В Отделении Пенсионного фонда по Иркутской области всегда понимали важность работы на опережение. Эту задачу невозможно решить, используя устаревшие схемы действий, опираясь лишь на приобретенный, пусть и успешный опыт. Поэтому отделение внедряет и развивает инновационные методы работы, генерирует новые перспективные идеи.
Надежда Сергеевна КОЗЛОВА, управляющий Отделением Пенсионного фонда РФ по Иркутской области
В2014 году принят национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р
В начале мы ознакомились с опытом других организаций, эффективно использующих принципы бережливого производства, — Восточно-Сибирской железной дороги, Байкальского банка Сбербанка России, корпорации «Иркут», БрАЗ.
К внедрению бережливого производства подошли комплексно и поставили для себя следующие цели:
- последовательное снижение непроизводственных потерь и повышение качества обслуживания клиентов ОПФР;
- оптимизация процессов взаимодействия с партнерами;
- оптимизация процессов материально-технического снабжения в отделении и совершенствование его организационной структуры.
Для достижения поставленных целей определили ряд проектов. По некоторым из них уже достигнуты определенные результаты, другие — еще в процессе реализации. По каждому проекту, который представляет собой ряд последовательных мероприятий, работает команда: определен лидер, который руководит процессом выполнения мероприятий и осуществляет контроль, круг ответственных лиц на уровне отделения, терорганов, структурных подразделений. Координационную функцию по всем проектам выполняет созданный в отделении проектный офис.
Контроллинг
Основные цели одного из реализованных проектов «Контроллинг как комплексная система управления и контроля в Отделении ПФР по Иркутской области и его территориальных органах»:
- разработка системы эффективных и сбалансированных показателей, отражающих объективную картину работы управлений и отделов ПФР;
- разработка системы регулярного контроля показателей;
- создание автоматизированной системы мониторинга и контроля за ключевыми показателями деятельности управлений, отделов ПФР.
Отличительная черта данного проекта — большой периметр охвата. В деле внедрения системы задействованы как руководство Отделения ПФР, так и все структурные подразделения, по направлениям деятельности которых утверждаются показатели в рамках системы контроллинга.
Внедрив систему контроллинга, мы отказались от прежней методики контроля, направленной на выявление негативных факторов текущей деятельности и нарушения технологических процессов. Ранее используемая система не была сфокусирована на оценке достижений, а являлась неким инструментом наказания, следовательно, не стимулировала к повышению эффективности работы наших территориальных органов. Мы же стремимся к тому, чтобы, с одной стороны, мотивировать людей на достижение максимальных результатов, а с другой — оценивать риски допущения нарушений при выполнении возложенных задач. Для достижения среднесрочных и долгосрочных целей, сохранения на высоком уровне качества работы и исполнительской дисциплины и своевременного принятия управленческих решений руководству важно в любой момент времени владеть объективной информацией.
Идеи одобряем и генерируем
Предложить свою идею по любому направлению деятельности может каждый сотрудник. Для этого в системе информационного документооборота ПФР «Лотос» создана специальная конференция «Банк идей». Там можно ознакомиться со всеми идеями, принять участие в обсуждении, предложить свою версию или развить мысль автора. Кстати, индивидуальная степень участия каждого сотрудника в инновационной деятельности отделения оценивается при помощи специального показателя, составляются рейтинги инновационной активности.
После обсуждения на конференции каждая идея рассматривается на заседании Инновационного совета. Этот коллегиальный орган был создан в октябре 2016 года с целью проведения анализа идей и определения механизмов внедрения инноваций. В функции Инновационного совета входит рассмотрение поступивших и генерация новых идей. С октября по декабрь 2016 года проведено семь заседаний совета, в ходе которых рассмотрено и доработано 33 идеи, сгенерировано четыре новых.
Идеи, одобренные Инновационным советом, с соответствующими рекомендациями представляются руководству отделения и внедряются по мере необходимости. Например, в результате поступивших предложений по улучшению функционала внутреннего корпоративного сайта в настоящее время реализуется проект по созданию нового информационного ресурса.
Проектная деятельность отделения — не дань моде. Это разработка необходимых механизмов для достижения стратегических целей: создание комплексной, эффективной и гибкой системы взаимодействия с клиентами; создание единого информационного пространства; оптимизация организационной структуры и взаимодействия между подразделениями; обеспечение оперативной адаптации к изменению правового поля, инновационных технологических решений.
Награда
Наиболее интересные разработки Отделения ПФР по Иркутской области в сфере информационных технологий — внедренный на территории Приангарья в 2012 году электронный сервис «Личный кабинет плательщика», организованные зоны самообслуживания для страхователей в клиентских службах, информационный портал для губернатора и органов исполнительной власти с оперативным доступом к статистическим данным — отмечены дипломом Пенсионного фонда Российской Федерации «За инновации с использованием информационных технологий».
Новые проекты
В настоящее время запущены новые проекты, среди которых:
- «Создание единой системы хранения документов в отделении ПФР»;
- «Оптимизация процесса обработки исполнительных документов в территориальных органах ПФР».
Реализовано
В 2016 году в Отделении ПФР реализовано шесть проектов:
- «Стандартизация рабочих мест, мест общего пользования и информационного пространства в рамках внедрения 5S»;
- «Оптимизация процесса приема населения в клиентских службах при возникновении различных жизненных ситуаций»;
- «Оптимизация процесса подготовки справок по выплатным делам граждан, выезжающих (выехавших) на постоянное жительство за пределы РФ»;
- «Порядок взаимодействия с УФССП в части исполнения исполнительных документов»;
- «Централизация процесса закупок на уровень ОПФР»;
- «Контроллинг как комплексная система управления и контроля в Отделении ПФР по Иркутской области и его территориальных органах».
