Создать структуру
В течение двух последних лет нам удалось совершить определенные шаги в создании и развитии регионального нормативного поля в сфере бережливого управления. Учитывая тот факт, что мы работаем в управленческой сфере, а не в производственной, мы институционально закрепили понятия «бережливое управление» и «бережливый проект». Выстроенная организационная структура обеспечивает внедрение проектного и бережливого менеджмента во все сферы социально-экономической жизни региона. Координирует эту работу в еженедельном режиме губернатор области в формате «рабочего часа».
В структуре Департамента внутренней и кадровой политики области помимо проектного офиса работает бережливый офис, осуществляющий системное внедрение и развитие бережливых технологий на уровне региона. В целом сеть проектных и бережливых офисов охватывает 30 органов власти и 22 муниципальных образования области (рисунок). В каждом органе власти сформированы организационные структуры, обеспечивающие применение и развитие проектного и бережливого управления в подведомственной им отрасли:
- назначены кураторы, ответственные за внедрение проектного и бережливого управления из числа первых заместителей руководителей органов власти области;
- функционируют отраслевые экспертные комиссии по рассмотрению проектов;
- созданы команды лидеров, в состав которых вошли руководители среднего звена — начальники управлений и начальники отделов;
- для решения кросс-функциональных задач из числа сотрудников одного или нескольких структурных подразделений создаются команды по изменениям.
Внедрение бережливого управления требует создания дополнительной инфраструктуры. В зданиях органов власти организованы специально оборудованные помещения, мы их называем «проектные комнаты» (комнаты Обеи), в которых собираются сотрудники с целью обсуждения и решения общих вопросов, проблем и планов. В Обеях размещается информация о бережливых проектах, диаграммы, графики, презентационные материалы и иная информация, касающаяся оперативной деятельности органа власти.
Мотивация и обучение
Еще одной отличительной особенностью нашей системы управления является наличие материальной и нематериальной мотивации для участников проектов, в том числе бережливых. Материальная мотивация позволяет нивелировать риск возникновения коррупционной составляющей в деятельности государственных служащих за счет наличия возможности легальной дополнительной оплаты. Система стимулирования участников проектов состоит из премирования за инициацию проектов, премирования за участие в проектах и за их успешную реализацию. При этом на каждом этапе используются свои критерии и порядок расчета премии.
Помимо материального стимулирования учтены интересы сотрудников, для которых в первую очередь важна моральная мотивация: возможность самореализации, получение важных компетенций, продвижение по служебной лестнице. Для этих сотрудников разработана система присвоения рангов четырех уровней сложности. Ранги в области проектного управления специалистам присваиваются персонально, последовательно — после каждого успешно завершенного проекта. Общий премиальный фонд по проектной деятельности на 2019 год составил около 50 миллионов рублей. В текущем году премиальные выплаты за бережливые проекты уже превысили 10 миллионов рублей.
На систематической основе в разных форматах организовано обучение служащих проектному и бережливому управлению. При поддержке Правительства Белгородской области работает Академия проектного управления. Цель ее создания — формирование целостной многоуровневой системы подготовки высококвалифицированных управленческих кадров, основанной на развитии профессиональных и личностных компетенций в сфере проектного и бережливого менеджмента. Для вовлечения сотрудников органов власти области в бережливый менеджмент налажена их периодическая корпоративная образовательная подготовка. В течение года в постоянном режиме для областной команды лидеров проводится обучение основам и инструментам бережливого управления тренерами ГК «Росатом», которые являются методологами бережливых технологий.
Портфельное управление
Следует обратить внимание на применение такого механизма, как портфельное управление, которое используется у нас в регионе с 2016 года. Портфели проектов на предстоящий год, как и результаты работы в предыдущем, рассматриваются на совещаниях с участием губернатора области.
В настоящее время сформирован портфель проектов «Бережливый регион», который включает в себя пул межведомственных, отраслевых и муниципальных проектов в разных сферах социально-экономического пространства Белгородчины.
Ключевым в портфеле является проект «Формирование культуры бережливого управления», направленный на выстраивание нового бережливого мышления сотрудников государственного аппарата, основанного на принципах непрерывного совершенствования. Другие значимые организационные проекты портфеля «Бережливый регион»:
- «Бережливая бухгалтерия» (позволяет внедрить единый бухгалтерский учет более чем в 110 областных учреждениях. В результате численность бухгалтерских работников оптимизируется на 50%);
- «Модернизация системы электронного документооборота» (обеспечивает сокращение бумажного делопроизводства в органах власти области на 80%);
- «Создание централизованной кадровой службы» (позволяет в три раза сократить время на организацию кадровых процедур, а также оптимизировать численность кадровиков на 34 единицы).
Любая управленческая система требует прежде всего эффективных человеческих ресурсов. Для достижения целевых ориентиров портфеля «Бережливый регион» уже подготовлено 2,5 тысячи сотрудников регионального и муниципального уровней. Отдельные государственные и муниципальные служащие из числа руководителей-лидеров прошли стажировки в Японии, Нидерландах, Великобритании. Кроме того, для запуска и реализации бережливых проектов создано 15 центров компетенций, каждый из которых тиражирует бережливые технологии по отраслевому принципу. Таким образом, в настоящее время портфель бережливых проектов Белгородской области составляет более двух тысяч единиц.
Бережливые инструменты
В целях повышения уровня администрирования процессов, снятия вопросов межведомственного взаимодействия, выявления узких мест в работе и своевременного принятия корректирующих решений в деятельности правительства области успешно применяется целый набор бережливых инструментов. В настоящее время идет активная работа по разработке системы ключевых показателей эффективности (КПЭ) государственных и муниципальных служащих. Стенд оперативного управления — та панель управления, которая позволяет осуществлять мониторинг достижения КПЭ органа власти, обеспечивая единую вертикаль прохождения информации по основным уровням управления. Стенд содержит аналитическую информацию по пяти направлениям — безопасность, качество, сроки, затраты, корпоративная культура, — выделенным соответствующими цветами, и зону «Управление проблемами». Такой стенд служит инструментом визуализации отклонений от ключевых показателей деятельности и целевого состояния процессов, выявления проблем и устранения потерь через принятие эффективных управленческих решений.
Необходимость внедрения такого инструмента, как «доска задач», и проведение ежедневных
Основным инструментом бережливого управления является картирование процессов (картирование — инструмент визуализации и анализа материального и информационного потоков). Именно в результате картирования, выявления и анализа проблем с последующей разработкой плана мероприятий, направленных на их решение, разрабатывается бережливый проект по оптимизации процесса. В настоящее время в правительстве области проведены две волны картирования, в которых приняли участие более двух тысяч сотрудников 30 органов власти области.
Проведенный в отношении прокартированных процессов анализ позволяет говорить о возможности сокращения их длительности в среднем на 40%, а в отдельных случаях — на 90%. Результатом картирования стала инициация 468 бережливых проектов, направленных на сокращение длительности протекания процессов, снижение трудозатрат его участников за счет устранения всех видов потерь и ускорения процесса принятия и осуществления управленческих решений.
Эффект от внедрения улучшений
У бережливых проектов помимо цели отдельно прогнозируется и ожидаемый эффект от внедрения улучшений. Несмотря на то что картировались внутренние процессы, в каждом проекте мы старались выйти на эффект для населения, которое и является конечным потребителем результатов деятельности органов власти. Сквозные процессы легли в основу соответствующих типовых проектов органов власти регионального и муниципального уровней. Рассмотрим результаты некоторых проектов.
Так, в отделе сопровождения правовых актов администрации губернатора в ходе картирования выяснилось, что процесс редактирования проектов правовых актов в части проверки правильности их подготовки и оформления до направления на подпись губернатору занимает до 68 рабочих дней. При этом около 70% правовых актов поступают на повторную проверку, более 20% — на третью, а есть и такие, которые проверяют четыре и более раз. Большой объем поступающих на проверку документов, 25% из которых относятся к категории срочных, создает очередь из документов и их разработчиков. Итогом реализации проекта по оптимизации процесса стало сокращение времени протекания на треть за счет улучшения качества подготовки проектов правовых актов и уменьшения количества возвратов документов на доработку.
В ходе картирования процесса первичного приема граждан с целью трудоустройства в Белгородском центре занятости было выявлено более 30 проблем. За счет визуализации навигации, внедрения системы «Электронная очередь», сокращения перечня необходимого для получения услуги пакета документов, а также усовершенствования рабочих мест специалистов и необходимой доработки программного продукта длительность оказания данной услуги сокращена в два раза. А ряд процедур (например, таких как обязательная профориентация), ранее значительно увеличивающих длительность оказания услуги, были исключены из процесса первичного приема граждан и выделены в самостоятельные процессы.
Муниципальный уровень
С начала 2019 года в рамках реализации портфеля проектов «Бережливый регион» на муниципальном уровне были запущены краткосрочные по длительности (всего полгода), но насыщенные по содержанию проекты, направленные на формирование культуры бережливого управления. Реализация этих проектов позволила в кратчайшие сроки сформировать инфраструктуру для внедрения бережливого управления. В целях вовлечения сотрудников в деятельность по оптимизации управленческих процессов силами областного Центра компетенций проведено пять кустовых семинаров, в ходе которых были обучены свыше 200 тим-лидеров.
Одним из первых инструментов бережливого управления, внедренных в деятельность органов местного самоуправления, стала «доска задач». Она используется на четырех уровнях управления: главы администрации района, его заместителей, начальников управлений, начальников отделов. Ключевым инструментом бережливого управления стало и картирование процессов в муниципальных органах власти. Сегодня прокартировано около 900 процессов, 90% из которых было запущено в качестве проектов, остальные реализуются в виде дорожных карт. В настоящее время почти третья часть инициированных проектов завершена.
