Задача сбора данных о фонде оплаты труда и численности сотрудников подведомственных учреждений актуальна для всех регионов Российской Федерации. В Министерстве образования Свердловской области используют для этого специально разработанный программный комплекс, который значительно упростил работу сотрудников, а главное — свел к минимуму количество совершаемых ошибок.
Николай Васильевич БОРОДУЛИН,
руководитель проектов НПО «САПФИР»
Врамках указа Президента России № 597 от 7 мая 2012 года федеральные органы государственной власти ежемесячно собирают данные о фонде оплаты труда и численности сотрудников сети своих подведомственных учреждений и муниципальных органов управления. Это является дополнительной нагрузкой для ответственных сотрудников, но все понимают, насколько данная информация важна, поэтому стараются предоставлять ее вовремя и корректно.
Министерство образования Свердловской области также ежемесячно производит сбор данных о фонде оплаты труда сотрудников и их численности со своей сети подведомственных учреждений. В итоге получается объемный документ «Информация о численности и средней заработной плате работников образовательного учреждения и данных о медицинских работниках», называемый для краткости «Мониторинг». В связи с важностью полноценного и корректного сбора данных, серьезностью задачи, а также ограниченностью сроков ее выполнения (в конце каждого отчетного периода) весьма актуальным становится вопрос упрощения и автоматизации сбора необходимых данных.
Для его решения в 2016 году компания НПО «САПФИР» реализовала платформу по сбору информации о численности работников подведомственных учреждений и фонде оплаты их труда. Данное решение основано на базе программного комплекса «Информационная система управления финансами» (ПК ИСУФ).
Алгоритм действий при использовании ПК ИСУФ
Для специалистов подведомственных учреждений были разработаны удобные формы ввода данных в необходимых разрезах. Сотруднику учреждения надо лишь выбрать период, за который заносится отчетность. Автоматически откроется нужная форма, поля на которой разбиты на удобные вкладки и сгруппированы по содержанию. Благодаря этому занесение всех отчетных цифр становится простым и прозрачным.
После завершения ввода отчетной информации ответственный сотрудник подведомственного учреждения имеет возможность отправить введенные данные на согласование в Министерство образования одним щелчком мыши. Если в полученных отчетных данных нет ошибок, ответственный сотрудник министерства согласует данные по численности работников и по фонду оплаты труда за отчетный период. В результате чего данные за согласованный период автоматически блокируются и более не подлежат изменению. Блокировка изменения данных при согласовании обеспечивает достоверность введенной информации и исключает возможность фальсификации важной отчетной информации подведомственным учреждением Министерства образования.
Специалисты Министерства образования области в режиме реального времени видят все данные, которые заносят сотрудники подведомственных учреждений, что позволяет мгновенно получать самую актуальную информацию для формирования итоговой формы «Мониторинг».
Платформа, разработанная сотрудниками НПО «САПФИР», позволяет делать отчетность по форме «Мониторинг» за любые отчетные периоды и в их совокупности, например за месяц, за квартал, за полугодие, за год, за первый и последний месяцы и т. д. Такая гибкость дает возможность сравнить и проанализировать фонд оплаты труда и численность сотрудников и в феврале, когда образовательные учреждения работают с обучающимися и слушателями в полную силу, и в июле, в период каникул, когда образовательная активность снижена. Блокировка данных, в свою очередь, позволяет закрыть отчетный период после согласования, сделать его статичным и хранить введенные данные для анализа и сравнения с последующими периодами.
Кроме того, специалисты Министерства образования могут построить форму «Мониторинг» в детализации по всем подведомственным учреждениям с итогами — в целом по всему министерству, по каждому виду учреждений, по территории принадлежности учреждений, по типам учреждений.
Для удобства работы в отдельную отчетную форму были вынесены данные по фонду оплаты труда и численности сотрудников, работающих на внешнем совмещении. Это решение позволяет разгрузить и без того объемную форму «Мониторинг» и упростить конечным пользователям работу с ней.
Помимо этого, для облегчения контроля заполнения данных ответственными сотрудниками Министерства образования Свердловской области реализован вспомогательный отчет, который за выбранный период отображает перечень учреждений, не занесших данные. Это дает возможность оперативно увидеть перечень неотчитавшихся учреждений и проинформировать их о необходимости предоставления отчетности в министерство посредством платформы ПК ИСУФ.
«Мониторинг» стал точнее
Многие подведомственные учреждения подтвердили удобство и простоту занесения данных. В частности, они отметили, что:
- нет необходимости искать нужные поля и строки в большой общей итоговой таблице;
- исключена возможность ошибочного ввода данных за другое учреждение;
- исключена вероятность ввода отчетных данных за неактуальный период отчетности;
- все итоговые поля разного уровня детализации рассчитываются автоматически, что существенно снижает количество вводимых данных и исключает вероятность ошибочного подсчета, снижая риск недостоверности введенных данных.
Автоматически выгружаемые формы «Мониторинг» по численности и фонду оплаты труда используются как для работы внутри Министерства образования региона, так и для предоставления другим органам исполнительной власти Свердловской области запрашиваемой ими в необходимых объемах информации.
Сбор данных по фонду оплаты труда позволяет Министерству образования субъекта РФ оценивать объем и изменение среднемесячной заработной платы разных категорий персонала своей сети подведомственных учреждений, проводить анализ уровня и динамики среднемесячной зарплаты. На основании введенных в ПК ИСУФ данных от подведомственной сети сотрудники Министерства образования могут анализировать эффективность использования фонда оплаты труда и оценивать затраты на фонд, исходя из предыдущих периодов.
Зарплата без ошибок
Кроме уже названного, в соответствии с приказом № 671 Федеральной службы государственной статистики от 19 ноября 2014 года Министерство образования области собирает данные для формы федерального статистического наблюдения «Сведения о численности и оплате труда работников сферы образования по категориям персонала», называемой кратко «ЗП-образование».
Отчет по форме «ЗП-образование» заполняется раз в квартал. Данные собираются согласно перечню категорий персонала, утвержденному на федеральном уровне, и группируются по следующим показателям: средняя численность работников, фонд начисленной заработной платы для каждой категории персонала и фонд начисленной заработной платы в разбивке по источникам финансирования.
Благодаря платформе ПК ИСУФ ответственные сотрудники Министерства образования имеют возможность после внесения отчетности своими подведомственными учреждениями согласовать данные по форме «ЗП-образование» за отчетный период, заблокировав учреждениям возможность внесения изменений в уже согласованную отчетность.
Спустя три месяца после запуска сбора и анализа информации на платформе ПК ИСУФ можно с уверенностью говорить о том, что:
работа по сбору форм «Мониторинг» и «ЗП-образование» стала комфортнее и удобнее, что отмечено сотрудниками многих подведомственных учреждений Министерства образования;
снижено количество ошибок ручного ввода за счет группировки данных и автоматического расчета многих вычисляемых полей и итогов;
автоматизирована выгрузка формы «Мониторинг» с группировкой итогов по различным важным для Министерства образования параметрам;
все выгружаемые печатные формы полностью соответствуют требованиям Министерства образования и не нуждаются в дальнейшей доработке и оформлении.
www.nposapfir.ru
8 (343) 379-08-51
info@nposapfir.ru
г. Екатеринбург, ул. Гоголя д. 36, оф. 900
