Неблагоприятную ситуацию в сфере государственного и муниципального управления можно изменить с помощью бережливых технологий, которые уже более 20 лет успешно используют власти самых разных стран. В России также растет интерес к соответствующим практикам. Одним из примеров может служить проект «Бережливый Усть-Лабинск».
Ольга Павловна АНДРЕЕВА
Сергей Валентинович ИЛЬДЕМЕНОВОльга Павловна АНДРЕЕВА, кандидат экономических наук, директор АНО «Японский центр „Кайдзен“ в Краснодарском крае»
Сергей Валентинович ИЛЬДЕМЕНОВ, доктор экономических наук, профессор, руководитель Центра лин-менеджмента МИРБИС
Виюне 2016 года в рамках реформирования госуправления на высшем уровне было принято решение о создании Совета при президенте по стратегическому развитию и приоритетным проектам, который будет использовать принципы работы проектного офиса. Главным новшеством должен стать специальный порядок административной работы над приоритетными проектами — резкое упрощение их согласования и отслеживание результатов проектов не по показателям, как раньше, а через процедуру «управления изменениями» (то есть поправками к проектному плану).
В быстро меняющейся среде, при росте числа непрогнозируемых ситуаций и сокращении бюджета, использование детализированных алгоритмов с жестким контролем и практикой использования репрессивного менеджмента значительно ограничивает пространство для поиска эффективных решений. Оно также ставит барьеры между властью, бизнесом и обществом, создает условия для коррупции и инфантилизации граждан, которые надеются лишь на помощь властей и не принимают активного участия в развитии территорий.
В управлении муниципалитетами до сих пор сохраняются подходы, выработанные в середине прошлого века, когда господствовало крайнее недоверие к любым прямо не санкционированным действиям, и ограничивающие вовлечение населения в процессы преобразований. Одной из главных причин неэффективного управления в органах местной власти, как это ни странно, является низкий уровень взаимодействия как внутри администраций, так и с внешней средой: бизнесом, общественностью, населением.
Вследствие невозможности удержания молодежи из-за неразвитости социальной инфраструктуры и недостатка рабочих мест в селе усиливается трудовая миграция, меняется национальный состав населения. Большинство поселковых администраций страдает от груза «навешанных» на них полномочий, не обеспеченных финансовыми ресурсами, и в связи с этим тонет в долгах. Кто-то в этой ситуации надеется на дополнительные вливания из вышестоящих бюджетов, а кто-то уже понял, что в работе нужно искать внутренние резервы и опираться именно на них. Но как их найти?
В условиях сокращения бюджетных расходов особенно актуальным является использование таких управленческих технологий и инструментов, которые обеспечивают выполнение большего количества услуг для граждан с меньшими затратами, помогают быстро реагировать на появление проблем у населения и вовлекать в их решение самих граждан. Обращаясь в органы местной власти или коммунальные службы, люди часто видят, что вопросы решаются медленно и с массой сложностей. В основном граждане забрасывают местные власти жалобами, обращениями, просьбами, но мало кто предлагает дельные советы по улучшению городского пространства, совершенствованию работы общественного транспорта, поликлиник, детских садов, укреплению общественного порядка. Обычно власти и не спрашивают у граждан таких советов, а потому им остается только одно — жаловаться на плохое качество муниципальных услуг.
Бережливые технологии
Ситуацию в сфере государственного и муниципального управления можно изменить с помощью бережливых технологий, которые уже более 20 лет успешно используют власти самых разных стран, в частности Сингапура, Великобритании, США, Японии. В России не так давно тоже стал расти интерес к бережливым технологиям со стороны как федеральных органов власти, так и регионов. Например, в Республике Татарстан, Ханты-Мансийском автономном округе, Краснодарском крае уже сформированы региональные программы, предусматривающие внедрение бережливых технологий в органах власти, бизнес-среде, сфере образования.
При поддержке фонда Олега Дерипаска «Вольное Дело» в Усть-Лабинском районе Краснодарского края в июле 2016 года стартовал проект по развертыванию бережливых технологий в муниципалитете. В реализации проекта участвуют не только работники местной администрации, но и бизнес, бюджетные учреждения, социально-педагогический колледж и даже детские дошкольные учреждения. Все они выступают как единая команда.
На сегодняшний день проект охватывает подавляющее большинство чиновников в органах местного самоуправления (районная администрация и 15 поселковых администраций). На первом этапе реализации проекта с помощью инструментов кайдзен и бережливых технологий были выявлены неиспользуемые или используемые в недостаточной мере ресурсы и возможности для совершенствования процессов административного управления районом. Оценке подлежало в том числе качество взаимоотношений между всеми заинтересованными участниками жизни района:
- администрацией района — администрациями поселений;
- администрациями поселений — жителями;
- общественными организациями — жителями;
- администрациями — бизнес-сообществом.
На всех уровнях был выявлен значительный объем проблем и различных потерь в рабочих процессах администрации. Диагностика позволила прийти к пониманию, что на уровне муниципального управления современные методы проектного управления практически не используются и им необходимо обучать работников администраций.
В ходе диагностики было сформировано 20 пилотных проектов, реализация которых в
Потери и решения
Потери рабочего времени в работе администрации просто шокируют. Количество рабочих часов, которые ее работники тратили на различные, зачастую неэффективные и ненужные совещания, в 2016 году составляло от 400 до 1800 (из 1970 рабочих часов), проводилось от пяти до десяти совещаний в неделю. Сразу приходит на ум стихотворение Владимира Маяковского «Прозаседавшиеся».
В ходе проекта мы планируем сократить на 50% количество и продолжительность совещаний, что позволит более оперативно принимать решения и будет способствовать повышению доверия к друг к другу. Самое же главное — высвободится больше времени на работу с гражданами, в том числе на обсуждение их предложений по совершенствованию работы чиновников и улучшению среды обитания.
Рабочий день главы поселковой администрации можно разделить на две части: 20% рабочего времени ежедневно уходит на отписки контролирующим органам, 80% — на ответы районной и краевой администрациям. Времени на общение с гражданами и выезды на "гембу«[1] в сами поселения практически не остается.
Более 60 отчетов приходится составлять для вышестоящих органов с периодичностью от одного дня до одного квартала. Среди них есть такие, в которых из месяца в месяц повторяется один и тот же текст, а изменения затрагивают лишь одну таблицу на
Ежедневно от 30 до 60 селян приходят в поселковые администрации за получением выписок из похозяйственных книг или архивов, на что тоже тратятся рабочие часы. Время на поиск нужного исходного документа можно сократить, организовав рабочее пространство по принципу 5S, который придумали в Японии. Применив его, мы смогли практически в два раза сократить время, которое работники тратили на выдачу таких справок.
Оказывается, что с помощью инструментов кайдзен можно на 70% сократить количество ошибок при проведении торгов по Закону №
Первые результаты проекта уже позволили с помощью новых методов поиска проблем и анализа изменить подходы к управлению муниципальным долгом и значительно сократить его размер, снизить дефицит бюджета на 2,5 миллиона рублей, снизить количество единиц муниципального транспорта без ущерба качеству муниципальных услуг. И все это только на начальной стадии проекта.
Детали проекта
Основным исполнителем проекта стал АНО «Японский центр „Кайдзен“» в Краснодарском крае, учредителем которого является фонд Олега Дерипаска «Вольное Дело». Реализация проекта происходит одновременно с обучением на местах. В проекте участвуют магистранты, студенты и преподаватели Кубанского аграрного госуниверситета, которые прошли обучение в японском центре «Кайдзен» в Краснодаре. Теперь студенты знают гораздо больше, чем работники администраций, и участвуют в проекте с большим удовольствием, так как понимают, что могут принести реальную помощь в оптимизации работы муниципалитетов и поселковых администраций.
В первом квартале 2017 года мы планируем обобщить результаты проекта и подготовить практическое пособие для органов муниципальной власти и региональных правительств по развертыванию процесса внедрения бережливых технологий в регионах. Результаты первого этапа проекта будут представлены на пятом международном саммите «Умные производственные системы», который состоится в Сочи
В рамках реализации проекта в Усть-Лабинском районе Краснодарского края планируется уже в 2017 году с использованием инструментов кайдзен, японских методов управления, разработанных компанией «Тойота», и методов Agile отработать принципиально новую модель управления местной властью. На наш взгляд, это создаст фундамент для успешного, устойчивого развития района и станет реальным инструментом реализации стратегических документов регионального и федерального уровней на его территории.
[1] Согласно управленческой практике кайдзен для полноценного понимания ситуации необходимо прийти на гембу — место выполнения рабочего процесса, собрать факты и непосредственно на месте принять решение.
