Ольга Михайловна ЕЛИСЕЕВА, начальник отдела мониторинга муниципальных закупок Управления муниципальных закупок Администрации города Сургута
Первый опыт автоматизации
Сургут — самый большой город Ханты-Мансийского автономного округа — Югры, второй по размеру в Тюменской области и один из крупнейших городов Сибири. Закупочные процедуры для муниципальных нужд в городе осуществляются централизованно через уполномоченный орган — Управление муниципальных закупок Администрации Сургута.
В период становления закупочной деятельности закупки для муниципальных нужд администрация города осуществляла классическим способом: подготовку, согласование документов о закупке — все оформляли только на бумаге. Это делало закупочный процесс трудоемким и растянутым во времени.
С принятием Закона № 94‑ФЗ, который регламентировал только процедуру выбора поставщиков для выполнения государственных или муниципальных заказов, Сургут начал осуществлять закупки с помощью информационной системы «Горзакупки». Данная система была проста в пользовании и обеспечивала открытость и прозрачность отношений заказчиков и поставщиков. Так, протоколы закупочной комиссии размещались в системе уже в день заседания. Кроме того, ИС «Горзакупки» позволяла аккумулировать необходимые данные для проведения аналитической работы в закупочной сфере. Постоянные корректировки Закона № 94‑ФЗ, а также увеличивающиеся объемы закупок привели к необходимости оптимизации процедурных моментов согласования закупочной документации.
К электронному документообороту
Для оперативности обработки документов, снижения трудоемкости было принято решение о внедрении системы электронного документооборота «Горзакупки» (СЭД «Горзакупки») и об определении порядка использования электронной цифровой подписи при размещении муниципального заказа. Система должна была обеспечить информационный обмен и электронный документооборот между структурными подразделениями администрации города и муниципальными учреждениями в части размещения муниципального заказа, организации информационного обмена с ИС «Горзакупки», сокращение времени на согласование документов.
Для реализации поставленной задачи использовался принцип распараллеливания потоков, когда юридически значимая часть осуществляется по отлаженной методике движения бумажных документов и в то же время процесс создания, подготовки, обработки и движения документов по основным маршрутам осуществляется в электронной форме в СЭД «Горзакупки». Причем электронные документы и их карточки полностью обеспечивают функциональность обычного делопроизводства и документооборота и, соответственно, упрощают и ускоряют работу с официальным бумажным документопотоком.
В работе по разработке и внедрению системы электронного документооборота при размещении муниципального заказа, технологии использования электронной цифровой подписи были задействованы специалисты структурных подразделений администрации города. Техническая составляющая была реализована муниципальным казенным учреждением «ИЦ „АСУ-город“» (на данный момент — МКУ «УИТС г. Сургута»).
Сплоченная команда, обладающая разнообразными компетенциями, разработала единую методику планирования закупок для муниципальных нужд, образцы конкурсных и аукционных документов, итоговых решений комиссий по размещению муниципального заказа, методику регистрации муниципальных контрактов и т. д. Результатом хорошо организованной работы стал ввод в эксплуатацию в 2012 году СЭД «Горзакупки».
Факторы эффективности данной системы:
- оперативность обработки специализированных документов, формирующихся в течение всего процесса осуществления закупок. Произошло сокращение периода согласования документов (пакетов конкурсной документации, документации об аукционе, запроса котировок) благодаря одновременному согласованию в системе всеми согласующими органами в срок не более пяти рабочих дней. Ранее только на одного согласующего отводилось пять рабочих дней, при этом было как минимум три структурных подразделения администрации города, которые должны были завизировать пакет конкурсной документации;
- минимизация материальных затрат — экономия бумаги, автотранспортных услуг, расходных материалов к копировально-множительной технике;
- минимизация трудозатрат — отсутствие необходимости регистрации входящих, исходящих документов, экономия рабочего времени, связанного с передачей документов.
В целом СЭД «Горзакупки» на протяжении действия Закона № 94‑ФЗ соответствовала требованиям законодательства в сфере закупок. Вместе с тем у этой системы было два существенных недостатка: она предлагала только ручной ввод информации и у нее отсутствовала возможность обмена информацией с внешними информационными системами.
В 2018 году Сургут в пятый раз получил наивысшую оценку в национальном рейтинге прозрачности закупок — «Гарантированная прозрачность»
Еще один шаг вперед
В 2014 году вступил в силу Закон № 44‑ФЗ, который ввел новые правила в принципы организации закупочной деятельности. В законе прописаны все этапы закупочного цикла — от планирования до исполнения контракта. Кроме того, 44‑ФЗ выдвинул для регионов и муниципалитетов требование о том, что их информационные системы должны быть интегрированы с единой информационной системой в сфере закупок (ЕИС).
Для соблюдения законодательных норм в сфере закупок, в том числе для интеграции с ЕИС, а также централизации управления всем закупочным циклом, возможности обеспечения взаимодействия покупателя и продавца была разработана новая система. На сегодняшний день все закупочные процедуры осуществляются нами посредством системы автоматизации процесса управления муниципальными закупками «Автоматизированный центр контроля — муниципальный заказ» («АЦК-Муниципальный заказ»). Разработчик «АЦК-Муниципальный заказ» — ООО «Бюджетные и Финансовые Технологии».
Наша современная система интегрирована с ЕИС и электронными торговыми площадками, она обеспечивает возможность осуществления не только всех этапов закупочной деятельности, но и финансового контроля в едином информационном комплексе. Еще одним преимуществом системы является то, что в ней имеется возможность адаптировать функционал в соответствии с меняющимся законодательством. Это очень важно, поскольку законодательство в сфере закупок постоянно меняется и совершенствуется.
КОММЕНТАРИЙ
«АЦК-Муниципальный заказ»: от планирования до исполнения контракта
Наталья Юрьевна ЗЕЙТЕНИДИ, коммерческий директор Компании БФТ
Уже несколько лет в Сургуте ведется комплексная работа по повышению эффективности управления закупочной деятельностью. В 2014 году в городе была внедрена информационная система «АЦК-Муниципальный заказ», которая автоматизирует полный цикл муниципальных закупок: от планирования закупок и определения поставщика до контроля и анализа результатов, полученных по итогам исполнения контрактов.
Система закупок интегрирована в единое информационное пространство с системами линейки АЦК в части взаимоувязки процессов планирования бюджета и планирования закупок. Взаимодействие основано на принципе однократного ввода информации, при этом обеспечивается синхронизация справочников и документов. На сегодняшний день в системе «АЦК-Муниципальный заказ» работают более 1,2 тысячи пользователей.
Одним из аспектов эффективной реализации закупок является автоматизация функции контроля планов закупок и планов-графиков. Система обеспечивает контроль на соответствие требованиям законодательства проектов планов закупок, равно как и информации, которая направляется на размещение в единую информационную систему в сфере закупок (ЕИС).
В целях экономии бюджетных средств в Сургуте была внедрена и автоматизирована схема консолидированных (совместных) закупок. В результате оптимизированы процессы подготовки и проведения совместных закупок, в том числе сократилось время на проведение такого рода закупок.
Сократить трудозатраты помогает автоматическое формирование шаблонов конкурсной документации и документации об аукционе. Это текстовые документы, которые автоматически заполняются на основании данных контрактов или договоров, сформированных в системе.
В целом в городе автоматизирован полный цикл закупочной деятельности:
- планирование закупок товаров, работ, услуг;
- прием и обработка заявок заказчиков на закупку товаров, работ, услуг;
- координация и контроль за ходом проведения закупок на соответствие 44-ФЗ;
- формирование контрактов и договоров и контроль их исполнения;
- формирование аналитической отчетности и печатных форм документов.
Все вышеперечисленное помогает Администрации города Сургута принимать эффективные управленческие решения, обеспечивать гласность и прозрачность осуществляемых закупок и по праву получать высокие оценки.
Закупки малого объема
Одним из актуальных направлений совершенствования системы закупок является автоматизация закупочной деятельности. На сегодняшний день автоматизирована процедура определения поставщиков (подрядчиков, исполнителей) путем проведения электронных конкурентных процедур. Но закупки малого объема зачастую осуществляются по старинке —
договоры заключаются напрямую с контрагентами. Очевидно, что такая форма выбора поставщика имеет больше минусов, чем плюсов: она непрозрачна, налицо завышение цен, отсутствие конкуренции при определении поставщика в виде конкретного торга, предварительного контроля бюджетных лимитов.
Для решения этой проблемы регионы и отдельные муниципальные образования внедряют электронные магазины, ориентированные на закупки малых объемов (до 600 тысяч рублей). Такие магазины создаются как на платформе электронных торговых площадок, так и на базе информационных систем регионов и муниципалитетов.
Механизм электронных магазинов постоянно развивается и совершенствуется, предоставляя возможность проводить закупки малого объема в форме мини-аукционов, тем самым увеличивает конкуренцию, помогает избежать коррупционные моменты и позволяет экономить бюджетные средства. При этом у заказчика остается право провести закупку стандартным способом, если нужного товара не окажется в электронном магазине или он найдет предложение по более выгодной цене.
Для заказчика работа через электронный магазин имеет свои плюсы: закупка полностью прозрачна, а значит, никто не заподозрит его в предвзятом отношении к контрагенту или заключении договора по завышенным ценам, а также в нарушении антикоррупционного и антимонопольного законодательства. В Сургуте на сегодняшний день закупки малого объема осуществляются по старинке, но в наших ближайших планах перевести их в систему электронного магазина.
