;

в) увеличения массива проверенных операций и действий, осуществляемых структурными подразделениями ТОФК.

Временные трудности

ПОВАК находится в стадии пилотирования как в части нормативного правового обеспечения, так и в части технической реализации в ППО «АС ФК». В настоящее время результаты, получаемые с помощью реализованного в ППО «АС ФК» блока для осуществления ПОВАК, не отражают реальную картину по выполнению ТОФК возложенных на них функций и полномочий в установленной сфере деятельности. Требуется проведение дополнительного анализа полученных данных, что увеличивает нагрузку на сотрудников Управления.

Рисунок 2. Алгоритм осуществления ПОВАК

Рисунок 3. Формирование отчетов ПОВАК в ППО «АС ФК»

В целях выполнения основной задачи, предусмотренной Стандартом, а именно обеспечения оперативного информирования руководства ТОФК о выявленных нарушениях (недостатках) в деятельности ТОФК, сотрудники отдела внутреннего контроля Управления ежедневно анализируют отчеты ПОВАК. Для представления объективных данных руководству сотрудники отдела внутреннего контроля и аудита устанавливают наличие реальных нарушений в более чем двух тысячах документов, ежедневно отбираемых ПОВАК. В рамках пилотирования Стандарта и в целях повышения качества результатов, получаемых при осуществлении ПОВАК, Управление направило более 30 обращений в систему управления эксплуатацией. Обращения касаются как улучшения работы фильтров, так и введения новых позиций в перечень показателей ПОВАК.

Однако многие вопросы, касающиеся достоверности данных, получаемых при осуществлении ПОВАК, Управлению удалось решить и на своем уровне. Большое значение для обеспечения достоверности данных имеют:

• чистота справочников ППО «АС ФК», таких как федеральный календарь, ведение лицевых счетов и счетов бюджета и другие;
• время формирования отчета по ПОВАК (оптимальное решение — автоматический запуск формирования отчета ПОВАК ночью после завершения всех операций, пока он не реализован в ППО «АС ФК»);
• четкое соблюдение регламентного времени, установленного в ПОВАК в соответствии с требованиями дорожной карты Казначейства России, которые являются более жесткими, чем требования нормативных правовых актов по одним и тем же показателям.

Документооборот

В рамках пилотного внедрения Стандарта и формирования отчетов по ПОВАК в ППО «АС ФК» Управление использовало на практике несколько схем документооборота при осуществлении последующего оперативного внутреннего автоматизированного контроля и остановилось на наиболее оптимальной и максимально отвечающей целям ПОВАК модели (рисунок 2). В результате руководитель Управления утвердил дорожную карту по осуществлению ПОВАК в УФК по Нижегородской области.

Уполномоченный сотрудник отдела внутреннего контроля и аудита Управления ежедневно осуществляет запуск формирования отчетов по ПОВАК в ППО «АС ФК» после завершения операций текущего операционного дня (рисунок 3). Информация, отраженная в отчетах по ПОВАК и базе данных ППО «АС ФК», анализируется на наличие нарушений нормативных правовых актов в деятельности ТОФК. После этого с использованием прикладного программного обеспечения «Система электронного документооборота» (ППО АСД LanDocs) отдел внутреннего контроля формирует и представляет руководителю отчет по результатам ПОВАК, учитывающий результаты анализа и содержащий указание на структурное подразделение Управления, в деятельности которого установлено нарушение. Это происходит также на ежедневной основе (рисунок 4).

Рисунок 4. Отчет по результатам ПОВАК за 16 мая 2016 г.

В целях обеспечения обратной связи с начальником структурного подразделения Управления, в деятельности которого установлено нарушение, в его адрес (или адрес курирующего данное структурное подразделение заместителя руководителя Управления) руководитель Управления в ППО АСД LanDocs контрольным сообщением направляет документ — отчет по результатам ПОВАК с указанием необходимости принятия мер. При формировании ответа на контрольное сообщение начальник структурного подразделения Управления, в деятельности которого в отчете по результатам ПОВАК отмечено нарушение, имеет возможность объяснить причину его возникновения, а также сообщить руководителю Управления о действиях, проведенных для устранения нарушений и недопущения их в дальнейшем. Указанная информация доводится также до отдела внутреннего контроля и аудита и при необходимости до функционального отдела и является основанием для принятия руководителем Управления оптимальных управленческих решений.

Результаты осуществления ПОВАК, а также эффективность и достаточность принятых управленческих решений ежемесячно рассматриваются на контрольном совете УФК по Нижегородской области. Таким образом, осуществление контрольно-аудиторскими подразделениями ТОФК последующего оперативного внутреннего автоматизированного контроля обеспечивает принятие необходимых управленческих решений, что, безусловно, приводит к повышению эффективности деятельности ТОФК.